对标“六化” 促进档案提质增效 助推航空强国事业

文/中国航发湖南动力机械研究所（608所） 陈燕

近年来，随着我国经济社会的发展进步，信息化、网络化、智能化已渗透到社会生活中的各个方面，给工作生活带来了前所未有的深刻变革。档案工作在时代的大潮中，正经历从管理纸质档案到电子档案，从手工操作到智能化操作，从信息孤岛到联网共享的变化过程。对于研究所来说，档案中心是研究所最大的数据资源集合，研究所的档案管理正面临着大数据时代的挑战和新的发展。作为档案工作者需要正确认识机遇与挑战，应势而动、顺势而为，立足本职、围绕中心、服务大局，对标《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出的要求，稳步推进档案治理法治化、档案资源多样化、档案利用便捷化、档案管理信息化、档案安全高效化、档案队伍专业化，促进档案提质增效，助推研究所科研生产管理再上新台阶、早日实现航空强国的伟大梦想。

一、档案治理法治化

（一）构建完善的档案管理制度体系和档案信息化相关的档案标准体系，做到有法可依。为了做到有法可依，档案工作流程有据可查，研究所将国家和上级机关颁布的各项档案法规制度和标准结合本单位档案工作实际，系统地修改和制订了多项档案管理制度、档案工作程序和岗位责任及标准，这些档案管理制度与标准涉及文书、产品科研课题、基建、设备、会计、经营、标准、声像、出版物、实物等各门类各种载体的档案，对档案人员如何做好各门类档案收集工作做了详尽的规定。形成了从上而下的档案管理制度体系，可以指导专兼职档案员规范从业。随着档案信息化、网络化、智能化的发展，国家近年来出台了一系列的档案管理信息化标准，例如：《电子档案移交与接收办法》《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）、《电子文件归档与电子档案管理办法》（GB/T18894-2016）、《数字档案馆建设指南》《企业数字档案馆（室）建设指南》《国家档案局关于修改〈电子公文归档管理暂行办法〉的决定》《国务院关于在线政务服务的若干规定》。我们要时常对标国家标准、行业标准等指导修正研究所的档案管理标准。

（二）严格执行“三纳入、四参加、四同步”，做到有法必依。所谓“三纳入”是指把技术文件材料的形成、积累、归档工作纳入单位科研生产建设和经营管理等各项计划之中，并严格进行考核，纳入单位科研生产建设和经营管理等各项工作制度和工作程序，纳入各部门和有关人员的岗位职责。这样就做到了制度中有明确的规定，计划上有了可靠保证，向上争取到领导的重视和支持，向下落实到班组和个人的岗位职责，同时档案室督促检查并及时在业务和物资方面给予帮助。“三纳入”的贯彻实施，密切了我所档案工作与科研生产活动的关系，使档案工作贯穿科研生产活动的全过程，并随着科研生产活动发展而不断壮大。“四参加”是指档案部门必须参加产品定型、重大科研课题鉴定、基建工程竣工和重要设备开箱。为此，所财务部门、科研部、档案部门共同规定：没有档案部门提供的档案资料，不能召开产品定型会和科研成果鉴定会；科研部、质量部、档案部门共同规定:凡未归档的试验设备不组织验收，而未验收的设备则不得投入使用。通过切实贯彻“四参加”做到了档案部门参加科研成果评定、基建项目竣工验收，参加引进设备到货开箱验收，参加型号研制专业技术会和科研项目鉴定会等重大科研生产活动，同时对文件材料进行检查、验收，深入了解航空科研产品生产、技术活动情况和科技文件材料的形成，积累、归档情况，及时收集应该收集的科技文件材料和技术资料，监督科技文件材料的归档。“四同步”是指科研生产管理与建档工作同步管理：下达科研任务与下达归档要求同步；检查科研生产管理工作进度与检查归档情况同步；验收、鉴定科研项目与验收、鉴定档案材料同步；上报评奖、提职考核与档案部门出具相关的归档情况证明材料同步。

（三）坚持档案业务指导和档案行政执法并举，引入监督考核机制，做到违法必究。档案业务指导是指由国家档案法规授权机关及其工作人员、依据党的路线方针政策和国家关于档案工作的法规，对所辖区域内的国家机关、社会组织以及个人在档案事业方面所进行的指导。档案行政执法是指我国县级以上人民政府的档案行政管理部门按照法定职权，在执行法律、法规、规章，开展档案事务行政管理过程中，对具体事件和行政管理相对人所采取的、发生权利义务关系的具体行政行为。如何将档案业务指导和档案行政执法“两手抓”？作为档案执法人员必须具备协助解决问题的能力，用业务指导完善行政执法，用行政执法推动业务指导。为了提高业务指导的效率，还可以适时推进档案业务指导信息化，通过搭建档案工作者的沟通交流平台，为档案工作者提供快速的信息和业务知识解答，解决工作中的难题。过去，传统的档案管理条件下，归档率不是很高，经常出现应归不归的情况，往往多次催归效果不佳。现在以信息化为抓手，通过流程优化将工作计划、归档情况、绩效考核进行自动关联。引入监督考核机制彻底改变了归档管理工作的被动局面，提质增效十分明显。

