大数据时代下加强企业档案信息化保密管理的有效策略

张 丽

（新疆油田公司勘探开发研究院，克拉玛依 834000）

0 引言

近年来，信息网络技术迅猛发展，物联网、云计算、大数据以及人工智能等各种先进技术不断融入社会各个领域，从根本上推动了整个社会的变革。大数据时代促进了档案管理工作的变革，给档案管理工作带来新要求、新困难、新风险。

1 大数据时代下档案保密工作存在的风险问题

1.1 档案资源风险客观存在

大数据时代下，档案管理工作中存在各种各样的风险。就内部风险而言，档案管理人员操作失误，恶意损害档案资源信息真实性、全面性等都会使档案资源的应用价值受到影响。就外部风险来说，一些制度标准的缺失会使档案管理的进度、质量得不到保障，让档案资源面临失真、失全的风险。同时在信息网络技术迅猛发展的现代化背景下，各类网络攻击技术、数据窃取技术也更加先进隐蔽，档案资源在收集与管理过程中面临着巨大的网络风险。可以说，在档案管理工作中，各类风险是普遍存在的，且许多内外部风险并不以人的意志为转移。在此情况下，相关单位必须建立健全档案风险防控机制，构建档案风险管理机构，强化对档案风险的防范与控制，将风险影响降到最小。但目前，许多单位并未建立运行档案风险防控机制，档案保密工作中还存在较多问题。

1.2 档案资源风险来源广泛且隐蔽

大数据时代下，影响档案资源安全的因素来自诸多方面，存在自然风险、人为风险、软硬件技术风险以及政策法规风险等。这些广泛存在的风险给档案管理工作带来很大困难。同时，这些风险给档案管理本身带来的影响也是非常大的。如果档案资源信息失真或不够全面，那么其应用价值、参考价值就会降低，以档案资源信息为参考做出的各项决策也就难以保证科学合理。大数据背景下，病毒、网络黑客、钓鱼链接等网络攻击的破坏水平显著提升，这些风险十分隐蔽，在防御较强时他们会潜伏下来，当防御力度有所降低时就会发动攻击，造成系统崩溃或信息泄露。大数据时代下，档案保密工作面临更多困难。

2 大数据时代下档案保密工作的建议

2.1 细化与落实档案保密工作责任

要想全面保障档案资源安全，就必须结合大数据时代的特点建立健全风险管理组织机构，充分发挥其作用，对各类人为风险、资源风险、网络风险、政策制度风险等进行防范控制，有效保证档案资源安全。具体来说，相关部门可结合档案管理要求与特点建立数字档案资源风险管理小组，由该小组负责具体档案保密工作。为确保各项工作有效落实，要在小组内构建分权机制，外部构建监督机制，避免相关工作人员徇私舞弊或推诿责任。在工作过程中，要根据大数据背景下档案保密工作的具体特点、要求等细分各项保密责任，将责任细化，然后要求各成员根据自身工作内容与责任充分发挥自身在相应领域的优势，对档案资源的各类风险进行动态监控与管理，将风险发生的概率降到最低。

2.2 建立专门的档案保密工作部门

大数据时代下，需建立专门的风险管理部门对档案资源风险进行防范管控。相关单位要结合大数据时代档案管理工作特征和档案资源面临的各类风险，建立与落实档案安全工作领导机制，设立专门的档案资源风险管理岗位，组织安排专门的人员全面负责档案风险管理工作，从而有效保护档案资源。在建立档案资源风险管理组织后，资源风险信息的收集、预测、识别、防控、评价、反馈等各项工作均由该组织负责开展，这样就避免了无人担责或互相推诿责任等情况的发生，从根本上保证了档案保密工作的质量与效率。

