完善民办高校档案管理 迎接新法落地

文/华南理工大学广州学院 黄海燕

民办高校作为我国普通高等学校的重要组成部分，其发展过程中产生的各类档案属于国家档案的一部分，应当按照《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等法规进行规范管理。目前，民办高校因认识、体制、人才、资金及发展历程短等原因，其档案管理工作仍存在较多与民办高校教育事业发展不相适应的问题。2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议修订了《中华人民共和国档案法》（后称“新法”），民办高校应以此为契机，充分重视其档案管理存在的问题与危害，着力加以解决和完善，迎接新法落地。

一、民办高校档案管理存在的问题与危害

（一）重视不够，档案管理边缘化，致使重要档案信息丢失严重。民办高校是自筹经费办学，缺乏政府财政资金的支持，尽管教育具有公益性属性，但为了能更好地维持办学，必须重视经济效益，管理者在进行学校规划布局时，往往会把关注焦点集中在学科建设、师资队伍建设、教学基础建设等方面，而对于学校办学无直接影响，且无法产生直接经济效益的“档案管理”方面的关注度极低，甚至会被边缘化。

笔者对广东省52所民办高校的官方网站进行查询调研，仅有14所学校在机构设置介绍方面提到了在学校办公室下设综合档案室（科）；5所学校在文秘科或综合科的岗位职责上提到了有档案管理；33所学校的网站查不到任何关于档案科室设置、档案管理规章制度、档案归档利用指南、档案管理工作网站等相关信息，大部分民办高校对档案工作的重视程度由此可见一斑。

不重视档案管理工作，所导致的直接后果是大量反映学校发展历程的文件、资料，突发事件的处理过程、结果，基建资料、施工图纸等珍贵资料都散落在校领导、各职能部门的负责人或者具体的操作人员手中，没能及时归档，加之人员流动较大，造成很多重要原始材料丢失，为学校后续的建设、发展、管理等带来很大的损失。

（二）人力资源不足，管理力量较为薄弱，影响档案事业的可持续发展。民办高校出于成本效益的考虑，往往会压缩人员的编制，对效益不显著的档案工作岗位，更是会严格控制在编人员的数量，其档案室基本都是隶属于校办下的科室，专职档案人员编制数量一般1∽2人，且很多档案员须兼任其他行政管理工作，人力资源稍显不足。另外，档案专业人才匮乏，众所周知，档案学属于小众专业，全国开设档案学专业的大学总共30余所，培养人数较少，需大于供，而民办高校的福利待遇、职业前景、劳动强度等对档案专业人才的吸引力较为有限。而对于办学时间较短，档案管理工作起步晚，尚处于摸索阶段的民办高校来说，人力资源不足无疑会成为其档案工作有效开展和发展的短板，没有足够的专业能力和信息技术能力，则无法较好地为学校档案事业做科学的规划和布局，难以进行高质量的档案编研工作，为学校发展、教学、科研等提供高效率且精准的利用服务，无法与时俱进开展数字档案室建设，如此种种，势必会影响民办高校档案事业的可持续发展。

（三）档案编研水平不高，档案利用率低，致使档案管理的价值无法体现。如上文所述，民办高校档案管理人力资源不足等问题，致使档案编研水平较低，一般只提供基本的档案利用，难以主动开展档案服务工作。另外，师生的档案意识较为淡薄，对学校档案的馆藏情况和功能以及档案利用相关规章流程知之甚少，导致大部分师生不会主动借阅档案以辅助教学、科研等活动，使学校档案利用率长期处于低水平。以笔者所在学校为例，建校15年，馆藏档案近10万件，但年均借阅次数为50人次左右，其中以学生入伍、就业等需要复印学籍表、高考录取名册为主，财会查阅为次，其他科研档案、教学档案利用率均较低。

档案管理的最终价值体现在“利用”上，因此，档案利用与服务是档案工作重要而关键的环节。若不主动开展档案服务，积极开发档案信息资源，拓展档案服务功能，相当于档案仅存不用，其服务社会、学校、群众、师生的功能无法发挥，价值则无法体现。长此以往，势必会形成恶性循环，学校更加不重视，投入会更少，产出也会更少，如此，作为学校基础建设的一部分，势必会影响学校的长远运作发展。

