办公室文件传阅工作过程管理分析

2021-11-22国家广播电视总局五五二台陈妤

办公室业务 2021年13期

文/国家广播电视总局五五二台陈妤

现代化办公管理对文件传阅工作的效率和质量都提出了高标准、严要求。办公室文件传阅工作的效率和质量，是文秘人员工作能力的直接体现。因此，工作人员要在文件传阅过程中遵循原则，有效提升文件传阅工作的效率，不断优化文件传阅工作的质量。用科学有效的方法，对办公室文件传阅工作的过程进行管理，是文秘人员的重点工作内容和工作目标。

一、在办公室文件传阅工作过程中必须遵循的管理原则

（一）文件传阅夹管理原则。为使文件更加便于管理和查找，文件传阅夹要做好专夹专用，对文件做好归类存放。如针对省市政府、局机关以及批办文件等，要分不同的文件夹分别进行存放，不能混合使用和存放。

（二）传阅顺序管理原则。事业单位在进行办公室文件传阅的过程中，要遵循相关传阅顺序流程。在传阅工作过程中，若遇到领导外出，可以将文件顺延到下一位领导处进行传阅；外出领导回来之后，要及时进行补阅。这样不仅提升了文件传阅速度，更能有效防止文件积压等问题的产生。

（三）文件登记手续的管理原则。对领导批示的文件，要进行严格的手续登记管理，做到准确掌握每个文件的行踪。另外，相关文秘工作人员要尽到自己的责任和义务，注意提醒领导在传阅文件时不要将文件从文件夹中抽出或留存，避免发生文件丢失或失控等情况。

（四）领导批示的文件落实原则。领导已经进行了批示的文件，要在登记后和相关部门及时取得联系。特别是针对需要及时办理的文件，文秘人员在做好登记之后，要和相关部门及时取得联系，并做好办理结果反馈工作。

（五）文件保密管理原则。对办公室文秘人员，要提升其专业素养，强化文件保密意识。要制定科学、专业的文件保密工作制度，避免文件传阅工作中出现信息或内容泄露等问题。对已经传阅完毕的文件，文秘人员要按照规定及时存档，以免造成文件遗失等事件的发生。

二、办公室文件传阅工作过程管理中文秘人员的职责综合素质

（一）文秘人员要严格遵守文件保密工作的纪律。

文秘人员每天要面对很多不同密级的文件，在文件收发的过程中，要严格遵守《保密法》以及保密规章制度和文件传阅的相关制度，做好保密工作，提升保密意识，以高标准要求自己，以工作中无失误为目标，切实做好重要文件和重点单位的保密防范工作。另外，文秘人员会经常出入领导办公室呈送文件、资料，可能遇到领导商讨、研究保密事项，这就要求文秘人员具有一定的专业素养，知道工作中哪些不该听、不该说、不该看以及不该问，严格遵守保密纪律，做好文件保密工作。

（二）掌握并熟悉领导的分工和职责范围。在办公室文件传阅工作中，要想提升工作效率和质量，必须对相关领导的分工和职责范围进行清晰了解和掌握，以求在传阅和批送文件的过程中做到准确无误。同时，要掌握各个部门的工作流程以及相关单位的公文处理流程，把文件及时、准确地传递到相应部门，使文件传阅工作高效、快捷、无误地进行。

（三）提升文件收发效率。文秘工作人员在文件传阅工作中，做好文件的收发、分类、编号以及登记等工作，是有效开展文件传阅工作的基础。文秘工作人员要做好文件传阅单的粘贴，接收的文件要及时给领导传阅、分类归档。在传阅过程中要严格按照规定的范围进行传阅，禁止私自扩大传阅范围以及将机要文件带出办公室等行为。同时，文秘人员即使每天收到再多的文件，也要对每一份文件进行认真仔细地阅读，这样才能准确根据文件内容进行发文，以免出现遗漏或报错领导等情况发生。另外，为了确保文件及时下达，文件的登记要做到不过夜，急件要急办。针对需要结果的文件，要用颜色醒目的记号笔进行标注，特急件要直接和相关领导取得联系，落实到位。

