如何做好化工企业存货管理

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国资委《关于进一步加强中央企业“两金”管控工作有关事项的通知》(国资发财评〔2020〕454号)要求持续加大“两金”管控力度，确保“两金”规模、并对非正常“两金”压降等方面提出管控目标。[1]央企随即展开“降两金，降杠杆”的行动，将“降两金”作为考核指标。为贯彻落实国家重要决策部署，扎实推进中央企业提质增效行动，立足当前形势和市场环境，持续改进，推动公司高质量发展，使企业经营朝着向好的趋势发展。央企加强“两金”管控和考核力度，提高资产运行质量，那么“两金”是什么？所谓“两金”，主要指应收账款和存货两个会计科目。本文就存货的管理进行探讨，为企业存货管理提供参考。

一、化工企业存货管理概述

存货是指企业在日常活动中持有的以备出售的产成品、处在生产过程中的在产品、在生产过程中或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。存货通常包括原材料、在产品、半成品、产成品、周转材料等。存货是企业一项重要的流动资产，也是保证生产经营活动连续顺利进行的必要条件。存货管理是企业管理的重要组成部分，存货的日常管理涉及企业的供产销等多个环节，企业存货品种很多，是一项复杂、细致的管理工作。尤其化工产品或原料危险性大，对储存条件和环境视产品的性能不同都有很高的要求，对化工企业的存货管理而言是一项难度更大、更复杂、更细致的工作。一个企业要在市场上占据优势，除了产品品质以外，产品的及时供给是重要保障，那么制定合理的存货规模，有利于均衡企业产品的生产和销售，否则，不合理的库存要么增加企业的运营成本，要么影响企业销售，进而影响企业经营绩效。

二、化工企业存货管理的现状

(一)化工产品属于高危险源，基础管理薄弱，安全管理及目视化管理不到位

从状态上看化工产品有气态、液态、固态；从产品特性来化工产品呈现出易燃、易爆、有毒的特征，属于国家重点管控的物资，对安全、环保存在很大影响的产品；从生产过程来看，不同的化工产品有不同的生产过程，有的是不间断连续生产，有的阶段性，总之，化工产品的这些特性决定了化工行业属于高危行业，动辄发生严重的安全事故，近年发生的特大安全事故包括河北盛华、江苏响水、天津滨海新区等事故，因此化工企业的存货管理是一项复杂而艰巨的任务，这些事故的发生从侧面反映企业安全管理存在问题，要么缺少安全制度和规定，要么化工产品包装、储运都有严格的规定，未按照操作规程进行操作，同时也反映了存货管理的混乱状态。企业库存管理标识不清、定置管理无序，收发货流转路线安排不合理，造成存货管理无序混乱。

(二)存货管理内控管理不健全

企业做好良好的存货管理，必须建立有效的内控体系，规范物料的出入库流程以及危险化学品管理流程，库存存货的安全管理流程，对保管员收发货关键环节以及制定关键环节的控制措施，目前绝大多数企业内控建设不到位，还局限在局部的修改完善，没有从内控体系的整体或体系上去系统解决和完善内控管理体系。有的核算员兼任保管，这两个岗位本身属于不相容岗位，没有遵循内控管理不相容职务进行分离的原则，为相关人员的舞弊行为提供了机会。存货的内控体系从存货管理的流程、存货管理制度、以及存货管理的风险矩阵、权限分工、不相容职务分离等方面对存货的收发存建立的一套内部控制系统。

(三)缺乏库存管理的预警机制，库存规模不合理

企业库存数量控制不合理，采购没计划，导致库存积压甚至过期，尤其有的化工产品有明确的有效期，导致产品过期失效，给企业带来损失。

(四)缺乏信息化管理系统，存货的管理效率不高

企业存货管理信息化水平滞后，导致存货信息不流畅，不能提供及时准确的库存数据，无法实时掌握库存情况，导致存货的管理效率不高。

三、对加强化工企业存货管理及压降存货的建议

(一)熟悉原料、产品特性，满足物资管理的条件及环境，强化安全管理和基础管理

化工产品的特性，决定了化工产品的高危性，那么化工企业存货管理安全至上，对易燃、易爆、有毒产品要进行明确的标识，制定切实可行的安全管理制度，防止燃爆及泄露现象的发生。除了从制度上严格管理意外，还要加强存货的定置管理或者可视化管理，对库房的物资进行分区，诸如成品区、原料区、包装材料区、五金配件区、废品区等等进行明确的区域划分，对于区域内的物资，按照产品的特性、包装等要求进行分类放置，及时标注产品或物资标识，明确名称、产品数量、库管人员、实时库存数量、最后数量确定时间等等。对库房物资流动的路径或流程设置要科学、合理，清晰的物流有利于物资的安全。

