浅谈煤炭技术档案的管理及利用

文/陕西韩城矿业王峰煤矿有限责任公司 杨桢

随着煤炭事业的快速发展，煤炭企业也逐步发展壮大，在这样的情况下，煤炭技术资源越来越多，煤炭技术档案随之增加，在很大程度上提高了技术档案资源的管理和利用要求。由于煤炭技术档案所体现出来的是企业技术发展历史，能够为企业培养技术人才以及优化技术决策提供必要依据，所以要得到煤炭企业的高度重视，并积极做好技术档案的管理与利用工作，提高档案利用率，体现出档案管理工作的实际价值。

一、技术档案概述

技术档案是记录与反映单位基本建设与生产技术活动，同时具备极高保存保管价值，并依照有关档案制度集中保管的技术文件材料综合体。技术档案具备鲜明的技术特性，是对已有技术进行有效利用的来源，当然还能够直接转化成为生产力，由此生成相应的经济效益。可以说，技术档案除了具备社会效益之外，还拥有着极大的潜在性经济价值。技术文件资料是技术档案的主要来源，综合了与单位生产经营活动有关的所有技术类信息，在当前这个高度关注技术发展和技术改革的大环境下有着很高的应用价值。技术档案是由多个部分构成的，比如基本建设、生产技术、工程技术、科学技术、专门技术档案等等。在社会主义经济事业建设逐渐从计划经济转变为市场经济的背景下，人们针对档案的认知也和以往相比发生了很大的变化，极大程度上提升了档案重视程度，也让技术档案的管理和利用价值日益凸显。

二、煤炭技术档案管理利用的意义

在煤矿企业的经营管理和生产实践当中，诞生了各种各样的档案信息，这些档案拥有不同的类别和内容，在实际效用方面也有着明显的差别。技术档案是煤炭企业档案体系的一个重要组成部分，是企业宝贵的技术资源，在企业管理发展和重大项目建设当中有着不可替代的价值，发挥着重要的参考和支持作用。煤炭企业加强技术档案管理与利用的价值主要体现在：一是通过分析企业的煤炭技术档案能够对企业技术发展的整个历程进行把握，了解技术发展过程当中的一些优秀成果以及缺陷不足，为企业煤炭技术在新时期的创新改进和合理利用做好铺垫。二是管理与利用煤炭技术档案有助于进一步强化对技术人才的管理和培养。技术的开发利用都需要通过人的作用体现出来，所以培养高素质的技术人才一直都是煤炭企业发展建设的重点。煤炭技术档案在支撑人才培养以及人才管理方面有着独特优势，能够提高技术人才培养的针对性和全面性，也有助于优化企业的综合建设。三是对煤炭技术档案进行管理利用有助于给企业制定有效的技术决策提供必要支持。企业在对与技术有关的重大决策进行制定时，需要大量的数据作为支持和保证，而这些数据当中煤炭技术档案无疑是最为重要和关键的。

三、煤炭技术档案管理利用的原则

煤炭技术档案管理利用是一项高难度工作，影响深远，涉及面广，所以在管理和利用当中必须遵循一定原则，保证档案管理利用的科学性与有效性。一是效益原则。对于煤炭企业来说，管理和开发利用煤炭技术档案的主要目的就是获取社会与经济效益，而且在对档案部门信息开发利用水平进行评估时，也会将创造效益的能力水平作为衡量标准。所以煤炭企业在技术档案管理利用过程当中要坚持成本节约理念，将获取和创造效益作为重要目标，兼顾档案管理的服务性以及效益型在二者的和谐统一当中体现煤炭技术档案的应有价值。二是主体原则。在当代社会，企业是技术产生主体以及档案利用主体，现如今企业开始将竞争关注点放在信息服务层面。对此，企业档案管理者必须发挥主体作用，以身作则，在把握大方向的基础之上，紧握服务主体，围绕企业生产技术目标，做好技术档案的管理与利用工作，以便为企业的长远发展提供优势，增大企业核心竞争力，创造出更大的价值。三是保密原则。档案管理工作对保密性有着很高的要求，技术档案作为企业的核心档案资料，要把保密作为根本，坚持保密原则，维护企业以及国家的利益。四是实践原则。档案管理具备实践性强的特征，所以档案信息的管理和利用必须适应不同信息使用者的实践应用要求，结合档案的管理和利用效果加强反馈和记录，让档案信息产品与服务的实用价值得到真正体现。