（四）档案管理手段传统，信息化程度不高，无法满足信息时代对的需求。尚处于档案管理摸索阶段的民办高校，在管理手段上以传统方式为主，文件归档以纸质材料为主，日常的档案利用服务也以提供纸质复印件借阅为主，手段较为落后，如复印一份新生录取名册，仍采用贴纸条的方式隐去无关学生的基本信息，再行复印使用，工作效率低。档案管理系统开发使用率较低，笔者通过对广东省52所民办高校的官方网站进行查询调研，仅有3所学校网站显示有档案管理系统并提供系统入口链接，可见大部分民办高校尚未建成数字档案室。

伴随现代信息技术的深入发展，无纸化、办公智能化已经势不可挡，教育系统的政务往来已基本实现电子化，且在学校教学、科研、学生活动等开展过程中，产生的材料类型也呈多样化，视频、音频、数码图片、电子文件数量日益增多，传统的档案管理模式在存储容量、存储条件、存储方式、异地查询利用、档案双重或多重备份等方面已无法满足信息时代的需求，档案管理信息化是民办高校信息化的必然要求。

二、档案事业的发展趋势

2016年初国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，到2020年，要初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和“五位一体”建设的档案事业发展体系。2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议修订了《中华人民共和国档案法》，新法增加了档案信息化建设和监督检查，要求新时期档案工作要依法管理、走向开放、走向现代化，要与国家治理体系和治理能力现代化建设战略部署相适应。随着社会的发展，科技的进步，公众的需求，档案的流动性，服务的互动性，尤其是新科技不断与档案管理的重构将是档案事业发展的必然趋势，档案事业必将向档案治理法治化、档案资源多样化、档案利用便捷化、档案管理信息化、档案安全高效化、档案队伍专业化发展。为顺应时代发展大潮，民办高校应充分发挥其机制灵活的优势，不断完善档案管理工作以跟上档案事业发展大势，迎接新法落地。

三、完善民办高校档案管理的对策

（一）多层面提高档案意识，增强档案管理认识水平。提高管理者及广大师生的档案意识是民办高校开展档案管理工作的先导。首先，各级档案行政管理部门要贯彻落实党和国家关于促进民办高校发展的方针政策，把推动民办高校建立健全档案管理工作列入工作规划，帮助和促进民办高校档案管理规范化和科学化。其次，新法第二十二条规定非国有企业、社会服务机构等单位和个人形成的档案，对国家和社会具有重要保存价值或者应当保密的，档案所有者应当妥善保管。《高等学校档案管理法》规定，各学校要重视档案管理工作，并将其纳入日常的监管工作中，并指定一名分管领导负责。民办高校管理者应加强对国家档案管理法规的认识，树立正确的档案观，充分认识到档案管理与整个学校管理间的密切管理，把档案管理作为学校管理的一项基础工作，纳入学校管理的总体思路之中。再次，各民办高校要加强师生的档案意识，通过制定规范和标准，加强教工对档案的收集、积累、预立卷和归档移交意识；学生层面，可通过档案工作网站宣传指引、校史馆档案专题展览、开设档案类通选课等普及档案知识、法规。如此多措并举提高民办高校档案管理意识。

（二）设岗配齐，加强档案人员队伍建设。随着民办高校办学规模的不断扩大，各民办高校形成的各类档案材料也逐年递增，信息化的发展也对档案工作从业人员提出了更高的要求，需要民办高校根据学校的实际情况和工作任务合理地设置档案管理岗位并配备相应的档案工作人员。结合民办高校的用人制度，可以打造专兼职相结合的档案工作队伍。

一是设置档案管理专职岗位，配备专业专职档案工作人员。明确岗位工作职责，保证其有足够的精力与时间开展学校档案室（馆）基础及信息化建设、日常档案管理、档案编研与利用，及对二级单位开展档案业务指导等工作。积极引进档案专业人才和相关信息技术管理人才，促进学校档案工作实现标准化、规范化和科学化管理。

