技术型事业单位文档管理系统开发的可行性分析与设计

李研研

（吉林省地矿信息中心（吉林省地矿职工培训中心），长春 130000）

0 引言

事业单位有纸质或电子文档管理制度，每天会接收大量上级单位和同级单位的文件资料，有些涉密，有些则比较重要，需要留存，以至于每年积攒的文件数量和种类很多，给中小技术型事业单位工作人员带来了很大的工作量。为了加强文档管理，充分发挥计算机软件的功能作用，减轻人员工作量，提高技术型事业单位有关部门的工作效率和工作质量，建立一套与技术型事业单位文档管理特点相适用的有效且科学化的计算机信息化管理系统尤为必要。

1 文档管理系统开发的背景及可行性分析

1.1 文档管理系统开发的背景

随着信息技术飞速发展，各行各业都开始了无纸化、自动化办公，由于技术型事业单位的特殊性，其每年所积攒的纸质文件、数据图表等资料颇多，对这些文档的整理、分类、留存是一项烦琐的工作。计算机信息化技术为文档资料的收集管理提供了方便，在满足企事业单位需求的同时，最大限度减少了纸质文件与资料积压。利用现代化计算机技术开发的文档管理系统，可以实现信息快速查询，方便文件收纳，存储量大、可靠性高、保密性好等，能极大提高文件管理的效率。

我国很多偏远及规模较小的技术型事业单位的文档管理还处在传统的手工模式阶段，这不仅浪费了人力、物力、财力，还大量耗费了工作人员的时间及精力。要让这些单位的文档管理运行机制更高效、合理，跟上时代的步伐，就要针对技术型事业单位管理中的文件资料归档工作要求，利用计算机信息技术，改变传统的手工归档操作，从而达到省钱、省事、省时的目的。技术型事业单位管要加快实现管理现代化，加强信息化手段的应用，为文件分类整理归档、文件资料的输入输出提供方便，以提高工作效率。

1.2 文档管理系统开发的可行性分析

从系统的前期准备到后期开发完成上线，这个过程需要大量的前期分析，具体如下。

1.2.1 管理可行性

文档管理系统的应用能极大减少人为输入数据错误，并且该系统占用的内存小、易更新、易备份，极大节省了办公用品，减少了单位的经费支出。因此，文档管理系统的开发容易得到相关单位领导的支持。

1.2.2 技术可行性

当今科学技术不断发展，计算机软硬件性能越来越强，硬件对软件的支持使得系统开发变得更加容易。该软件的开发可以在任何版本的Windows 操作系统下进行。目前，结构化查询语言（Structured Query Language，SQL）混合C、Java、C#、C++等语言进行编程的技术已经相对成熟，并且这些编程语言都是开源的，不会存在成本高昂或侵权等问题，开发人员对这些编程语言也十分熟悉。在系统应用后的修改维护方面，通过相应的SQL 代码可以实现对数据库的修改与管理。系统程序规模也很小，基本一个系统学习过计算机语言的技术人员就可独立完成开发工作。

1.2.3 经济可行性

文档管理系统运行后将节省许多资源，为单位节省成本。因此，对文档管理系统来讲，前期统筹开发虽然需要一定的成本，但这些成本相比其日后的经济收益来说是微不足道的，后期收益远大于前期投入。

综上，通过对管理、技术、经济的可行性分析，可以得出结论，开发文档管理系统是可行的。

2 文档管理系统结构分析

2.1 组织结构分析

对文档管理系统来说，组织结构分析是非常重要的环节。良好的组织结构能够创造高效率，发挥团队精神，以实现一个共同的目标。该系统的组织结构是由文件系统管理员担任最高层，下级分为3 个部门，依次是综合管理部、部门主管端和普通用户端。

2.2 功能结构分析

文档管理系统分成5 个部分进行功能管理，分别为部门主管管理、普通用户信息管理、综合管理部用户管理、文件管理、系统管理。

2.3 组织结构与功能分析

组织结构与功能分析主要包含3 部分内容：组织结构分析、业务过程与组织结构之间的联系分析、业务功能。组织功能联系中，横向为系统的组织结构，纵向为系统功能结构，然后对其进行整理，分析得出二者的结构联系。

