探讨人事档案管理的重要性及优化途径

文/山东省临沂市兰陵县教育和体育局 冯浩

目前我国经济发展取得了较大突破，事业单位内部也在进行深化改革。与此同时，我国科学技术发展迅速，信息技术在很多行业和领域都得到了广泛应用，并取得了不错成效。对于事业单位人事档案管理工作而言，可以将先进技术应用其中，提升档案管理工作的规范性，同时也有助于提升事业单位整体管理效率。

一、人事档案管理的重要性

（一）为人事考核提供依据。人事档案详细记录了个人的学习经历、社会关系、工作状态等各方面信息，在对档案进行管理时，可以将该员工的专业程度、个人优势、工作经验等信息记录其中，让人事部门对该员工有更加全面的了解。在对员工进行考核时，也能够从档案中的相关内容对员工有大致了解，从而使职工得到更好发展。

（二）为人力资源优化提供依据。在事业单位人力资源管理过程中，最重要的就是要将合适的员工安排在合适的岗位上，实现人力资源的最合理分配，让员工能够充分发挥个人价值。在对人事档案进行管理时，便于人事部门、档案管理部门了解职工的所有信息，包括其学历、年龄、专业技能等，从而对岗位进行合理安排，这是人力资源优化的良好体现。

（三）有助于单位的深化改革。在当前我国经济发展进入全新阶段的时代背景下，各行各业都迎来了新的发展机遇，产业升级脚步加快。对事业单位而言，需要顺应时代发展趋势，积极进行内部改革。人事档案是职工信息的重要记载，在对有关档案进行管理时，能够让单位发现在人员招聘、人力资源配置、绩效考核等各方面存在的问题，从而制定针对性的解决方案，这对事业单位内部的深化改革具有重要促进作用。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）重视程度不高。事业单位性质特殊，不会受到经济市场的太大影响，很多职工在日常工作中，对人事档案管理工作的认识程度不够，认为这是可有可无的工作，与其自身利益和个人发展并无太大联系。部分领导在工作中十分被动，岗位职责模糊，管理工作具有强烈的滞后性。

（二）管理制度不完善。完善的制度体系是人事档案管理工作顺利开展的前提，受到单位领导不重视以及其他各方面因素的影响，很多事业单位并没有建立完善的制度，对人事档案管理行为进行约束，导致档案资料利用率低下、查阅起来较为困难，难以切实为事业单位的稳定发展而服务。

（三）信息化建设不足。当前信息技术在很多行业都得到了广泛应用，而部分事业单位人事档案管理人员并未充分意识到先进技术的优越性，依然沿用传统人事档案管理办法，工作效率低下，容易造成档案数据丢失。除此之外，领导人员没有加大资金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式来应对海量人事档案，也是导致人事档案管理工作质量难以得到提升的原因之一。

三、提升人事档案管理工作水平的策略

（一）提升对人事档案管理工作的重视。事业单位人事档案记录了职工的资历以及其他各项重要信息，是人才选拔过程中的重要参考依据，做好该工作，是事业单位完善其内部管理职能的重要体现，也有助于实现可持续发展。在实际工作中，事业单位管理人员需要积极转变思想理念，充分意识到该工作的重要性，领导人员要以身作则，起到模范带头作用，基层档案管理人员也要了解工作内容，明确自身职责。可以主动学习其他单位的先进管理经验，但不能完全照搬，要结合自身实际发展特点进行合理调整，从而提升人事档案管理工作效率和质量。

（二）完善人事档案管理制度。在事业单位各项工作开展的过程中，都需要以完善的制度体系作为重要保障，确保各项工作都有章可循，严格按照规范进行，只有这样，才能够确保人事档案管理工作朝着科学化、精细化的方向发展。具体可以从这几个方面进行。首先，事业单位要优化内部组织结构，建立规范的人事档案管理制度体系，可以借鉴其他单位的经验，在实践过程中对管理体系进行不断调整和优化。在收集信息、整理信息、分析信息的过程中，要确保全面，避免发生遗漏；其次，事业单位管理人员还可以根据实际情况建立奖惩体系，激发档案管理人员的工作积极性，对表现优异的员工进行物质和精神奖励；对已经发现的违规行为进行处罚。除此之外，还可以建立绩效考核体系，将员工薪酬奖金发放和绩效考核结果相结合，要确保绩效考核标准、过程、结果的公开透明，保持反馈渠道畅通，一旦员工对考核结果有疑问，可以及时进行反馈。在奖惩分明的制度体系的作用下，人事档案管理人员在日常工作中，会更加注重细节，从而提升人事档案信息的完整性。

