人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略

2021-11-22中国葛洲坝集团文旅发展有限公司柳芳

办公室业务 2021年22期

文/中国葛洲坝集团文旅发展有限公司柳芳

进入21世纪，“互联网+”已经成为一种新的经济形态，大数据、物联网等组成的网络技术平台，对我们的工作、生活和学习，产生了深刻的改变和影响。在“互联网+”时代大背景下，企事业单位人事档案管理工作，面临着新的发展机遇和新的挑战。本文主要研究人事档案管理信息化建设的必要性，探讨人事档案管理信息化存在的问题，分析信息化建设策略，为各部门在人事档案管理信息化建设方面提供参考。

一、人事档案管理信息化建设的必要性

改革开放以来，伴随着我国国民经济的发展，社会上工作岗位越来越多，社会就业率越来越高，且人员流动性越来越大。因此，在人事档案管理方面，无论是事业单位还是企业单位，都面临着很多挑战，如何做好人事档案的管理工作，成为新时期企事业单位人事管理的重要内容。企事业单位之所以对人事档案管理如此重视，是因为人事档案管理具有重大作用。其作用主要体现在两大方面：首先，对于用人单位来讲，人事档案是用人单位了解人才的最基本信息，也是人才进行自我展现的重要途径，通过人事档案可以对个人的品德、思想、专业、工作经验和工作能力有全面的了解，是企事业单位筛选人才的重要手段。其次，人事档案可以对人才进行保护，具有一定的真实性和可靠性，无论是出国、就业、考试或者退休等，人事档案具有其他档案所不具有的优势，可对人才信息进行科学和有效的保护。

进入21世纪后，我国各行各业信息化建设越来越迅速，“互联网+”时代背景下，人事档案管理面临着重大的机遇和考验。企事业单位在现代化建设中明确指出：各企事业单位要加紧落实全国网络安全和信息化建设工作内容，加强和深化人事档案管理信息化改革，全面落实人事档案管理信息化建设进程。具体来讲，人事档案管理信息化建设，要改变纸质档案为电子档案，要完成人事档案管理信息系统设计，要加强人事档案管理数字化处理。通过这一系列的改革措施，提高人事档案管理信息化进程，提高人事档案管理质量和效率。

二、现代人事档案管理中存在的问题

（一）漠视档案管理工作，思想上不重视。对于企事业单位来讲，人事部门更多的精力和时间，重点在处理人才招聘、人才选拔、人才培训等具体的工作上，而对于档案管理则不太重视，个别单位仅仅是把人事档案管理当作是年度档案保管，从思维意识上，没有把人事档案管理列为工作的重点，认为人事档案管理是一件没有任何技术含量的常规性事务。正因为如此，人事档案管理相关部门和人员，认为人事档案管理工作没有那么重要，认为企事业单位人事档案管理，只需要做到不泄密、不遗漏、可查档即可。

（二）人事档案管理人员不专业，档案内容质量低。人事档案管理工作与其他工作不同，更多的是单调和乏味的连续性工作，看起来很轻松，实则工作内容极为细致和专业。因此，企事业单位对于人事档案管理人才的要求越来越高。但是，在实际的人事档案管理工作中，由于档案管理人员整体素质不高、专业性不足，缺乏对人事档案管理的全面知识储备，使得实际的管理工作混乱不堪。甚至在一些企事业单位中，很多人事档案管理人员往往身兼多职，比如监察、科技等，使得人员在人事档案管理工作上的时间和精力方面超负荷运转，无法做好人事档案管理及相关工作。

（三）档案管理手段落后，信息化开发力度不足。很多人事档案管理人员，因为不具备专业的人事档案管理技能，不具备专业的人事档案管理知识，未参加过人事档案管理相关培训，导致在实际的人事档案管理过程中，无论是管理手段还是管理模式，都是比较落后的。甚至有些企事业单位，人事档案管理设备落后，人事档案管理基本保管措施不到位，比如防火和防潮等，人事档案管理还停留在七八十年代的水平上。另外，企事业单位在人事档案信息开发工作中极为被动，人事档案管理工作人员没有主动意识，只有当人们需要使用时才会查询，而且也是一些最基本、最简单的信息，比如党团信息、个人简历等，而对于通过人事档案发掘人才、选拔人才方面的全面性、时效性、深度分析等作用不是很明显。