3 文档管理系统的设计

3.1 新系统的功能结构

系统的结构按照系统功能的关联程度而形成，使用浏览器/服务器模式（Browser/Server，B/S），同时使用3 层架构将整体系统的功能进行分块，不同角色有不同的任务。最大的功能模块细分成几个小模块，而几个小模块堆积在一起可以对应程序中的一个处理过程。从概念上理解，就是一个金字塔结构，上层结构非常笼统，上层越是笼统，下层越细致。把系统要实现的功能从具体化拆成抽象化，再从抽象化转为具体化，就是一个从简单到复杂、从复杂到简单的过程。

在整个构思过程中，要明确研究主题，确定具体方案，然后拆分功能，形成一个个子单元，逐个突破，最后合并在一起。文档管理系统的分析与设计要基于普通用户与管理员用户两个视角，每个角色有不同的功能。

3.2 系统平台设计

（1）硬件配置。中央处理器（Central Processing Unit，CPU）—Intel Core i5；内存—4 GB；硬盘空间—500 GB。

（2）软件配置。数据库—MySQL；操作系统—Windows 7；运行平台—Eclipse。

（3）代码设计。为了方便数据输入与查询，确保数据的完整性与有效性，文档管理系统可对用户编号进行代码设计。采用这种编码形式可以让信息处理更加可靠，易于查询。用户编号的代码由3 位数字构成，采用区间码设计，前一位代表部门，后两位代表用户号。例如，“001”中，“0”代表综合管理部，“01”代表综合管理部用户号。

3.3 数据库设计

在服务器上建立名为“xsjc”的MySQL 数据库，对于完整的整块数据分析流程，系统数据库的逻辑结构和物理结构二者是缺一不可的重要关系，文档系统业务中完成对应用数据库的信息进行确认、编纂、组织、挑选。工作人员可以采用特定的方法来获取有关用户的所有有效信息，从而使这些有用信息可以直接成为数据库的重要数据。

经过数据库认真分析得出实体-联系（Entity-Relationship，E-R）图来创建相对应的关系，它有实体、关系、属性3 种概念。关于实体的意义，其可以说是一个用来维持和不断利用数据的大集合；关于属性的意义，其可以说是这个物体所具有的特点；关于关系的意义，很明显指的就是每个数据实体之间的种种联系，关系给各个实体之间建立起了相对应的模型。根据系统的需求分析和数据库的概念，建立E-R 图。

4 文档管理系统运行及评价

管理员、部门主管、普通用户3 种角色可以登录文档管理系统。其相应权限如下。

管理员管理部门主管和普通用户，管理单位的基本信息，管理单位文件资料信息，然后及时地为每个部门分配规定的文件信息数。管理员还可以查看部门主管和普通用户情况以及文件信息和文档归档需求信息。

部门主管只能对本部门的文档进行管理，管理本部门的普通用户，查看本部门被分配的文件资料信息以及数量或者本部门普通用户的详细信息，管理本部门的文档信息资料并且给各科室分配用户名额。这里的文件资料必须是本部门被分配到的文件，并且分给各科室总的归档文件数不能超过本部门分配到的总的此项名额。管理员对各部门提交上来的文件归档需求进行审核，然后可以查看所有审核通过的归档文件信息。

普通用户可以查看归档文件信息以及自己需要的文件资料，上报给管理员来满足自己的文件需求。

文档管理系统减少了单位部门各级人员的工作量，并且减少了工作中不可避免的失误，符合信息时代的需求。

文档管理系统是经典的管理系统类型，清晰地分为几大模块，各个模块下分为相对应的几大功能。不同的用户以不同的身份登录系统，系统呈现的模块功能也不同，只能操作本身份下可执行的工作，这样实现了其他身份模块功能的保密性。此系统具有保存历史数据的功能，过去几年的文件资料数据都可以在系统中查询到，功能直接明确，操作简单，具有很高的应用价值。