四、煤炭技术档案管理利用的策略

（一）树立归档意识，提升业务素质。煤炭技术档案管理是企业发展建设的工作重点，需要得到企业的高度关注，明确技术档案管理，关乎企业整体建设，尤其是重大的技术档案信息关乎企业生死存亡。首先企业档案管理者需要建立正确的归档意识，从强化业务素质着手，为煤炭技术档案的管理和利用打下坚实基础。首先档案管理者要加强对煤炭技术档案资料的整理和归档工作，树立正确的工作意识以及责任意识，对有关技术档案资料进行保存和归类。比方说，对收集的技术人员档案资料进行管理并在第一时间整理技术人员的相关信息，为技术人员管理提供信息根据。其次，档案管理人员要通过自主学习或者是接受专门教育培训的方式，综合提升业务素质，并结合煤炭技术档案管理的新要求进行专业技能的更新和提升。比如档案管理者除了要做好基础技术档案管理工作之外，还需协助企业管理者制定有关决策，这就要求档案管理人员不断完善战略决策知识和技能。

（二）打造管理平台，提高档案价值。数字信息化和互联网事业的迅速发展为煤炭企业的改革与创新提供了诸多便利条件，同时也为煤炭技术档案的管理利用带来了突破和创新思路。煤炭企业需要与先进的网络信息技术为依托，积极完善软件和硬件设施，打造煤炭档案信息化管理平台，并把煤炭技术档案管理纳入该系统实施重点科学管理。在系统建设环节需要充分考虑到煤炭企业管理的情况和内在规律，可以直接引入软件也可以根据煤炭企业档案管理要求设计专门的企业档案管理系统。在系统建成之后，必须对系统功能进行补充和完善，特别是要建构电子档案查阅平台和检索服务体系，使得信息需求者能够方便查找有关信息，提高信息利用的便利性。不过在这一过程中，需要特别注意的是做好保密以及安全管理，为系统建立防火墙，优化保密技术，避免技术档案泄露。

（三）健全管理制度，保证安全利用。煤炭技术档案管理与利用除了要遵循相应的原则之外，还必须把规范化建设作为基础，尤其是建立针对煤炭技术档案管理利用的规范化制度，提升档案管理水平的同时，体现出制度建设的优越性。在制度建设环节需要特别抓好以下几个方面：一是分类归档制度。在具体管理工作当中，档案管理人员需准确把握哪些煤炭技术资料必须入档，应该归入到哪个类别的档案体系当中，积极推行分类管理方法，提高档案归档管理的条理性。二是分级管理制度。在制度当中确定各级管理的内容、范围、责任人等确保档案管理有条不紊。三是档案借阅制度。该制度需要指明煤炭技术档案借阅的期限、数量、登记、归还等确切要求，为档案的规范化和科学化利用打下基础。四是岗位责任制度。构建档案岗位责任制度，明确各个岗位担当的技术档案资料管理职责并签署责任书，把执行情况纳入考核体系，保证档案管理与利用的严肃性。

（四）做好档案宣传，提高利用热情。煤炭企业要保证档案管理的实施效果，可以通过宣传工作的实施，增进广大员工对档案信息利用价值的认识。煤炭技术档案资源作为煤炭企业资源体系当中的核心要素，更是需要得到各方关注，必须通过加强技术宣传，保证档案利用有效性。在档案宣传工作中要积极运用先进手段，把传统宣传方法和现代化宣传手段结合起来。首先企业可以基于内部网站、微信公众平台的信息宣传效果显著的新媒体媒介对技术档案管理进行宣传，指出档案利用的价值以及必要性。当然，档案管理人员需要深入职工群体当中进行调查了解职工的反馈信息，以便在这一过程中发现技术档案管理环节的缺陷与不足，从而在之后工作当中有效订正与调整。除此以外，在技术档案的利用方面必须要有预见性考虑长远利用方面的问题，但是也要避免因某些市场诱惑而出现盲目开发的情况，否则不仅无法促进技术档案的利用，反而会带来资源的浪费，甚至是给企业带来巨大损失。

五、结语

随着煤炭企业的快速发展，在现代技术普及应用以及信息化水平不断提升的背景下，技术档案的收集和利用受关注度得到了很大程度的提升。煤炭企业提高对技术档案管理的重视程度，有助于从整体上维护企业权益和效益，保障技术机密的安全，为企业正常运营和发展提供保证。为了让技术资源得到有效利用，企业要抓好煤炭技术档案管理，并积极创新档案管理模式，改变过去档案管理落后的问题，给煤炭企业在新时期的创新经营和技术进步提供档案管理方面的新支撑。