探讨大数据时代背景下的档案管理

文/河北省地矿局宣传信息中心 姚倩倩

大数据时代背景下，信息数据的重要性得以凸显。但从当前事业单位工作现状来看，档案管理工作存在人员重视度不足、档案管理信息混乱、档案管理缺乏针对性等问题，影响了事业单位整体工作的运行机制。因此，事业单位应加强先进技术、思维的运用，以大数据信息处理技术为依据，升级档案管理工作模式和人工操作方式，提升档案管理工作质量，提高档案管理工作实施效率，进而推动事业单位走向全面性、可持续性发展路径。

一、大数据时代背景下的档案管理实践现状

（一）模式的陈旧。大数据时代背景下，数据信息存在传递快、实效性高、数据信息巨大等特点，对事业单位档案管理的传统管理模式形成冲击，使档案管理工作随着处理信息数量的不断增多，呈现出信息数据收集、归档管理难等工作难点。而从当前档案管理现状来看，多数事业单位因档案管理重视度不高，依旧沿用陈旧的档案管理模式，使档案管理成效难以满足事业单位所需。例如，传统的档案管理模式对个人信息档案的归类整理，需要进行信息数据和身份信息的双重加密，很难对庞大的数据档案信息进行快速审核，因此，档案管理进行转型与升级迫在眉睫。

（二）人员能力不足。在档案管理工作实践中，档案管理人员作为落实各项工作要求的重要组成，需要对档案信息进行现代化办公技术的准确处理，以保障档案信息数据的快速归档和无用信息清理安全。而当档案管理工作转向技术层面时，则需要档案管理人员存在与时俱进的思维能力，助力于档案管理工作的转型规划，推进大数据技术更好地运用到档案管理体系中，进而不断提升档案管理工作成效。但从当前档案管理工作实践现状来看，多数事业单位都能够与时俱进，推进大数据技术在档案管理工作中的运用，但部分档案管理人员缺乏档案管理信息数据化能力、数据化思维，使档案管理工作止步不前，影响大数据技术在档案管理工作中的良好运用效果。

二、大数据时代背景下的档案管理实践方向

（一）档案数据采集。从档案管理收集层面来看，传统的档案管理收集模式，大都立足于已归档的档案信息，对这些档案管理材料进行整理、处置。但是，依据单位业务要求来划分档案管理内容，会发现部分数据信息存在归档信息记录上的模糊。而在大数据时代背景下，档案管理能从以往的档案收集整理模式，转变为档案数据采集方式，依托大数据平台，针对不同的档案信息类型、信息来源，提供多路径的数据信息收集获取渠道，使信息收集更加具体化、有针对性，为档案管理工作提供有质量保证的原始信息。

（二）档案数据处理。从档案数据信息处理层面来看，传统的档案管理要经历两种方式来判定档案信息的价值：第一种，档案信息归档之前对信息材料的初步判定；第二种，在档案信息归档之后，对其档案信息进行重审，并以此判定档案信息的价值性。而在大数据时代背景下，档案信息数据能够在大数据技术的支撑下，自动进行智能化判定与筛选、过滤、鉴定，以此从中判定档案信息的价值性，便于档案管理人员将有价值的档案信息做好保密工作，进一步提升档案管理信息数据的处理效率和使用价值。

（三）档案数据维护。从档案信息维护层面来看，以往的档案管理模式，大都以纸质的档案信息为存储方式，来保存档案信息数据。而大数据时代背景下，档案管理能够从以往的纸质档案存储保管方式向档案数据维护模式转变，使档案信息以电子化数据形式呈现，不仅便于档案信息的运用、分享、存储，还能够提升档案信息的管理成效，增强档案信息的运用效率。

三、大数据时代背景下的档案管理实践路径

（一）树立新的档案管理服务理念。在档案管理过程中，档案管理服务是人工操作重点。在大数据时代背景下，档案管理工作的实践，需要树立新的档案管理服务理念，以良好的理念来提升档案管理人员服务认知度，使其在大数据的支撑下，为事业单位各项工作的实践提供精准有效的信息数据服务。档案管理工作要树立新的档案管理服务理念，本着一切为事业单位利益为准的原则开展工作，并在档案管理工作实践中做到耐心、细心、热心、专心，提升档案管理工作在各项工作中的实践力度。档案管理人员要在工作中运用大数据技术思维，不断促进档案管理的精准化运作，以开放性的管理服务模式，提升档案管理服务满意度，并以档案管理优质性服务模式，致力于事业单位的全面性发展。事业单位要增强人员在工作状态中的服务意识，使他们的工作服务理念深入人心，推动档案管理工作流程下的大数据技术服务应用。

（二）拓宽档案管理途径。大数据时代背景下，应重视档案管理工作在企业发展中的关键性作用，推助档案管理工作模式方式理念的升级化，并借助先进技术的力度，进一步拓宽档案管理途径，以此为事业单位各项工作的良好开展，提供丰富且有针对性的档案信息服务。首先，在拓宽档案管理途径中，依托网络平台，打造档案管理数据平台，推出档案管理信息化进程，以档案管理数据平台为基础，加强档案信息的收集、分析、处理功效，不断提升档案管理工作实践质量。其次，在拓宽档案管理途径中，借助微信、微博、远程技术、云端，打造微博服务、微信服务、远程服务、云服务等服务平台，使档案信息以多路径、多途径、多方式进行收集、处理、获取，增强档案信息的有效运用成效，满足事业单位工作人员对档案信息的良好运用模式。例如：运用微信，以微信公众号打造档案管理板块，推进档案信息在平台中分享流通，同时根据档案信息的价值设定权限，在确保档案信息安全的前提下，增强档案管理工作成效。

（三）构建档案管理制度体系。大数据时代背景下，为档案管理工作良好实践提供保障而构建的档案管理制度体系，能为档案管理工作的有效开展提供保障。因此，事业单位在档案管理工作实践中，应重视档案管理制度体系的构建。在构建档案管理制度体系中，首先，要立足于以往档案管理工作制度体系，使档案管理制度体系与实践工作相适应、相符合。其次，结合大数据技术思维在档案管理工作中的运用，重视档案管理制度、档案管理服务制度的构建，增强档案管理制度体系的运用效能，以此推进档案管理工作良好的实践与开展。最后，在档案管理制度体系中，应重视员工激励制度的建设，以完善的激励制度，达到良好的档案管理工作实践成效，凸显大数据技术、科学技术思维和工作服务观念的实际作用。

（四）提升档案管理人员的工作能力。大数据时代背景下，档案管理工作的实践，需要提升档案管理人员的工作能力。事业单位在提升档案管理人员工作能力的过程中，首先，要帮助人员树立先进的工作思维，比如，服务网络化思维、信息化档案管理思维、技术性档案管理思维、共享性档案管理思维，以这些思维促进人员档案管理工作模式的转变，进而提升档案管理工作实践质量。其次，事业单位应根据档案管理人员实际工作效率，开展有针对性的档案管理工作培训，不断提升档案管理工作人员的专业化能力、职业化素养。档案管理人员也要根据单位派发的实际工作量，对档案管理内容进行认真处理，使自身工作存在岗位技术价值。

四、结语

档案管理要立足于档案管理过程中存在的不足，推进新的档案管理思维和技术应用，升级档案管理工作模式，发挥档案管理人员在事业单位整体工作的重要作用，助力事业单位综合竞争能力的提升。因此，在事业单位发展进程中，要重点关注档案管理工作的实践，明确档案管理与各项工作的关联，推进大数据技术的档案管理应用，构建档案管理数据库和工作数据信息库，实现档案管理的信息化、数据化发展模式。