信息技术在事业单位档案管理中的应用分析

2021-11-22滨州市沾化区海洋发展和渔业局刘素云

办公室业务 2021年5期

文/滨州市沾化区海洋发展和渔业局刘素云

一、现代化信息技术

近几年是网络技术蓬勃发展的时期，在这短短的几十年间，我国的计算机从无到有再到目前的技术水平，计算机在人们生活中的位置越来越重要，人们的生活、工作、学习方式都在发生着各种各样的变化。

信息技术是应用计算机科学和通信技术的综合，信息技术的使用能够加快数据的计算速度，能够让计算机处理信息的速度更高效，信息技术主要是通过微电子技术和软件技术来作用于生产实践的，因此在实际利用中离不开这两者。微电子技术对于国家发展来说非常重要，对于一个国家的综合实力有很大的影响，微电子技术在国内出现的时间比较久，技术在不断地完善，集成度越来越高，性能越来越高效，成本在慢慢降低，未来朝着低性能的方向发展，所以发展前景是非常可观的；而软件技术对于经济发展来说也有很大的影响，因为在信息技术发展的过程中，也有很多必要的技术支持，而软件技术的开发应用就是信息技术的关键技术之一。越高级的软件编程语言对于信息技术来说越有益，高级的编程语言可以促进信息技术的革新，时代在不断的发展，技术在不断进步，现代社会追求高效已经成为潮流。事业单位的未来发展方向中，工作效率的提高也是主要内容之一，信息技术的主要作用就是可以提高事业档案管理工作的效率，因此开发新的信息技术刻不容缓，而新兴技术的开发需要一定的时间和空间，也需要更多人才的加入。

随着信息技术迅速发展，人们的生活也随之发生了天翻地覆的变化。在事业单位中，使用信息技术也可以很好地提高工作效率，现代科技不断进步，经济水平在不断地提升，信息化的速度只会越来越快。越来越多的工作单位会引入信息技术，信息技术是当代大数据的时代背景产物，对我国经济的发展会带来巨大的贡献。

二、信息技术对事业单位档案管理的应用

（一）应用的模式管理。在事业单位档案管理工作中的应用主要体现在以下方面：实现管理技术开发，从而实现对事业单位档案系统化的管理，可以让档案管理工作更加高效；信息技术具有多方位多元化的特点，涉及的知识面非常广泛，因此在档案管理工作中加入信息技术的内容有利于提高管理工作的活力；档案管理工作中主要包括信息的收集整理和查询，管理过程中主要任务就是收集档案信息，为档案的使用者提供服务，一般通过档案管理人员来实现，档案管理人员通过规定的操作动作来反馈和处理问题，在问题的处理过程中及时总结不足，做出更好的规划，以提高管理工作的工作效率。

档案管理工作是一个具有管理性质的工作，还带有一些政治色彩，所以是一项非常重要的工作。但是档案管理工作有一个特点就是他是无形的，人们很难直接看到工作结果，所以评价的标准也比较困难，管理是借助有形的事物来产出无形的思维方式。从技术层面上来说，信息技术也是无形的，只有在投入使用之后，通过使用效果才能看出价值所在，所以这两者的结合才能体现出两者的价值。信息技术可以实现信息的收集、整理工作，完美地诠释了档案管理中需要应用的管理模式，让事业档案管理更加科学合理，可以让档案管理工作的效率得到很大的提升。计算机的计算速率远超人类，所以更适合对数据进行收集处理，因此信息技术可以加快信息处理过程，让事业单位的档案管理工作效率得到大幅度的提升，从而让事业单位得到更好的发展。

（二）与传统技术应用的对比。虽然现在应用信息技术提高工作效率已经成为一种发展的大趋势，但是并不是跟风才是最好的，对于事业单位档案管理工作来说，为什么需要运用信息技术呢？我们可以看看信息技术和传统的档案管理工作的对比。