（四）文秘人员应具备的素质。文秘人员的专业素质对文件传阅工作的效率和质量有直接影响。新的时代发展背景下，对文秘工作者的素质提出了更高要求。文秘人员必须在思想政治、职业道德、心理素质以及业务能力等方面都具备较高素质，才能在竞争激烈的现代化社会求得发展。1.基本素质。（1）身体素质。健康的身体是文秘人员应具备的基本条件，也是做好文秘工作的重要前提。身体情况欠佳的人很难胜任文秘工作。（2）心理素质。文秘工作者要具备健康向上的心理状态，不让情绪影响工作，以平和的心态对待每天的工作。若是心理不健康，无法控制自己情绪，也无法胜任文秘工作。（3）思想素质。作为文秘工作者要具有爱岗敬业精神，实事求是和创新的精神，还应具有一定的社会责任感、宽阔的视野和胸怀。2.政治素质。文秘工作具有一定的政治性，因此，文秘工作者应该加强自身的政治修养，注重思想政治素质的提高。在文件传阅工作的开展中，文秘工作者在做好本职工作的同时，要坚持正确的立场，树立正确的人生观、价值观以及世界观，具有政治鉴别力和政治敏锐性。文秘工作者接触的都是文件档案，无论国家机关还是企事业单位，其档案室所保存的都是政治、经济、文化科技等相关内容的文件材料，是国家的财富，具有一定的政治价值。因此，文秘工作人员必须注重自身政治素质的提升。3.业务能力素质。文秘人员要具有一定的业务素质。首先，要有扎实的理论知识基础、公文的处理技能、外语包括等。还要注重对信息的收集，关注各行业的发展动态等。其次，文秘人员要具备一定的实践经验，在工作中要总结好的工作经验和方法，加强交流和学习，提升工作效率和工作能力。此外文秘人员要具备较高的办事能力。文秘工作琐碎而且烦杂，工作人员要具备较高的办事能力，掌握工作方法和办事技巧，注重在日常工作中对自身办事能力的提升。4.文化知识素养。文秘工作者在工作中面对的是各类文件，因此要注重自身文化素养的提升。首先是基础的文化知识方面，从对文字的理解到文章的写作、知识的广度及宽度，还有对文章的论述等。其次要不断对新事物和新知识进行学习，例如当代社会出现的新文化、新观点等，并对社会科学以及自然科学进行较为深入的了解，打好自身文化基础，才能做好文秘工作。第三要掌握计算机技术。计算机技术的应用在现代化办公中已经十分普及，文秘工作中计算机技术的应用，可以让工作效率得到有效提升。

三、良好的办公室文件传阅工作过程的管理方法

（一）文件的归档和分类要科学规范。办公室文件传阅工作过程中，对文件进行签收、登记以及分类存档等，是传阅过程管理的主要内容，也是非常重要的工作内容，各项工作都应由专人来负责。如文件应由固定工作人员经查验无误后进行签收。文件的登记工作应由专门负责登记的工作人员根据文件的题目、日期、编号、机密等级和程度等进行登记管理。给文件分类是一个相对细致的过程，工作人员可以按照上级、同级以及下级三类文件标准进行分类管理；也可以按照文件的性质和内容，把文件分为分报件和呈报件两类。另外，办公室的文件传阅顺序可以采取由下至上的顺序进行。这样的传阅顺序有助于下级领导更加准确充分地发表意见，也有助于上级领导更加清晰地了解单位内部各层员工的想法和建议，便于正确判断和决策。

（二）文件的摘要和记录要严谨准确。办公室文件传阅工作过程管理中，相关工作人员首先要对每一份文件进行认真阅读和分析。对文件的主要内容进行摘要和记录，以便单位各个部门和领导进行传阅，更好地落实文件内容和精神，提升文件传阅工作的效率。如针对关于政策下达的文件，工作人员可以把旧政策先予以整理，然后将新、旧政策进行对比，再对新政策和新要求进行总结，更加方便领导进行参考和审阅，能大大提升文件传阅工作的效率。另外，对文件中与本单位相关的内容进行标示，更有利于领导快速找到与本单位相关的内容进行批示。

（三）强化文件传阅工作过程中的督办与监察管理。在文件传阅工作开展中，相关工作人员要加强对文件传阅工作流程、文件内容以及文件档案管理等工作督办和监察。如在文件传阅的过程中，有一些需要领导批示的文件，工作人员要根据时效要求，及时督促领导进行文件的批示，提升工作效率，为单位整体工作的有序开展提供保障。对于需要落实的文件，工作人员要和相关部门及时取得联系，根据文件内容以及实际需求做好具体事项的跟进，使工作真正落到实处。