二是优化人力资源，打造兼职档案员队伍。档案移交入馆前涉及各二级院系、职能部门的文件材料收集、整理、预立卷等基础工作，有必要打造一支兼职档案员队伍，由档案管理部门负责培训和业务指导。一则可优化人力资源，提高工作效率，缓解档案部门人员少、工作量大、负担重的矛盾；二则可以提高各部门的档案意识，注重文件材料的过程收集和积累，避免文件错漏丢失。

三是加强业务培训，提高业务技术能力。首先，档案行政管理部门等开展档案工作研究、培训等工作时，应一视同仁地将民办高校作为对象纳入其中，进行业务督导，鼓励民办高校开展档案管理工作创新研究。其次，档案学作为小众专业，档案管理在职人员想参加继续教育的渠道和机会少，设有此专业的大学应充分发挥服务社会的职能，利用MOOC等平台打造档案类网络课程、专题讲座等共享资源供有需要的人员学习，以此拓宽教学途径，适当满足部分学习需求。最后，民办高校管理者应着眼于学校档案工作的长远发展，有意识地培养档案管理专业人才，通过送去培训、进修、交流等方式提高档案管理人员的专业理论、技能知识，尤其是档案管理信息化等新技术。

四、按章办事，完善民办高校内部建设

民办高校档案要实现标准化、规范化和科学化管理，就必须按照相关档案管理制度的要求完善内部建设，提高管理水平和效率。

一是要成立专门的档案管理机构，负责学校档案工作的统筹规划、管理、业务指导、各类档案的统一保管，以及为学校的发展提供信息资源利用服务。民办高校应根据自身的实际情况，按照《高等学校档案管理办法》规定，结合学校档案的内容和数量等，设置与其办学规模相适应的档案馆或综合档案室。

二是健全档案管理体制并明确各方职责。构建一个由分管校领导、档案馆（室）专职工作人员、各二级单位积极参与的档案管理体制为学校档案工作的顺利开展做好组织保障。

三是完善档案管理规章制度。遵循《档案法》和《高等学校档案管理办法》的规定，结合实际，制订符合民办高校实际发展需要和特色的档案管理规章制度，明确立卷归档工作规范，编制科学合理的档案类目体系，使档案管理工作有法可依，有章可循。

四是合理配备档案基础设备设施，提供条件保障。民办高校应按照档案管理要求和档案文化传播要求，结合自身的实力条件，配备档案库房和综合性档案工作场所，并按照“八防”要求配置恒温、恒湿、防火、防有害生物等必要设施。

五是推进档案信息化建设。信息化已成为档案管理发展的必然趋势，民办高校在开展数字校园建设规划时，应着眼未来全盘考虑，将档案管理信息化建设纳入其中，使之与各职能部门的信息系统提前建立联系，预留接口，避免重复建设造成资源浪费。且要立足实际，因校制宜，以点带面逐步铺开，从初步建设馆藏目录检索系统，到逐步建立全文数据库，最终实现档案信息的利用服务、文化展示和重要数据分析的重要功能和价值。

六是加强档案编研，主动开展档案利用服务。档案管理的最终目的是“利用档案”，只有充分利用校内档案资源，挖掘师生、公众的档案利用需求，积极开展专题档案、数据分析等档案编研工作，主动提供服务，提升师生和公众的档案利用体验，才能实现档案管理工作的目的，并促进其持续发展。

五、结语

民办高校作为一种新兴的办学模式，且办学历史较短，在档案管理方面存在一定的问题在所难免，但为了实现可持续发展，民办高校应重视其在档案管理方面存在的问题与危害，并充分发挥其管理机制灵活的优势，利用现今高速发展的信息技术，以即将施行的新法为指导，加强其档案管理相关制度、队伍、设施、数字系统等建设，将有望实现弯道超车，做出具有民办高校特色的档案管理模式。