SN 公司存货管理的问题及对策研究

丛玲玲，吴 双

（沈阳理工大学，沈阳 110159）

0 引言

存货是企业为了实现正常的生产经营活动而持有的流动性资产，可以给企业带来经济利益。存货作为一项重要的流动资产，占用大量的流动资金，其管理情况如何直接关系到企业的资金占用水平及运营效率，从而最终影响企业的经济效益。特别是对中小型企业来说，加强存货管理十分必要。

1 SN 公司存货管理的基本流程

SN 公司成立于2003 年，位于辽宁省沈阳市，主营业务是门、窗、楼梯、橱柜等木制品家具的销售，并提供安装服务。在存货方面，主要为原材料和库存商品。

SN 公司的存货管理流程主要涉及需求供应部、仓储部、采购部、财务部、品管部。采购部根据各个部门的反映制订采购计划，采购人员需根据采购请求提出要求并与供应商联系。财务部根据预算批准决定付款，采购人员根据批准的采购申请通知货运供应商。收到物料后，采购员和仓库人员对其进行核查，填写物料清单。质量检查员检查仓库中存储的物料。财务部对入库单和采购发票进行校验与核算，库管人员每个月进行一次盘点。加工厂需要物料时，需到仓库填写材料领用单，库管员根据申领人填写的清单，在仓库里查找所需材料后交付给申领人，申领人签字领取。

2 SN 公司存货管理存在的问题

2.1 岗位分工不明确

SN 公司只对存货管理人员的工作流程进行了规定，每个员工具体的岗位分工并未进行明确划分。该公司为了节约用工成本，出现一个人同时担任多个岗位，更有甚者一人担任多个不相容岗位的现象，导致各个岗位之间工作职责混杂，岗位工作人员不能各司其职，容易出现舞弊情况。SN 公司货物出库和入库的岗位并没有安排专人负责，仓库管理人员都可以对材料的入库、验收以及出库进行登记。

2.2 入库管理不完善

采购人员将采购的原材料移交到库房后，并没有当面与库管员对购买材料的名称、数量、规格型号等进行一一核对，有时候只有库管员一人清点，并填写材料入库单和签字。另外，重要的材料在没有通过质量检查的情况下进行存储。一般来说，对于原材料的存储，必须通知专门的质量检查人员来检查所存储材料的质量和规格，并且只有在测试通过后才能执行存储程序。但是，在SN 公司，不管是采购员还是库管员，都没有通知质量检查员，而是直接办理入库。

2.3 存货分类不合理

SN 公司部分产品入库时并没有进行编码和登记。同时，物资的摆放也没有规律，常用物资未放到容易取放的地方。公司随机堆放不同产地、规格、价格和类型的产品，导致公司原材料位置混乱，在领用时需要熟悉材料摆放位置的人才能准确找到。除此之外，还有一部分材料没有标明产品规格。就木板来说，有不同的材质，如桉木、松木等，规格型号也不一样，有9 mm、17 mm、20 mm 等。产品规格标注不清晰会导致在领用、盘点时耗用大量时间与人力。

2.4 存货盘点清查工作形式化

制造业存货一般具有品种多、数量大、占地面积大的特点，公司在日常存货管理中存在一定的难度。SN 公司规定每月进行定期盘点清查，每次检查后都将检查情况记录下来。然而，在实际实施时，执行的强度相对较低，大多数操作流于形式，实际效果并不理想。为了节约成本，SN 公司经常忽略日常盘点，这导致企业的实际库存和账户数不能重合，甚至会造成有关人员假公济私，给公司资产带来无法预计的损害。

2.5 存货管理信息化滞后

SN 公司并没有专业的存货管理软件，和大多数中小民营公司一样，仍然采取的是手工记账的方式，存货管理也是利用Excel电子表格记录存货收、发、入的数量。存货管理的过程中需要多个部门共同参与，这导致信息更新不及时。在某些情况下，货物从仓库运出或运到仓库后，财务部门没有及时登记入账。另外，SN 公司的存货管理是一个单独的板块，未与仓储部、采购部、销售部、市场部等部门联系起来，库存量数据分析不及时，而库存量超过警戒线时，不能及时提醒库存管理人员，导致采办工作滞后，容易出现存货积压的情况。在领料时，Excel 存货管理系统只能记录存货数量，并不能标明每一种存货具体存放的位置，在领取物资时容易造成时间浪费。

