现阶段工会档案管理常见问题及解决策略

文/福建省石狮市总工会 陈琼

科学合理的工会档案管理模式对于企事业单位的发展具有积极的促进作用，在不断深化体制改革的新时代背景下，工会档案管理工作价值必将得到进一步体现。只有将工会档案管理工作放在重要位置，充分发挥其管理职能和效用，才能对企事业单位的发展提供更多的助力。工会档案管理是工会工作的重要组成部分，不仅见证工会的历史发展，还能为广大职工提供信息服务，对社会建设做出重要贡献。进入信息时代，工会档案管理工作迎来了新的机遇和挑战。只有转变传统工作观念，重视常见问题及制定相应的解决策略，不断提高工会档案管理质量和效率，才能在最大限度上发挥工会档案管理效能，使其更好地服务于国家建设和社会发展。

一、工会档案管理工作的重要性及意义

工会档案是对企事业单位工会活动的客观记录，每项记录中都蕴含着丰富的工作经验和思想，能够成为企事业单位发展所需要的思想财富和精神给养。特别是“职工之家”“工人先锋号”等项目的建设，对于企事业单位基层建设发展具有积极的推动作用。

从客观的角度来说，工会档案能对工会组织在履行职能时所开展的各项活动进行记录，可以用来帮助工会总结当前工作中存在的不足，给未来发展提供参考。同时工会档案体现了员工的基本利益，合理科学地挖掘与运用档案信息，制定相应的激励和引导策略，能够提高单位内部的向心力和凝聚力，提高员工工作的积极性和创造性。从主观的角度来说，工会档案能体现工会工作的思想精神，有助于推动单位内部思想政治建设，提高所有人员的思想政治觉悟。特别是将工会组织成员的行为、相应的制度等进行记录与保存，对成员的思想和行为进行规范与制约，使每一个成员都能深刻认识到自身的职责与使命。同时将工会档案记录作为向外辐射育人效用的评价报告，以此指明思想建设方向，促进更多的员工铸造灵魂与思想，使他们树立正确的价值观念，在岗位上守责、司事、尽力。

二、工会档案管理常见问题

（一）人才队伍建设滞缓，管理意识薄弱。社会经济的快速发展，科学技术的不断进步，对工会档案管理提出了更高的要求。尤其是在新的时代发展趋势下，企事业单位发展迅猛，使得工会档案信息数量日益庞大，形式千变万化，企事业单位应组建一支素质高、能力强的专业档案人才队伍。然而，工会档案人才队伍建设并不理想，部分领导将工作精力放在单位经济发展上，没有重视工会档案人才队伍建设问题，使得工会档案管理工作得不到支持与保障，难以取得良好进展，不能适应新形势。另外，受单位性质和社会因素的影响，导致单位缺乏档案管理意识，不重视工勤岗位建设，片面地增设兼职岗位，致使工会的形成与存在趋于兼职化。再加上缺乏办公场地、管理人手不足，经费严重不够，使得工会档案管理水平越来越低。尤其是领导对档案管理工作不重视的前提下，档案管理人员意识日渐薄弱，甚至工作懈怠，进一步弱化了工会档案管理工作质量和效率。

（二）管理工作开展不科学、不规范。工会档案管理不同于其他管理工作，形式多样、种类较多、内容繁杂，需要明确工作范围和制定工作目标。通过确立完善的管理制度，形成统一的档案工作规律，才能使工会档案管理工作取得良好进展。然而在实际工作中，由于工会组织机构不健全、管理制度不完善、档案工作规律不统一，工作人员管理意识薄弱等因素的影响，导致档案管理常常摸不着头绪、抓不住重点，各项工作的开展不够科学规范。此外，工会档案包括上下级发布的公文、工会活动文件、工会会员信息、职工基本权益保护等内容，档案内容涉及企事业单位和员工的方方面面，其资料收集难度较高，专业技能水平不足，势必会降低工会档案管理效益。

（三）档案的利用价值未得到充分体现。随着互联网信息技术的快速发展，工会档案管理应及时转变工作理念和优化工作模式，大力推进信息化建设，以顺应时代发展和满足现实工作需要。尽管工会档案管理信息化建设日益完备，但工会档案信息资源未得到充分的利用和开发。比如部分领导未加大档案相关工作的提倡与号召，档案负责人员也未注重传播相关的知识理念，档案信息资源未能散播到更加广泛的领域中进行运用。同时档案信息中的潜在价值得不到体现，进一步降低了工会档案管理工作效能，这使得档案管理工作陷入意识越来越差、工作能力越来越低、建设发展越来越缓慢的恶性循环中。