2.3 保障档案风险管理工作的协调运行

大数据时代下，档案管理单位或部门要能结合时代特征，严格按照国家相关规范与要求建立健全档案风险管理工作机制与制度，明确各项工作规范、目标与要求，细化风险管理责任，以此推进档案保密工作规范、顺利、有效开展。比如，可以结合国家相关文件要求制定“档案资源保密制度”“档案资源安全违规处罚办法”等，增强各部门、各工作人员的责任意识、档案信息保密意识，进而实现对档案资源的有效保护。在推进档案保密工作开展过程中，可以借鉴腾讯、华为等围绕项目风险开展的一系列工作对档案资源安全管理制度、方案、措施等进行调整完善，让各项档案风险得到有效管控。

除此之外，要组织相关工作人员积极参加国家、社会组织开展的信息技术交流会、座谈会等，不断学习先进的档案保密理念与技术，了解最新档案保密问题等，不断提升档案保密工作质量与水平。同时要做好档案保密工作的后勤保障，在大数据时代，可运用大数据以及信息技术构建数据信息库，平时做好各项信息的智能收集与自动化更新及动态管理。如果发生档案失密事件，立即借助信息化系统对风险事故的类型与损失程度进行分级分类，然后制定相应的应对策略，并立即开展风险管控工作，动态协调配置资源，将风险影响降到最低。

2.4 运用先进技术做好档案风险管控

要充分发挥大数据、人工智能、区块链等先进技术的功能作用开展档案保密工作，利用先进技术从根本上提升档案保密工作质量与水平，最大程度降低档案信息被窃取、篡改、遗失等的风险。具体来说，在平时管理工作中，要运用大数据技术对已有的风险信息进行量化，将其量化成具体的数据然后进行分析进而制定针对性的防控决策，让风险防控措施更具针对性、有效性。除运用大数据技术外，也可于档案保密工作中引进云计算技术，利用该技术手段对大量的档案资源进行备份、存储以及分析运用等，让档案资源的存储环境以及管理效率均得到优化。在平常的管理工作中，也可运用在线备份技术将档案数据信息备份到远程数据中心，防止档案数据信息丢失。除此之外，在大数据时代，各类威胁档案信息安全的网络风险更加隐蔽，因此还需进一步研究与优化防火墙、病毒查杀等网络风险防控技术，要进一步完善防病毒安全体系，并定期更新杀毒软件，以实现对各类网络风险的有效防控。在大数据时代，也应加快研发应用病毒入侵检测系统，利用该系统对风险进行防控，确保档案资源安全。

2.5 政府要重视信息安全

除了档案管理企业对信息安全的防护，政府也要加强网络信息安全上的管理，提高对网络信息访问权限的限制，根据用户身份的不同给予不同的权限。对于一些特殊的岗位，可以实行双人负责制，让双方进行相互监督。

2.6 提升档案管理人员的素质

高校要加强档案管理人员的培养，使学生毕业可以顺利入职对应企业。企业可以对在职员工进行培养，为相关人员开展相应的培训课程、专家讲座等，加大档案管理人员培训力度，进一步更新管理人员理念，提高管理专业技能，让企业员工能够提升自身能力，积极投入到工作中。同时，建立较为完善的数字化管理培训体系，明确数字化管理教育培训内容，制定科学合理的培训计划，提高培训的质量和效果。企业还应加强对档案管理人员的数字化操作技巧方面的培训，提升其专业素养，使其更好地胜任相应的工作，促使其不断加强专业学习并学以致用，解决档案管理中的问题和难点，为档案数字化管理出谋划策、贡献力量。

3 结语

信息化时代背景下，建立数字化档案体系，采取更加统一的管理标准，对档案管理流程进行规范，形成全生命周期内的闭环管理体系，有利于提升档案管理整体效率与质量，对人事管理工作意义重大。大数据为档案管理工作带来方便的同时也带来了挑战，大数据时代下，要结合时代特征和档案管理工作特征进一步健全风险管理组织机构，完善风险防控体系，优化风险防控技术，切实做好档案保密工作。