（三）强化人事档案管理队伍的综合素质。想要有效提升人事档案管理工作质量，就必须从强化工作人员的专业能力做起，这样才能为事业单位的稳定运行提供保障。事业单位人事部门、档案管理部门需要意识到人才队伍建设的重要性，在日常工作中加强对人员的管理。一方面，想要从源头上提升人才质量，可以提升招聘门槛，吸收优秀人才加入，可以和各大高校建立合作伙伴关系，让高校成为向事业单位人事档案管理输送人才的摇篮。在新鲜血液的帮助下，人事档案管理队伍会更有活力，综合素质也能够得到保障。年轻员工的加入，会带动老员工的工作状态；老员工拥有丰富的工作经验，在实践中也能够对年轻员工进行指导。在两者互相配合下，人事档案管理工作效率和质量可以得到显著提升。从另一方面来看，不仅是档案管理部门，人事部门也需要充分发挥其作用和价值，定期开展教育培训活动，培训内容不仅要包括档案管理人员的专业能力，还需要涵盖精神层面，例如工作意识、工作态度、职业道德修养等各方面，让工作人员能够以先进的意识来指导实践，让其具备保密能力、交流能力以及良好的服务能力。最后，还要对人事档案管理人员对专业技能的掌握情况进行考核，确保其资质、能力满足实际工作要求，要保证工作人员能够在自身岗位上与时俱进，不断创新，以更好顺应事业单位人事档案管理工作的变化。

（四）加快人事档案信息化建设。近些年，我国科学技术发展迅速，信息技术在很多行业和领域都得到了广泛应用，并取得了不错成效，信息技术的推广和使用，为事业单位人事档案管理工作指明了新的发展方向。在档案管理工作开展过程中，工作人员需要意识到先进技术的优越性，严格遵循“互联网+”的要求。首先，在信息技术的作用下，数据信息的保存方式、数据的收集方式都发生了较大变化，事业单位也要将传统的纸质档案管理模式，转变为电子档案管理模式，可以根据实际情况建立信息化的管理平台，在建设过程中，要遵循国家法律的有关要求；其次，要进一步提升人事档案信息化管理平台的功能性，要涵盖档案收集、档案整理、档案归类、档案查阅、档案传输等各方面信息，在信息化平台的作用下，事业单位内部各部门能够加强交流，提升信息共享的时效性；最后，在复杂的网络环境下，还要确保人事档案信息化管理的安全性，要营造良好的网络环境，具体可以从硬件和软件这两个部分进行。从硬件角度来看，事业单位需要加大资金投入力度，完善基础设施建设，配备专业化的计算机和服务器，定期对硬件设备进行维护和保养，确保其功能性符合工作要求；从软件的角度来看，档案管理人员要具备熟练的软件操作能力，避免因自身能力问题而导致档案数据丢失。除此之外，还可以通过建立防火墙、设置网络安全屏障等手段，让人事档案管理系统免于黑客和病毒的攻击，加强对人事档案收集、整理、入库、归档、查询、转移、销毁等各个环节的管理，确保信息的安全性。

（五）创新人事档案管理方法。尽管事业单位人事档案管理工作面临着较多困难，但是在实际工作中，只要方法正确，就能够起到事半功倍的效果。例如可以推行全面质量管理方法，以质量为中心，提升事业单位各部门的参与度，以实现预期目标。人事档案管理工作和员工个人利益有着密切联系，在人事档案管理工作开展的过程中，确保全员参与很有必要，这也能够促进各项工作得到有效落实，提升人事档案管理工作效率。

四、结语

总而言之，人事档案管理工作对事业单位的稳定发展具有重要意义，在人事考核、人力资源优化中都起着重要作用。在当前我国经济发展进入全新阶段的背景下，事业单位内部改革工作也在深入推进。在人事档案管理工作中存在的各种问题，需要有关人员创新管理办法，转变思想观念，提升自身素质，积极引进先进技术，提升人事档案管理水平，推动事业单位的稳定发展。