（四）档案人员综合素质能力有待提升。进入互联网大数据时代后，各行业要想推动自身建设与发展，必须要使用先进的管理技术和大力培育所需人才。特别是在新时期背景下，不仅要保证人才队伍建设，还要注重提高人才队伍整体素质。对于工会档案管理工作来说，更需要提高工作人员的综合素质能力。同时各部门之间相互交流合作、计算机网络管理体系建设、资料的收集与保管等，都对工会档案管理人员提出更高的要求。但就现实而言，无论是工作意识，还是素质提升，抑或是能力构建，工会档案管理人员都没有满足发展需要和现实需求。比如部分档案工作人员是兼职人员，专业技能水平低，缺乏相应的工作经验，常常出现资料收集与整理不及时、相关文件书写不规范等情况。同时部分档案工作人员习惯于传统工作模式，对全新的工作模式尚不适应，需要单位加大教育培训力度，提高其综合素质能力，以提高工会档案管理工作的质量和效率。

三、工会档案管理中常见问题解决策略

（一）加强队伍建设，提高管理意识。为了推动工会档案管理工作的开展，提高工会档案管理质量和效率，单位应注重工会档案管理人员队伍建设，解决设备不完善、人手不足等常见问题，充分发挥档案管理在企事业发展中的作用。基于此，单位应明确工会档案工作的发展形势，了解时代发展对工会档案管理工作提出的新要求，将工会档案管理工作作为单位发展的重要战略，将工会档案人才队伍建设放在重要位置上。通过结合自身发展情况和现实条件，适当投加人力、物力、财力推动工会档案人才队伍建设，同时也要解决场地、设备、运作经费不足等问题。在建设档案人才队伍时，要充分认识档案管理工作范围广、工作量大、工作内容繁杂、工作难度高等特征，了解档案人员在具体工作中遇到的现实困难。立足于工会档案工作发展需要，重新量化工作任务，合理增设工勤岗位，逐步优化工会档案管理结构。然后拓宽招聘渠道，提供薪资待遇和岗位晋升空间，吸引社会上的档案管理人才，以此不断扩充和壮大档案管理力量，逐步建设一支素质高、能力强的专业档案管理人才队伍。

为推进工会档案事业建设，除了加强人才队伍建设外，还需要提高领导和工作人员的档案管理意识。首先，领导应深刻认识到档案管理工作的重要性和必要性，依据单位当前发展需要，给予档案管理工作更多的关注和支持，加强对档案工作的监督与管理，不断为档案工作创造良好环境，把舵档案管理发展方向。其次，档案管理人员需要增强管理意识，严格按照各项规章制度落实工作任务。一是提高规范意识。对于下发到自己手中的文件资料要严格按照程序做好立卷、归档、编号等工作。二是提高保密意识。对于工会会员信息等要严格依据保密要求，按照等级进行分类管理，做好记录和保密工作，避免泄露信息，给相关工作带来麻烦。三是提高开发意识。认识到档案管理工作的重要性及意义，重视强化档案的开发与利用，充分挖掘档案的内在价值。四是提高现代管理意识。认识到档案管理网络化发展的趋势，积极学习计算机技术，以此提高工作质量和效率。

（二）明确职责任务，完善管理制度。工会档案管理工作范围广、工作量巨大，且形式多变，要想提高其管理成效，必须要明确档案管理人员的职责和任务。在以往的工作模式下，工作任务不明确，致使工作中常常存有重叠或是不完整的情况。工作职责不明确，导致在发生问题后不能及时找到“症结”，也难以对人员进行追责，造成诸多人力、物力、财力浪费，所以单位必须要明确工作职责和任务。相关领导应提高对档案收集工作的重视度，善于结合本部门的工作性质和其他部门的实际需要，探索档案管理规律和方法，并在此基础上明确档案人员的工作职责和任务。比如“收集哪些材料”“收集的材料要归类到哪个部分”等，让每个档案人员都能在既定的目标和方向下开展工作，确保资料收集是有价值的、有意义的，从而为开发和利用档案提供便利条件。