(二)完善内控体系，明确岗位职责，抓好关键环节的控制

完善存货的内控体系要从五个方面入手：一是对存货管理的业务有清晰的描述，对库存有个整体认识和把握。二是明确库存管理的职责，对各岗位人员职责明确，责任到人。三是梳理库存存货管理流程，对原材料采购入库、生产材料领用出库、产成品入库、产品销售出库、退库、物资盘点等存货的收、发、存梳理编制相关流程，识别各流程中得关键环节，对关键环节的控制进行描述，确定具体的控制措施，例如物料领用环节，化工原料通常通过管道输送，流量计的控制就是关键环节，流量计是否定期鉴定，流量计的计量控制的准确性，对产品质量的影响很大。四是存货管理相关的制度是否齐全、是否及时更新，符合管理要求，例如库房定置管理和分类管理制度、存货的物资摆放规范、物料的领用制度、产品退库管理制度、计量器具的鉴定制度、库房安全管理制度等等是否齐全。五是存货管理风险控制矩阵是否清晰梳理，诸如风险描述、合规要求、控制描述、主责部门、主责岗位、控制频次等等是否清晰明确界定，包括各岗位职责权限划分是否清晰，不相容岗位是否分离，有效防范舞弊行为发生。[2]

(三)运用信息化水平，开展存货动态管理，合理控制库存规模

我们已进入数字化时代，数据成为企业资源，成为企业管理、决策的依据，用数据打造企业运营和管理标准，提升企业效益已成为趋势。那么存货的管理也不例外，要建立存货的实时动态数据，就必须运用信息化手段，对存货进行管理。目前大部分企业都通过实施ERP来实现一体化管理，视企业规模的大小、生产的特点采用不同的ERP软件来实现管理，比如SAP、用友ERP系统。ERP有一个重要的功能，就是对库存量设置预警，设最低库存和最高库存两个预警线，合理控制库存规模，当库存量过低时，提醒进行适当采购，当实际库存量高于最高库存量时，停止采购或生产，加快销售节奏，把存货控制在一个合理的区间，有利于压降存货合理占用资金，提高企业运营质量。那么如何合理确定库存量呢？从供产销的供应链来分析，结合采购水平、生产能力以及销量来确定合理库存量。例如，某企业成立供应链管理小组，由企业主管生产副总经理为组长，企业采购、生产、销售、储运、财务等部门负责人及业务人员组成，每月召开供应链会议，确定采购量、生产量以及销量，对大宗原料的市场价格变化趋势、结合库存情况、销售需求确定原料的采购量、生产量、销量，达到存货库存以及出入库的合理平衡，降低资金占用，提高企业经济效益。

ERP可以对存货采用不同的分析，掌握库存存货的情况，尤其对存货的期限也可实时掌握，根据存货的库存时间，防止化工企业存货过期失效，加强对逾期存货及时采取处理，有效地保证有效的存货管理，确保存货的期限在合理的区间范围内。

(四)对存货采用科学管理方法，加速存货周转，降低资金占用

存货的管理方法，常见的有ABC管理法、零库存管理法、储存期控制法，不同的企业不同的业务应采用符合公司实际情况和业务特点的存货管理方法，使得库存满足生经营的需要，同时控制存货管理的规模和效果，避免资金占压和产品过期，提高存货管理的效益。尤其化工企业，存货的时效性很强，加强存货的周转速度，同时对存货实施先进先出的收发货制度。例如，存货ABC管理法，根据存货的重要程度，将存货分为ABC三种类型进行管理，具体分类标准，根据企业的实际情况和物资特性来确定，比如A类存货品种占存货的十分之一，资金占存货的五分之四左右，对于这类存货进行重点管理，如化工企业的大宗原料、有毒产品、易燃易爆产品等要进行重点管理。B类存货品种占存货的五分之一，资金占存货的十分之一左右，对这类存货采取日常管理，如化工企业的辅料、包装材料等等。C类存货品种占存货的五分之三以上，资金占存货的十分之一左右，进行一般管理，如低值易耗品、五金配件等。存货通过ABC分类管理后，抓重点存货管理、控制一般存货管理，减少资金占用，加速存货周转。

(五)规范存货盘点，提高存货管理水平

存货盘点是存货管理的一项重要的监督管理制度，部分企业缺乏规范的企业盘点制度，没有定期对存货进行盘点，导致实物和账面不符，库房账和财务账不符，财务账和物资卡片不符的现象，导致管理混乱，因此，存货管理必须建立存货盘点的制度，对存货盘点进行规范，每次盘点，制定详实盘点方案，明确盘点计划、盘点过程控制、抽盘、监盘、分析盘点差异原因，撰写盘点报告。每年至少进行两次大的盘点，及半年度和年度，根据管理需要也可增加月盘或者季度盘点，通过对盘点差异分析，及时发现问题，改善存货管理，提高存货管理的水平。