信息技术档案管理模式是对原有的管理模式的一次创新，一次新的尝试，结果证明，这次尝试非常成功，符合时代发展的需求。信息技术的档案管理模式简化了档案资源传输过程，让人们可以更加自由地传输档案资源，只要有信息化的设备来分享档案资源，人们可以实现办公自由。传统管理模式下，需要存储大量的纸质资料，纸质资料的存储需要大量的空间，而且查找起来非常费力，所以利用信息技术极大地提高了事业单位的办公效率；信息技术的档案管理模式还具有多样性，传统的管理模式只有纸张，但是信息技术的类型非常丰富，而且操作起来也非常灵活便捷，利用信息技术来实现档案管理可以节约纸张，档案是一个非常庞大的资源，如果使用传统的管理模式只能使用纸张，这将会是一个十分庞大的纸张数目，会占用很多社会资源，而使用信息技术的管理模式可以很好地节约纸张，更加经济环保；在使用传统的管理模式对档案资源进行管理时，管理工作者需要特别注意档案资源保管的周围环境，防止档案资源受到外部环境的影响带来的损害，但是虚拟的信息资料不会出现这些问题，更有利于档案资源的保存。虽然使用信息技术有很多好处，但是信息技术保管档案资源也有需要注意的安全问题，因为数据信息很容易出现信息泄漏的风险，所以要注意保护单位隐私，信息技术需要依托电子设备来完成想要的操作，因此对设备的依赖程度比较高，要注意设备的保养。

（三）信息技术应用给事业单位档案管理工作带来的影响。信息技术的档案管理模式具有信息化的特点，使用信息技术来进行档案管理工作可以很好地提高工作效率，同时很多工作都可以交由计算机进行，极大地减轻了工作人员的工作压力，面对计算机科学技术的飞速发展，大数据带来的冲击会越来越大，因此利用好信息技术对于档案管理工作来说非常重要。信息技术在事业单位档案管理工作中能够给档案管理工作带来很多好处，能够推动单位的经济效益，优点非常突出。但是使用信息技术来实现档案信息管理工作是一把双刃剑，好处非常明显，但是缺点也依然存在，所以在使用信息技术的过程中不能盲目，要根据单位的实际情况来制定相应的管理方法，抓住单位管理模式的特色，对其进行优化处理。

三、应用中面临的问题以及解决方法

随着科学技术的不断发展，信息技术的应用范围越来越广泛，计算机技术的广泛应用，改变了人们生活、工作方式，档案管理工作也应该顺应时代发展变化，引入信息技术来实现管理模式创新。但是任何新事物都有两面性，现阶段信息技术的使用大都体现了其优点，但是其中的缺点也存在，需要想出相应的解决方案。

网络的广泛应用给人们的生活带来了很大的便利，但是任何事物都具有两面性，网络同样给人们带来了安全隐私泄露问题。同样，档案管理工作实现信息化也会面临着档案泄露的危险，信息技术引入事业单位档案管理工作中存在的问题主要是网络安全方面，为了避免这种情况的发生，管理人员在进行档案管理工作时遵循管理条例，提高职业素养。每个事业档案保存的档案信息都是隐私，档案信息的泄露一方面和计算机技术有关，另一方面也有可能是因为黑客入侵，还有可能是因为管理工作人员工作不认真导致的，档案管理工作是国家的重点工作内容之一，是整个社会科学的重要组成部分之一，因此一定要保证工作人员的素质，避免发生由于工作人员疏忽导致的信息泄露等问题，除去保证工作人员的素质之外，还需要做好档案管理的防御措施，提前准备好防御的方案，不能等到问题发生之后再去找解决的办法，要在问题发生之前就提前预测，做好多种问题的应对方案，便于及时地解决问题，准备好应对方案以应对不时之需。

在档案管理工作中，如果出现了问题，一定要找到问题的根本所在，针对性地解决问题，找到信息技术在档案管理工作中的优势，放大优势，同时做好劣势的防范，通过信息技术的应用来推动单位的发展。