单位主管领导应制定和完善工会档案管理制度，以此提高工会档案管理水平。利用健全的管理制度指导各部门司其事、尽其责，严格按照制度要求及时完成工作任务。首先，针对当前档案人员懈怠的工作情况，应制订严格的奖罚制度。对于收集、整理、保管资料等工作中存在疏漏的人员给予严厉的处罚；对于保质、保量、保时完成工作的人员给予物质和精神奖励。同时也要依据绩效考核，掌握档案人员的工作素质和能力，建立 “能者上、庸者下”的任职机制，进一步提高档案人员的竞争意识及对工作与学习的重视度。其次，要注重完善档案工作流程，严抓不规范、不严谨的工作问题，促进全体档案人员养成严谨、认真的工作作风。一方面，按照既定的管理程序加强管理，强化档案人员的工作意识，让每个档案人员都能在监督与管理下，做好收集、整理、分类、汇总等工作；另一方面，完善合作制度，采取激励措施，进一步提高全员的集体意识，推动各部门的合理配合，逐步消除信息交流之间的壁垒，使档案之间的传递更加高质高效，为单位作决策提供依据支持。

（三）挖掘潜在价值，合理开发资源。工会档案管理工作是一个综合性、系统性的建设工程，其资源的开发与利用关乎着工会职能和效用的发挥，影响着工会工作的健康可持续发展。要想使工会的职能和效用得到充分发挥，需要合理开发和科学利用档案信息资源，最大限度挖掘这些资源的潜在价值。相关工作人员在开发和利用工会档案信息时，应注重加强自己所在部门的档案工作系统与外部信息的联系，善于从多种途径中挖掘单位所需要的各种信息资源，以突出单位的职能作用。必要时，工会档案管理人员还应拓展信息资源开发渠道，将更多的工会档案信息潜在价值转变成实际应用价值，为单位工作提供支持与保障。

此外，要注重档案工作的提倡与号召，加强知识理念传播。应继续强化档案人员参与档案信息开发与应用的积极性，进一步提高档案人员的思想觉悟和工作意识。树立主动服务思想，提高档案人员的素质和能力，提倡无私奉献精神，使其能够对所收集的档案信息进行高效处理和深层加工，将档案信息利用效益发挥到极致。以工会会员信息的采集建档工作为例，通过开展工会组织及工会会员信息采集、录入、建档及动态管理工作，全面精准掌握工会组织及工会会员的实名数据信息，推进工会组织和工会会员管理制度化、规范化、信息化、网络化，构建工会普惠性服务体系及提供就业指导、困难帮扶等，提升工会组织服务职工的能力和水平。

总的来说，单位工会档案人员应始终牢记自身的使命和职责，善于从更多的角度上发现和认识问题。通过利用科学的手段丰富工会档案信息资源，提高工会档案信息资源的开发与利用水平，才能切实提升工会档案管理效益，为有需求的民众提供更加优质的服务。

（四）加强专业培训，提升素质能力。档案人员是工会档案管理工作的支持者、推动者，其专业水平直接影响工会档案工作的开展质量。特别是在当今社会发展形势下，网络信息技术的不断成熟与运用，对工会档案管理人员的工作提出了新的标准，也对工会档案管理人员工作能力提出了更高的要求，所以企事业单位必须要强化工会档案管理工作人员的综合素质。通过开展及时性、全面性的培训，帮助他们快速提升专业水平，促进他们发挥岗位价值。首先，部门领导者应结合实际情况，为工会档案管理人员提供计算机培训课程，让他们更加娴熟地使用计算机整理资料，比如将文字资料转化成电子书或其他形式的文档形式，比如将繁体字资料转化成简体字资料等，以此提高档案人员的计算机操作水平。同时，要重视计算机应用安全防护工作。通过制定明确的计算机使用规则，要求档案人员按照规则进行操作，加强对病毒的扫描与排杀，确保计算机处于健康、安全、稳定的工作状态，以防止信息内容被窃取、被篡改。其次，部门领导者应聘请专业人员开展档案信息资源管理培训，使每个工会档案管理人员都能在培训中掌握新知识和新方法，更好地适应档案管理工作环境，提高工会档案管理工作的质量和效率。同时部门领导者也要积极开展相应的思想素质培训。通过加强责任意识、奉献精神、职业素养等方面的教育，提高档案人员的思想政治觉悟，使档案人员树立正确的“三观”，不断在工作实践中获取精神动力，从而为工会档案事业建设作出贡献。

四、结语

综上所述，在新的发展形势下，我国重视企事业单位的工会建设，对工会档案管理提出了明确要求，但在实际的工作中，档案管理依然存在人才队伍建设滞缓和管理意识薄弱，档案管理工作开展不科学、不规范，档案的使用价值未得到充分体现，档案管理人员素质能力不强等问题，需要制定相应的对策进行解决。唯有如此，才能充分发挥工会档案管理的价值效用，为企事业单位发展提供动力。