（四）人事档案通用性差，安全风险系数高。新时期“互联网+”的时代背景下，人事档案信息已经呈现出多元化、数量化的发展趋势，工作人员可以随心所欲进行档案类型、档案储存等检索工作。但是，企事业单位由于在制度设定、人员管理以及档案使用规范化等方面存在缺陷，往往会出现档案信息外流、信息失真、信息系统瘫痪以及信息丢失等问题。由于人事档案通用性差，虽然事业单位各个部门都有自己的档案管理体系，但是通用性差所导致的安全风险系数高问题依然严重。

三、人事档案管理信息化建设策略

（一）加大资金投入，引进先进信息化设备。做好人事档案管理信息化建设，最基础的工作就是加大资金投入，引进先进信息化设备，提高信息化管理水平。因此，作为人事档案管理部门，要通过各种途径进行资金的整合和筹集。筹集完资金后，企事业单位人事档案管理部门，要加强信息化办公场地建设，安装专业的信息技术设备，同时通过各种途径，营造良好的信息化工作环境。除此以外，购入人事档案管理信息设备后，要安排人员定期进行信息化系统更新，保持信息化系统的顺畅，同时做好人事档案的信息备份，定期做好人事档案管理信息系统的优化与升级，从而建立起完善的人事档案信息管理系统。

（二）将人事档案信息资源数据化。与传统的人事档案管理工作不同，传统的人事档案管理工作主要是依靠纸质材料进行记录，而人事档案管理信息化系统，则是通过电子化、信息化、数据化系统进行档案管理。人事档案管理信息化建设，需要保持人事信息的完整，利用计算机技术进行信息录入，通过对大量文字的格式转换，变换成数据进行储存，从而最终实现人事档案管理的数据化与信息化，为人事档案管理的信息化建设打下坚实的基础。

（三）提升信息化档案管理系统水平。信息化档案管理系统，是人事档案管理的承载体，是人事档案管理信息化的主要支撑。信息化档案管理系统具有两大优势：一个是可以帮助人们迅速找到想要的信息；另一个则是信息不会混乱，而且可以随心所欲进行信息整合。信息化档案管理系统，需要把基础性硬性设备准备好，而且还需要相关的软件设施的支撑，使得信息化档案管理系统操作更加简单。另外，提升信息化档案管理系统水平，需要把人事档案进行分类，做好对信息数据的录入，从而确保可以随心所欲进行所需信息的存储、调取、查阅、分析等工作。

（四）确保所有人事档案的安全性。在大数据时代背景下，信息的传播速度是极快的，人们在享受信息共享的同时，还需要注意信息的安全性问题。人事档案信息一旦泄露，会发生一系列意想不到的事情。举个例子，对于国家机关工作人员来说，信息的泄露会给国家相关事业带来危险；如果是战争年代，军人泄露信息会直接决定战役的胜败。因此，确保所有人事档案的安全性，是极为关键和重要的。制订严格的人事档案管理制度，提高工作人员的安全警惕性，遵守工作制度，提高专业化水平，以及做好相关数据更新，从而建立完善的信息安全保障系统。

（五）加大对人事档案管理人员的培训力度。人事档案管理工作可以划分到服务性工作种类之中，从服务人员的角度来说，人事档案管理工作人员需要提升自身的专业素质，提高自身的职业素养。毕竟，实际的档案管理工作，是由人事档案管理人员进行操作的。因此，作为企事业单位部门，需要加强对人事档案管理人员的培训力度，加强对人事档案管理人员的知识系统性培训，掌握相关技术技能，提升其综合能力。另外，不同类型人才之间要经常进行技术层面交流，及时分享信息建设难点及处理难点的方法，从根本上完善人事档案信息化建设工作。