3 SN 公司存货管理问题的完善对策

3.1 建立不相容岗位责任制

SN 公司在设置与采购相关的岗位时，应明确定义与存货管理相关的岗位和职责，以确保每个职位都可以形成某种形式的相互监督，并确保存货采购中不兼容项目的独立性。SN 公司应当按照不相容职位分离的原则，明确职责和权力以及完善岗位责任制的要求。公司在进行具体岗位设置时，必须严格区分以下不相容的职位。一是请购人和审批人的职位；二是采购专员和确认供应商的岗位；三是采购合同和价格确定及审核合同的职位；四是采购、验收及相关的会计记录的职位。在设置采购部的职权时，可设立采购负责人这一岗位，其主要负责对采购计划进行审核，防止出现职权混乱的情况。

3.2 以分类管理为依据制定科学的订货策略

SN 公司存货种类繁多，规格型号复杂，不仅需要存货管理人员具有一定的经验和能力，更需要应用科学合理的存货管理方法进行存货分类。建议该公司采用ABC 存货管理方法，以存货的价值为依据，按其占存货金额的大小进行由高到低的排序，并计算出占存货数量的百分比。比如，A 类为板材、油漆，金额占比为76%，数量占比为16%；B 类为封边条、五金配件，金额占比为17%，数量占比为21%；C 类为胶合剂、包装材料、包材，金额占比为7%，数量占比为63%。

SN 公司A 类存货在生产中必不可少，一旦缺货，就会影响生产顺利进行。要保证仓库里这类材料储备充足，但是由于这类材料品类少，存货周转率高，若单次采购量过少，则会引起订货成本、运费成本增加；若单次釆购量过多，又会导致存货和库存成本增加。因此，SN 公司A 类材料可采取定量订货法。当库存数量下降到存货订货点位时，就要进行订货。存货订货点位的确定如下：在需求量和订货提前期确定的情况下，订货点=订货提前期（天）×全年需求量÷360；在需求量和订货提前期都不确定的情况下，订货点=（平均需求量×最大订货提前期）+安全库存。

SN 公司B 类材料使用量大且占库存成本相对较低，建议釆用结合定量订货和定点订货的订货策略。该策略思想是：创建该类材料的最大库存量S、定期库存检查周期T 和存货订货点位s。若定期库存检查时的库存数量大于存货订货点位，则无需订购该材料；如果定期库存检查时的存货数量低于存货订货点位，就发出订货请求，将存货数量补充到最大库存量。

SN 公司C类材料类型和数量很多，但是其库存成本低，即使缺货对生产影响也不大，而且它的库存成本更多是与订货成本以及订货频率相关，因此比较适合定期订货策略。此策略的思想是：定期补货并下单，每次以最大库存水平补充库存，即每个订单数量为最大库存水平减去当前库存数量。

3.3 定期开展盘点清查工作

SN 公司需要设立存货盘点制度，严格按照每月一次进行定期盘点。对于价值较高的存货，需要频繁进行盘点，严格盘点流程，从而保证资产的安全。在盘点工作开始前，要制定盘点表，若有账实不符要查明原因。清查过程需要会计人员、质检人员、仓储人员共同参与。清查人员不仅要清点仓库中存货的种类和数量，还要对资产的具体使用状况进行盘查，然后根据实际的盘点情况进行登记。之后财务部要抽取仓库部分存货进行复盘，并出具盘点报告。

3.4 提升存货信息化管理水平

在信息化时代，传统的存货管理模式已经不适合现代公司的发展需求。为了提高公司存货管理的效率，有必要加强信息化建设，改善存货信息管理水平。运用企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）系统不仅能够提高存货管理的准确性和可靠性，还能够节省人力资源，及时汇总、核算公司存货情况，这也能够确保SN 公司各部门之间能够实时共享存货管理信息，加强存货有关部门的信息沟通。

现代化的信息管理可以对仓库存货的现有库存量、库存需求量、出入库数据进行及时的整理和分析，方便公司对内部的存货处理作出合理的决策。ERP 系统集成了财务、存货和流程管理等基本业务模块，以实现数据交换。ERP 的使用让专项的存货管理成为可能，这不仅最大限度节省了SN 公司的人力资源，而且提高了库存量的可靠性和准确性。SN 公司可以结合自身特征，研发出适应公司的库存信息管理系统。ERP 系统能够及时总结和记录业务库存量，以确保公司的生产和销售能够正常运行，用ERP 管理系统开展存货管理，1 个控制台就能轻松管控多个仓库的数据，扫描仪扫描商品条码即可查询各种商品的库存，让存货管理更加智能化。

ERP 系统不仅是公司进行信息化管理的工具，也是公司开展内部控制的一种手段。借助ERP 系统，SN 公司可以把涉及存货管理的财务部、采购部、仓储部、需求供应部、品管部连接成一个整体，为实现会计核算规范化奠定基础。