做好城镇公共租赁住房档案管理工作

2021-11-22济宁市嘉祥县不动产登记中心李瑞平

办公室业务 2021年5期

文/济宁市嘉祥县不动产登记中心李瑞平

城镇公共租房表示由政府投入兴建或借助多种社会力量，采取新建或是其他途径集中房源，主要面对城镇中低收益人群、异地劳动者与新就业无房人员出租的保障性房屋，是国家住房保障体制的关键构成部分。其产权不属于个人，属于政府或投资对象，用少于市面租金的形式，出租给城乡住房困难人群，解决他们的住房问题，存在政府干涉性、需求主体制约性、非营利性以及租金费用优惠性和退租灵活性等特点。伴随国家住房保障行业的繁荣发展，各区域住房保障机构及社会力量投放许多人力、财力建造城镇公共租房，涵盖主体越来越多，城乡公共租房保障任务也获得了显著效果，随之形成许多具有深远价值的城乡公共租房文档。当前，国内城乡公共租房是由政府采取实物配租、租房补贴或公司兴建租赁等方式给城乡住房困难人群带来住房保障。

一、公共租房档案介绍

公共租房档案指的是公共出租房屋管理部门在住房保障业务开展期间，直接形成的具备保存意义的文字、图表和声像等多种模式的历史记载，主要涉及电子文档与纸质文档。公共租房资料包含内容很多，涉及申请群体名单清册与台账、租赁房屋补贴经费下发名单清册与台账、银行对账表、廉租房屋保障群体统计报表等。此外，还涉及有关房建工程建造资料像工程招投标协议、合同以及工程竣工资料等。通过收购形式所获取的廉租房屋，还应当留下各种收购协议。所以，公共租赁房屋档案构成比较烦琐，要求展开细致化保管，防止产生混乱而干扰相关工作。

二、城镇公租房资料管理的重要性

公租房属于城市外来劳动人群住房的一种重要形式，在住房租赁过程，群众住房需要有保障，人们住房需求负担降低，城镇各部门才能够石头落地，城镇才会得到更好发展。因此，公租房既是城市各部门需要面对与处理的民生项目，还是社会大势所趋。本地政府应对公租房颁布制度政策，以推动公租房项目全面实现，而档案保管单位也应积极响应国家号召，加强档案保管。档案的实质属于一种依据，于公租房方面，这种依据能够给住房群众带来住房保障，让民生责任贯彻执行，该档案同样是公租房管理方面的借鉴依据。在具体的档案管理过程，公租房始终处在动态状态下，住户工作的调整，经济条件的改变和其他各项因素均会影响租房，使之租金与住房始终出现改变。这表明租赁档案者要及时洞察这些改变，且做好调整记录，让档案资料始终处在最新状态，只有这样，档案方可在租房管理过程起到参考意义，为公租房发展带来建议。城镇借助这些档案中准确的住房资料，能作出租赁房计划决策，从而科学划分与使用城镇土地资源和房屋资源。

三、城乡公共出租房屋档案保管途径

（一）增强认识，严抓城乡公租房档案保管任务。城乡公共出租房屋档案管理任务是为国家住房保障行业这个重大民生项目服务的，理应得到整个社会的关注与支持，尤其是要受到各个住房保障机构的注重。其一，要确定各个住房保障机构集中管控当地城乡公共出租房屋，细分权责，城乡住房保障机构要时刻牢记加强城乡公共出租房屋档案管理的根本目的，为城乡住房困难人群服务，该项目工作的质量关乎国家住房保障行业的成效。所以，各大住房保障机构既要创建一套便捷、高效的城乡公共出租房屋档案保管信息平台，便于人们查阅，也要妥善处理城镇公共出租房屋资料的采集、整理、扫描和归档任务。其二，按照现有城镇公租房档案业务要求，进一步完善设施改进设备，整体提高城镇公租房档案保管质量。

（二）优化城镇公租房档案保管制度制定。目前，国内城镇公租房建造工作如火如荼，优化城镇公租房档案保管制度制定。首先，要注重执行责任主体，提升公租房档案管理人员的工作效率与效果。其次，确保城镇公共出租房屋档案信息的完整与安全，进一步优化城镇公共出租房屋档案管理体系，对档案内容采用定时督查与不定时抽检的方法，持续优化城镇公共出租房屋档案管理任务细则，保证档案信息的齐全性与精准性。最后，保障城镇公共出租房屋档案保管任务有章可循、有据可依，使之迈向标准化、系统化、制度化道路。

