艺术类高等教育办公室工作初探

文/上海戏剧学院 王琢珏

高等教育在人的一生当中，起着至关重要的作用，无论是教师还是学生，都要在高等学府中，度过人生中最美好的时光。高等学府是培育人才的摇篮，艺术类高等院校，是在艺术氛围浓厚的校园里培养艺术类高端人才。在学生眼中，学校更像是象牙塔，给予学生最好的教育资源，在这里既能够学到科学文化知识，又能提高艺术专业能力和素养，在这里既能够得到专业任课老师们的谆谆教导，也能得到后方办公室老师们的默默支持。为了开展正常的教学工作，维持高校各项工作的正常运转，专业任课老师们在教室里，为学生们传授知识，同样在教室外，高校办公室老师也在默默付出。高校办公室对于服务师生起着很重要的作用，作为“面向基层的窗口”，服务师生和基层，是高校党政办公室日常重要的工作内容，也是立德树人根本任务的具体实现途径。

近年来，面对高校扩招和高校改革趋势，我们看到了高等教育的普及化、大众化，“从精英走向大众”，首先并不是高等教育自身发展的自主选择，而是社会发展推动的结果。时代在前进，我们也必须要跟上时代的步伐，艺术类院校应该更加注重培养艺术精英，所以离不开全体教师的共同努力。高校办公室作为工作枢纽部门，在高校各部门中起着至关重要的作用。办公室工作主要分为日常会务接待、教学、科研、演出、国资后勤和档案资料管理等很多部分。办公室作为一个有机整体，各部分工作有交叉、有联系，互相分不开。本文主要围绕艺术类高等教育日常会务接待、演出宣传和档案资料管理三个部分，提出几点建议。

一、日常会务接待

日常会务接待包括会议和接待两个部分。

（一）会议。会议方面，需要注意以下几点：1.提前协调。提前协调好会议时间，确定会议地点、会议规模、出席人员名单等。除了确定会议具体日期以外，也要确定会议规模、会议出席领导、出席名单等。所有与会人员一定要在会前一一通知到，一定要留出充分的时间，提前把与会人员名单确定下来。如有出席人员未能到场，可以使用多媒体等先进设备进行视频电话会议。2.布置会场。会议氛围，也离不开物理空间的会场布置，会场布置的好坏直接影响到学院的形象。会议召开是否顺利，包括相关语言声音图片等会议信息是否能够在会议进行中传达通畅，与会的每一个人员是否可以接收到有效信息。会场要通风良好，依照会议规模，提前把多媒体、遥控、话筒、音响、录音笔、笔记本电脑等相关设备调试好，开会前一天确认一次，会前再次确认。3.会议纪要。在开会之前，先把会议日程安排好，有哪些问题需要现场讨论，提前把日程准备好。要注意记录好开会的重要语句和词汇。所有记录，以开会的实际情况为准，需要与会人员签字的，必须做好现场签字工作。后期再做会议纪要的时候，会议纪要和会议记录的语言，一定要符合开会的客观事实，每一句话不能有任何的个人感情色彩，记录的每一句话，都要不偏不倚，做到客观公正，保证不能有一丝一毫的差错。会议纪要做好之后，要告知所有与会人员，不能随意修改。如遇一小时以上的会议，与会人员可以使用高端智能录音笔，方便记录。

（二）接待工作。1.办公区域内的接待。由于办公室负责日常接待工作，无论在大中小型办公空间内，一定要提前知晓相关外来到访人员信息，如校内领导、外单位领导人员名单等，提前选择接待办公空间，注意选择良好的物理空间，注意桌椅摆放等。2.校园内办公区域外的接待。如遇外来到访人员，校内领导，外单位领导等，一定要提前到校门口，做好迎接工作，做好引导工作，在到访人员走后，做好收尾工作，桌、椅、纸、杯等需要重新调整，摆放、收置等。

当然，由于艺术高等教育的特殊性，比如戏曲类艺术高校，经常有年事已高的专家或艺术家到学校讲学、辅导、传艺等，会议安排和接待工作需要更加全面、仔细，做到贴心、服务周到，比如：机票预订、交通协调、往返接送、食宿安排等，也属接待工作内容，要重视不能掉以轻心。