二、档案资源多样化

（一）切实落实国家档案局10号令，强化源头管控，把好档案资源建设关。根据国家档案局《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）的要求，从2014年10月起，研究所开展了为期两年的《研究所文件材料归档范围和档案保管期限表》编制工作，为此专门成立了编制工作领导小组及编制工作小组，发动全所按计划，规范有序地开展编制、审查工作。在编制与审查工作中主要把握的原则是：1.与时俱进。要全面涵盖研究所各业务部门的应用系统和各业务环节中产生的文件材料，尤其要关注新形势下由于业务创新和因业务流程再造而产生的文件材料编入归档范围。2.统筹安排。要全面分析和鉴别研究所形成文件材料的现实作用和历史价值，兼顾国家其他有关法律、法规对档案保管的要求，统筹各门类、各种载体文件材料归档要求、归档范围和保管期限。3.具有可操作性。要保证文件材料归档范围和档案保管期限表的可操作性，针对研究所业务工作及形成文件材料的实际情况尽可能对归档范围细化。4.做好保密工作。各单位在归档范围内的文件材料做好定密和标密工作，密件的制作、移交要符合研究所保密和归档的要求，切实做好涉密载体的保密管理工作。《研究所文件材料归档范围和档案保管期限表》于2018年10月正式发布，有效解决了研究所档案的科学布局、合理归属、有法可依等根本性问题，对于加强研究所档案资源体系建设，维护研究所档案资产的完整与安全具有十分重大的意义。《研究所文件材料归档范图和档案保管期限表》的编制与审查得到了各级领导与相关单位工作人员的高度重视，无形中起到了提高全员档案意识的作用。

（二）积极推进各应用系统与档案管理系统的集成，打造涵盖全业务范围的综合档案信息资源中心。随着研究所信息化水平的提高，近年来，研究所引进并开发了许多应用系统以便于提高工作效率，如门户系统、PDM系统、财务系统、MES系统等。应用系统的实施，简化了工作流程，实现了无纸化办公，给工作带来便利的同时也出现了新的问题，那就是各应用系统之间信息的交互传输问题、数据共享问题和系统间的相互协同问题。如果以档案管理系统为中心，将各应用系统的某些模块与档案系统进行集成可以有效地解决这个问题。通过集成，使各应用系统与档案管理系统之间方便快捷地进行数据传输、工作协同，避免数据重复录入的同时，能实现一键归档，确保各应用系统中有价值的档案资源不流失，方便日后的开发利用。当然，要想实现各应用系统与档案管理系统的无缝对接，首先要保证应用系统中的信息与档案管理系统中信息规范一致，各应用系统的业务流程规范、数据规范才能实现集成。

三、档案利用便捷化

传统的档案利用方式主要有：档案查阅、档案外借、档案陈列展、编辑出版、档案咨询服务等。科研信息化与管理信息化的推进使得档案利用方式更为便捷。

（一）数字档案馆可以提供各类归档文件在线检索和全文浏览。系统能够随时完成文件全文归档，也能将库存历史数据扫描后存档。授权用户可以在研究所局域网的任何终端登录进行检索查询、浏览全文、有限下载。

（二）创建协同平台，实现档案数据的异地推送。过去用于异地加工的蓝图主要是用底图晒蓝，从底图晒蓝、打包发送到加工单位接收蓝图，一般需要7～15天，大批量图纸周期更长，有时甚至需要1个月，程序繁琐、效率低、成本高，相比过去的旧模式，档案数据的异地推送大大提高了效率，降低了成本，为科研生产赢得了宝贵时间。

四、档案管理信息化和档案安全高效化

实现档案管理信息化的必经途径是建设数字档案馆。数字档案馆是应用现代信息技术，利用数字化手段，以综合档案信息资源处理为核心，对电子文件等数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施连接和提供利用，实现资源共享的系统。

数字档案馆的建设和利用，涉及多方面的安全问题，其依托的园区网络采用了身份认证、识别、安全审计、权限控制、防火墙、防病毒、安全备份等多重安全保密技术、并对数据库进行定期备份和异地备份，维护数据库事务日志，避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失。

五、档案队伍专业化

网络信息时代和数字档案馆建设对档案工作人员的素质提出了多方面的要求。第一，必须具有过硬的政治思想素质。要有坚定的立场、信仰、思想方法和党性修养。要把习近平新时代中国特色社会主义思想作为档案工作者教育的重点，深入系统地学习领会；第二，要有扎实的档案专业知识，能熟悉并掌握电子文件和电子档案整理和利用的知识；第三，要具备良好的英语水平、科技知识和文字处理能力；第四，需要掌握和更新计算机和网络通信方面的知识；第五，要具有信息研究能力；第六，要增强服务工作的敏锐性、主动性。要主动加强与各个工作部门的联系，了解各部门对档案信息的需求，积极主动提供优质服务。要努力营造人才辈出的良好环境，不断加强档案专业队伍建设。要以数字档案馆建设为契机，打造一只既懂档案管理，又懂信息技术的复合型人才队伍。