外国专家管理信息系统的设计与实现方法研究

刘小龙 广西国际壮医医院

前言

全球经济一体化背景下，各国之间在政治、经济、文化等领域的交流变得越发密切，外国专家访问不再是稀罕事，来访的人数和频率持续增大，如何对外国专家进行有效管理，成为很多一线管理人员关注的一个核心问题。结合医院外国专家管理的经验，利用Microsoft Office Access开发出了可视化的外国专家管理信息系统，能够促进外国专家管理水平和管理效率的提高。

一、需求分析

外国专家管理信息系统的主要功能，是对相关信息进行收集、存储、传递和利用，对于经常接触外国专家的管理人员而言，在对外国专家进行日常管理的过程中，涉及的工作内容有很多，如专家沟通与邀请、专家来访接待、会议组织等，基于此，外国专家管理信息系统必须具备几个核心功能：一是单位信息管理功能，包含了单位信息的查询、添加、修改和删除；二是专家信息管理功能，包含了专家信息的查询、添加、修改和删除；三是会议及项目信息管理功能，包含了会议/项目信息的查询、添加、修改和删除；四是统计信息功能，包含了单位统计信息、专家统计信息、会议统计信息和项目统计信息。

二、系统设计

(一)数据表设计

为了能够最大限度地满足实际工作对于信息的需求，可以借助相应的关系型数据库存储模式，实现对于数据依赖和数据冗余问题进行控制，同时，在进行数据表设计的过程中，应该考虑系统运行的效率，降低设计复杂度。数据表中，每个表的第一个ID 字段是主键，其他ID 字段则是外键，数据表之间可以通过连线来表示彼此的关系。在完成数据库的构建工作之后，应该对数据表进行建设，设置好相应的字段名，确保系统能够对其进行快速识别，另外也应该确保数据的类型可以与数据库中存储的内容实现相互匹配，从不同数据表之间存在的依赖关系出发，通过Access 关系功能来进行数据表关系设置。

(二)查询功能创建

为了能够最大限度地降低系统整体的复杂度，设计人员在进行系统设计的过程中，应该尽量减少查询创建的数量。结合外国专家管理信息系统的实际情况分析，可以创建的查询功能有三个：首先是扩展信息查询，在进行选定字段的设置环节，可以选择专家信息表中的所有字段，也可以从单位信息表中，选择单位ID 以外的所有字段来进行信息查询；其次是来访信息查询，可以从相应的专家扩展信息中，提取“常用称呼”字段，或者选择专家来访表内的所有字段，作为选定查询字段；然后是项目执行查询，可以从相应的会议信息中，选择“会议名称、会议开始/结束时间”作为选定字段，也可以从专家来访扩展信息中，选择“常用称呼、单位名称”作为选定字段。

(三)窗体创建

在窗体创建中，需要做好相应的信息管理工作：

1.单位信息管理

在针对单位信息进行管理的过程中，应该对相应的单位信息表进行选择，运用系统提供的窗体功能，完成基本信息的自动生成，将单位所具备的基本信息呈现出来。从设计视图角度来对单位信息管理功能进行分析，要求利用专家信息管理窗体，完成全部的专家信息编辑工作。同时，设计视图中需要设置“按钮”控件，将一些基本的操作如保存记录、删除记录等添加到单位信息管理窗体中。

2.专家信息管理

专家信息管理工作的内容体现在两个方面，一方面，需要能够针对专家信息，开展相应的信息查询、信息更新和信息删除操作。从技术人员的角度，在开展上述操作的过程中，可以从专家扩展信息的角度，借助相应的信息查询功能来生成基本信息，然后，窗体的设计和调整可以通过设计视图完成。为了实现对信息的各种操作，可以在窗体中加入“按钮”控件，分别在单位信息窗体和记录操作中，加入查找、删除记录的功能。想要直观准确地显示专家参与各种会议的实际情况，可以在专家信息管理窗体中，加入子窗体，设置好选定字段；二是专家信息添加功能。确定好需要需要添加的专家信息后，应该借助系统窗体功能，实现专家信息的自动生成，并且利用相应的会议信息管理窗体，针对专家参与会议的情况进行集中处理。利用窗体事件选项卡，可以确定属性加载生成器，在弹出的页面选项中，选择“Go To Record”，并且将其设置为新的记录。另外，在添加专家信息的过程中，需要针对单位ID进行确认，保证信息的准确性。

3.会议信息管理

会议信息管理与专家信息管理的操作类似，这里不再赘述。

4.项目信息管理

项目信息管理同样不再赘述。

(四)报表创建

一是专家报表，要求设计人员能够选择对应的专家扩展信息查询功能，由系统自动生成报表，确保使用者能够利用该报表来对专家列表信息进行查询；二是单位统计报表，可以运用系统提供的报表统计功能，在针对相关信息进行查询的过程中，对选定字段进行明确，然后借助单位信息实施数据查询和报表生成，并且于设计视图中对常用的称呼字段进行选择，再选择导航栏中的合计按钮，选择记录计数，使用者可以利用单位统计报表，查询所有单位列表，以及各个单位中外国专家的名单；三是会议统计报表和项目统计报表，其创建流程与单位统计报表相同，只需要明确各自的选定字段即可。

三、系统应用

外国专家管理信息系统在实践中的应用体现在几个方面：一是会议组织，在单位确定好对应的专家名单和人数之后，可以借助管理信息系统，查询专家的专业技术领域以及其他相关信息，向管理人员和技术人员提供通道，确保其能够做好准备工作，更好地与外国专家对接讨论；二是专家接待，接待人员可以从系统中获取外国专家对于饮食、住宿等方面的需求，为其提供更加优质、更加人性化的服务；三是项目申报，可以依照年龄、单位、技术领域等，对合适的专家进行筛选，经沟通确认后，开展项目申报工作；四是统计分析，可以从各个渠道和部门的统计需求出发，借助相应的统计分析功能，对外国专家的身份信息等进行统计，而利用这些统计信息，管理人员能够更好地就外国专家来访信息进行分析。

四、结语

总而言之，信息技术飞速发展背景下，管理手段呈现出了现代化和信息化的趋势，借助信息化管理工具，可以实现有效的数据信息组织管理。本文从日常工作需求出发，设计了一种外国专家管理信息系统，实践证明，该系统在实际应用中，可以很好地辅助管理人员实施管理工作，在确保工作顺利完成的同时，能够切实提高工作的效率。■