二、演出宣传

演出宣传是办公室行政工作的关键环节，属传播学的一个范畴，也是传播文化的利器和重要手段，对艺术高校的影响力和知名度的提升起着关键性作用。比如：戏曲名家进校园、致祖国京剧名家经典剧目展演、京津沪对口流派经典剧目演唱会等重大活动。大力宣传会直接提高观众的关注度和对学校的认可度，因为这些重大活动往往会通过央视、网络现场直播或提前在各大媒体网站、公众号上发布，极大拓宽了受众群体和传播力。

（一）演前宣传。宣传工作做得好与坏，直接关乎学院对于外界的形象好坏，办公室要对演出进行及时、有效地正面宣传。演出宣传应该做到提前几周开始筹备，并且报备学校相关部门，进行校内流程审批。无论是校内，还是校外，一定要确保所有的宣传渠道都是正规合法的。如果需要其他部门或外单位协助参与，要提前报备学校相关部门，并告知学院各部门和外单位，做好所有的沟通协调工作，说明演出的哪些方面需要进行宣传，确保从演出前到演出后的无缝衔接。无论是校内宣传还是校外宣传，都可以同步进行。文字图片宣传包括校园网、校报宣传、新媒体学院、微信公众号、校外各大媒体纸媒、网媒、电视台等。除此之外，要审定好所有宣传稿，演出海报，节目单的文字图片信息。确保所有宣传文字和图片无意识形态的问题，全都是正面宣传。所有和宣传有关的文字、图片和视频等，必须能够有助于演出的实际观众流量，提高外界对演出的关注度，参演学生、老师或者指导老师的知名度和学校的知名度等。

宣传工作如需要校内其他专业的协助，如有视觉设计等相关专业，可以邀请其他专业进行节目单、海报设计、新媒体策划和网页设计等相关工作，也可以邀请国内一流美术学院、雕塑专业、书法专业及服装设计等相关专业进行演出文创产品的策划和设计。另外也可以邀请国内一流音乐学院，设计出具有出独创意识的西洋古典与中国传统音乐相融合的演出唱段。也可以与国内一流艺术类兄弟院校建立起长期的联系，对于一些重大的演出，在各自的学校中进行宣传。此外，也可以通过以往本校的毕业校友，特别是社会成功人士、专家学者、明星校友等具有一定社会地位的人士，参与到演出前的宣传工作中去，以此加大演出宣传力度。

（二）演出中的服务。主要包括发放演出说明书、引导观众入场，介绍演出节目单演出信息、主演信息、流派艺术特色等，始终以微笑服务观众，演出中拍照，以便演出后及时整理发布公众号。

（三）演出后的宣传联络、存档工作。除了前期的宣传工作，演出结束后，应该进行一定的宣传联络工作，如外请媒体进行联络，外请媒体发稿后，做好校内转发、存档等工作。此外，应该对本次演出所有的宣传资料归档，做好存档工作，以便日后资料的搜集和整理。

三、档案资料管理

（一）以专业为板块，以时间为节点，点线结合进行归档。资料室可以按所开设专业，分配资料柜，按时间进行分类，做到点线结合。

（二）以各专业按教学、科研、演出等几个大类进行归档。按年度，从各专业教学科研情况、演出情况进行归档。特别是教学成果汇报，科研项目纸质版文稿，演出剧照、节目单、海报、演出视频资料的搜集，可以定期制作纪念册。

（三）报纸书籍刊物的搜集整理。和学院相关的所有报纸、书籍、刊物每一种可以留2-5本摆放在资料柜上，剩下全部入库统一放在相应的区域。此外，学院各种获奖证书、荣誉奖项、奖杯等要和资料柜分开来放，学院和各专业所获奖项也要分开，以免混在一起。

四、结语

总之，笔者从日常会务和接待、演出宣传以及档案资料整理三个方面提出了艺术类高等教育办公室工作的几点建议。办公室工作要以责任到人、分工明确为原则，办公室人员既要分工明确，又要相互协助，有创新意识，才能使整个院系高效运作，做好后方工作，服务好所有老师和学生，维持日常正常运转。除此之外，还要尊重个性化办公，每位教师都有自身一套独特的工作方法，不能一刀切，一锅煮，无论是专业任教老师，还是办公室行政老师，都要尊重教师的个性化发展，“尊重教师个性，促进教师个性化专业发展，是形成高校教师多样化成长的基础和实施个性化教育的前提”。为艺术服务，为艺术人才服务，为艺术高等教育服务，是艺术类高等教育办公室工作的最终目标。