办公室公文管理数字化及其应用

文/内蒙古农业大学档案馆 周玲 张兹磊 范秀琴

一、公文管理数字化的优势

（一）信息提供更加准确便捷。随着信息化建设的发展，公文管理工作的信息化作为其中重要的一部分，越来越受到高度重视。以电子工具为核心的检索方式，不仅具有准确性和快捷性，还具有强大的储存功能，可以有效地提升工作质量与效率，改进传统公文管理问题。公文管理网站的建设可以提供高效的检索服务，提供不同种类的门户信息数据库，使公文信息系统巧妙地与不同办公部门自动对接，并通过不同的现代媒介积极提供档案公文查询服务，提高信息资源的利用率。

（二）信息协作方式更加紧密。由于办公室中档案公文不仅作为信息库对公文信息进行收录，也需要与其他社会部门进行交流递呈，进行互联互通。以前由于办公室部门之间存在空间限制，导致沟通与交流受阻，各办公部门不能及时有效地进行信息交换，造成信息滞后，流程冗余。在公文信息纳入信息系统之后，公文信息将以电子版的方式进行格式化存储，并且可以随时调用，当社会部门需要对公文个性化信息进行提取时，跨部门交换电子信息将更为紧密和频繁，减少不必要的劳力成本。

（三）资源共享的种类更加多样。办公室档案公文数量巨大，种类繁杂，尤其是人事公文多数以标准化或半标准化进行录入。以前通常以纸质载体作为媒介来承载内容，不利于信息的重新组织和提取分析。数字化方式不仅可以有效保存纸质媒介的完整性，也可以提高办公效率，加强信息分析和再利用。

二、公文管理数字化的应用策略

（一）加快完善公文管理工作体系，加强公文管理意识。为了促进档案公文工作的管理更加规范有序，公文管理人员应完善公文安全处置措施，在公文安全管理方面进一步加以重视，彻底消除隐患。公文信息管理的规章制度需要严格规范，提高公文信息化水平，并且在管理工作中加强公文管理的意识，充实构建理论体系，学习相关的公文管理理论并积极学习应用软件的操作。构建有效的责任机制，做到责任到人，究责到底。资源共享作为数字化公文管理的主要特点，在输入密码指令之后，可以检索查找相关内容，达到信息互通，也可以通过安全过滤系统助力用户查找部分内容。

（二）提高公文管理人员的业务能力，加强人员责任意识培养。在数字化管理系统的建设中，公文管理人员必须进一步加强学习，增强动手操作能力，更快更好地履行公文服务，以全面提高公文管理水平。管理人员应定期组织业务培训，并做好公文服务相关工作，确保公文管理高效、规范地进行。通过定期的培训工作，改善管理人员自身的服务理念，增强业务能力，进而增强公文管理人员责任意识的培养，从而提高管理工作质量。

（三）加强公文管理安全教育，提高防范意识。公文数字化管理过程中很重要的一个方面就是安全性，管理人员在进行档案公文数据库建设中，需要集中精力优化各种硬件和软件，对重要资源进行加密。并且需要加强安全防范意识，引入专业的杀毒软件，防止信息的泄露和丢失。在提升公文管理工作的基础上，对规范管理进行监督和引导，保质保量地完成公文管理相关工作。在信息层级授权中，要进行严格认真地授权管理，防止因误设权限导致不必要的损失，造成无法补救的信息泄露。

三、公文管理数字化存在的问题

（一）信息技术水平薄弱，专业素质人员缺失。公文信息化建设对档案馆信息技术水平提出了很高的要求，但在公文管理的过程中，公文管理流于形式，并没有得到应有的重视。公文工作意识不强，数字化程度不高，与其他部门连接度不够，使公文管理部门的作用并没有充分得到体现。就目前的办公室公文信息化水平来看，水平较低，信息化滞后，难以将大数据等先进技术与其进行结合利用，不能真正实现信息化。公文管理人员往往是非专业人员，通常是通过调档调任的方式，并没有专业的图书情报管理相关的知识。

（二）公文管理理念陈旧，安全隐患依然存在。公文管理理念对公文管理模式影响巨大。许多办公部门没有认识到公文管理理念的重要性，依然以纸质档案作为唯一的信息记录载体，忽视信息唯一性对信息安全所造成的威胁，对信息化的重视不够到位，信息化管理力度不足。另外，许多办公室应用电子档案作为信息记录的唯一载体，忽视纸质载体的价值。年鉴等各种纸质档案对记录重要信息依然意义重大，但一些办公部门在信息化建设中忽略纸质公文的决策参考价值，对资料存续存在不良影响。

四、加快公文信息化建设的具体策略

（一）提供充足支持，加快档案信息化建设。资金支持对于公文数字化建设至关重要，只有拥有充足的资金，才能配套信息化相关的软硬件设施，才能与软件公司合作定制需求服务，也才能提高薪资待遇吸引专业人才。当前办公部门在信息技术尤其是公文信息建设方面的投入明显不足，所以必须依托充足支持，提升公文信息环境，完善技术水平。资金支持是启动资源，把握资源，合理利用资源的有效保障。因此，办公部门的管理人员必须充分意识到信息化建设的重要价值，提供充足的资金保障，促进公文信息化建设的开展。

（二）处理好信息化建设与纸质信息利用的关系。

办公部门需要不断更新理念，尤其是在信息管理层面上，需要与自身相适应。在高效处理公文内容，探索信息化创新路径的同时逐步完成电子化与数字化，并将“互联网+”与工作进行深度结合，通过构建公文数字模型等挖掘公文价值，改善档案公文质量。当然，办公部门依然需要重视纸质工作的顺利开展，认识纸质公文所承载的历史价值和现实价值，做好纸质公文的保存工作。纸质公文作为实体信息的唯一存证，其特殊性和现实性使之保持不可替代的位置，只有处理好信息化建设与纸质信息利用的关系，才能真正提升公文管理工作的水平。

（三）构建公文信息管理机构，健全数字化管理机制。要想实现公文信息化的全部覆盖，首先需要重视数字化管理建设，通过网络交互性构建公文信息管理机构，并对电子信息进行分档归类，便于在不同地域与部门之间进行相互交流与呈递。同时办公部门需要加强内部信息管理机构的建设，使组织机构更加完整多样，充分适应信息数字化建设的理念。在健全数字化管理机制中，一方面需要优化管理系统设备及软件，确保系统的有效运营；另一方面加强网络安全及公文信息安全，增强系统的维护与管理，提升工作人员的安全防护意识，帮助信息数字化的有效运行。

（四）培养专业信息化管理人才，创造利于人才发挥水平的环境。由于纸质化和数字化的公文管理方法存在重大差异，所以对我们的公文信息管理人员提出了更高的要求。通过数字化存储方式，对需要进行不同操作的人员权限进行划分；针对不同类型的档案公文管理，使用不同等级的保密方式，这些都需要管理人员对信息资源分类概念清楚，对所需操作娴熟应用。同时需要引进一些计算机专业方面的人才，对公文资源存储形式和布局进行合理调整，对相关的管理人员进行培训，提高管理人员的个人素质和计算机技能，为公文管理工作奠定良好的基础，实现公文信息化的高效建设。