（三）推进城镇公租房档案保管信息化发展。随着技术的发展，城镇公租房档案保管的方式要满足新形势需要，借助现代技术方法方可更高效地推进城镇公共出租房屋档案保管业务。目前，我国许多房地产资料管理均采取信息化方式，大幅度提升档案工作者的办事效率并便于广大民众查阅，但是城镇公共出租房屋档案保管属于一个动态管理过程，住房保障机构应当对其实行动态化管控。而且，城镇公共出租房屋档案因为历史等原因限制，许多地区住房保障机构并没有制定出一套满足当地城镇公共出租房屋档案保管的系统，这样就导致当下城镇公租房档案保管很难满足信息化管理标准，因此各地住房保障机构需要大力提升城镇公租房档案保管信息化程度，且对其实行动态化管控，提升城镇公租房档案的应用效率，为城镇住房困难户提供优质服务，最后推进国家住房保障行业持续发展。

（四）对城镇公租房组织高效、良好的档案应用活动。城乡公共出租房屋档案的本质目的在于应用与服务，唯有充分体现它的服务性，方可最后突出它的优势。城镇公共出租房屋档案保管既要积极依靠住房保障行业的中心任务，遵守为广大城乡住房困难户服务中心的原则，在合理使用城镇公共出租房屋档案方面下足功夫，努力实现城乡公共出租房屋档案数据资源的挖掘与使用，使之更好地服务于国家住房保障业务。

（五）提高城镇公共出租房屋档案保管者的整体素养。城镇公共出租房屋档案管理不仅是一件民生工作，还是一项专业性较强的档案保管任务，所以，城镇公共出租房屋档案管理人员要具有很强的政治理论能力与专业水平，精晓档案保管业务，具有很强的决策与协调水平。目前，城镇公共出租房屋档案保管者和具体档案管理任务的要求依旧有很大差距，在较大限度上限制了国家城镇公共出租房屋档案业务的进展。所以，一名合格的城镇公共出租房屋档案保管人员，需要做好如下几点工作：1.注重政治思想学习，了解到这项工作的关键性与敏感度，形成科学的人生观、价值观。2.主动参与住房保障资料专业训练，提升档案保管能力。住房保障资料管理属于一件技术性较强的任务，需在实际工作中合理采取科学方法高效应用和管理文档。3.提高住房保障资料管理人员的创新水平。任何工作唯有在持续创新中方可得到更好发展和壮大，由此城镇公共出租房屋档案管理人员，唯有持续增强自己的创新意识，提升专业素质，拓展知识面，方可满足当下城镇公共出租房屋档案保管要求。

（六）制定绩效考核体系。当前，对公租房主管机构的考核核心是员工管理环节是否有权利寻租、以权谋私等现象，但针对绩效方面并未制定考核体系，而业绩的优劣直接关系工作成效，非常有必要制定一套切实可行的绩效考核体系，让单位职工更有工作积极性，提高管理效率。其一，需在部门内制定绩效考核体系，视为一种正式制度持续执行。其二，考核模式要多元化，所有员工要先对本身工作状况作出评分，所处部门领导对自身评分，上级主管中心对部门整体工作状况予以评分，除此之外，建议引进服务主体考核体系，邀请民众评估服务效果等。其三，制定的绩效考评指标机制要公开、客观、严谨，不仅有定量分析也有定性分析。由于公租房属于一种核心的民生项目，其本质在于帮助社会上的住房困难户，经制定绩效考核体系，让主管部门和员工提升办事效率，让工作更有利，服务更全面，人民更满意。

（七）加强公租房后续管控。公租房后续管控主要是保证不再满足要求的租户立即退出公租房，让有限的住房得到良性循环发展，实现平等、公正配置的目标。首先，创建租户资料库，随时把握租户的个人资料变化情况，注重动态监管，提升审查效率。其次，定时开展专项检查和多部门联合审核，避免出现瞒报漏报情况，补偿政策漏洞，严厉打击骗租现象。最后，确定退出形式与退出时限，对不满足标准的租户应提前通知，提供一些过渡期限，增强与租户的交流，加强政策宣传指引，使之积极自觉地退出公租房。