档案信息化建设与档案管理的思考

文/秦皇岛市文学艺术界联合会 李潇

档案信息化建设是信息时代档案管理工作的重要手段，随着现代信息化技术在日常工作中的应用，不仅能加强内部档案资料保存的稳定性和长期性，还能让资源共享水平得到提高。由此可见，档案信息化建设对档案管理水平与质量有着很大的影响，决定着档案管理工作能否更好开展下去。由于传统观念等因素的影响，档案信息化建设与档案管理工作还存在一些常见的问题，导致档案信息化建设进度比较缓慢，与时代发展存在较大差距。因此，相关单位及人员应多加重视，对档案信息化建设与档案管理问题多加思考，从中找出一些对策加快档案信息化建设与档案管理水平的提升。

一、档案信息化概述

（一）档案信息化概念。档案信息化是指根据国家对档案管理的相关要求，利用计算机和网络技术等，对相关档案资料信息进行归类整理、保存和利用，使其更好地服务社会、单位与企业。由于以往传统档案管理通常以纸质档案为主，在档案归档整理上工作量大、效率不高，很难在档案资料整理过程中不出现失误或错误，保存过程中还会出现丢失或损毁等问题，在信息化时代发展中，该模式已经无法适应当前社会的需求。档案信息化管理能较好改善传统档案管理工作存在的问题，使档案管理的质量和水平得到有效提升。

（二）档案信息化特征。档案信息化建设工作主要是突破档案管理的传统模式，向多元化方向发展。在当前档案日常管理工作中，通过信息技术的应用，促进档案信息建设的推进，电子文件管理网站和数据库的建立，使得档案信息化建设成为档案管理的主要形式。另外，档案信息化管理还具有较多的特点及优势，如：有效提高档案管理工作效率、便于档案资料查找等。

二、档案信息化建设工作的具体内容

随着互联网的快速发展，为确保软件系统能够满足互联网、政务网等档案建设工作的实际要求，相关单位及人员需要开发出现代档案信息管理软件系统，使软件系统具有通用性和兼容性，进而满足政府机关、企事业单位、社会团体乃至个人对档案应用的需求。还要加强基础设施建设，为充分开发和利用档案信息资源提供软硬件设施，使计算机的利用率得到提升。需要注重档案管理的网络建设，使档案信息资源实现共享；要加强档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体数据库的建立以及电子文件的管理。利用网络技术和计算机技术便捷性的优势，借助数字化形式处理传统纸质存储的信息，同时加强档案信息类型的丰富化，满足不同群体的日常需求。

三、现代档案信息化建设与档案管理的常见问题

（一）档案信息化建设缺乏了解与重视。当前档案管理工作中，部分人员对档案信息化建设等工作缺乏了解，使档案信息化建设与档案管理工作的优势效果难以得到充分发挥。另外，由于部分单位领导对档案管理工作重视不够，管理人员无法充分利用档案管理信息技术，使档案信息化建设进度缓慢，影响了档案管理的水平和质量的提升，使档案管理工作很难提供满意的服务。

（二）信息资源的运用观念错误。档案信息资源是指各种档案原件、档案文献汇编、档案目录等内容。档案信息资源通过开发利用是档案资料根据实际需求，将馆藏信息通过查找、整理后成为动态信息并充分得到应用。因此，这就需要档案管理人员了解本单位以及其他组织对档案信息利用的需求，同时能根据实际需求将档案信息进行归档整理，并且通过多样化手段将其传递给需要的群体。但是个别管理人员并没有充分利用馆藏档案资源，也没有和社会生活充分联系起来，在实际工作中更侧重于档案资料的保存，没有将档案信息当作重要信息资源。因此，这种重保管轻开发的观念导致档案信息资源利用率不高，也无法发挥出其应有的价值。

四、加强档案信息化建设与档案管理的具体对策

（一）加强电子文件管理。通常情况下，电子档案文件主要是以现代数字环境为基础，结合计算机等技术形成的文件，将其存储在光盘、磁盘等载体当中，通过播放设备进行浏览与修改，并能上传到网络的各种文件。随着网络技术的不断提高，现代化办公设备广泛应用在现代档案管理工作中，电子档案文件的使用具有十分重要的地位。特别是计算机网络档案的建立，使更多档案资料信息传输到网络当中，使电子档案文件管理更加重要。因此，相关部门在档案管理实际工作中需要严格管控电子档案文件。首先，应建立相关的技术部门，对电子信息、档案资源网络等方面进行规范管理与维护，并加强提高电子档案文件归档工作的制度化与专业化以及电子档案文件管理水平。其次，要加强对电子档案文件的处理，管理人员需要处理好电子档案接收、保存、文件格式整理等相关工作，为电子档案文件的有效性提供保障。最后，加强电子档案文件的保存，对需要长期储存的文件要定期备份，保障档案信息的安全性。

（二）加强档案管理体系的完善。为加强档案信息化建设与档案管理工作的开展，相关单位及人员需要积极转变传统的思想理念与工作方式，充分认识到档案工作对单位运转与发展的重要性，并根据有关部门的政策规定与制度，对档案管理体系进行健全完善。以此为基础，结合档案管理工作的实际需要，对档案管理工作的具体目标进行明确，并在日常工作过程中对相关内容进行规范管控，避免由于操作失误导致档案资料出现损坏或丢失。此外，相关单位还可以借助综合评价方式开展档案管理工作质量的评价，以此来提高现代档案信息化管理水平。

（三）加强网络档案的创建。研究表明，通过创建网络档案，能够最大限度上保障档案管理的水平与质量，在网络档案建立中，需要建立档案网站，通过在互联网上建立站点，保障档案管理网络化建设工作能够顺利进行下去。档案网站的建立能够充分借助网络的优势发挥出宣传功能、展示功能以及服务利用功能。能够打破时间以及地域性的限制，并通过各种服务模块的设置进行多角度地宣传。在展示功能上，档案真实地记录了政治、经济、文化等各相关信息，通过网络档案信息化的建设，促进资源信息共享水平的提高以及档案资源的利用率。此外，应完善信息化建设相关设施，通过加强档案信息化建设以及档案管理水平的提高，完善硬件及软件等相关设施，为档案管理以及网络档案信息交换共享等提供更好的服务保障。

（四）加强信息化管理技术的应用。档案信息化建设与档案管理中，应注重其信息化管理手段的提升，是保证档案管理效率和质量的重要基础。首先要完善信息化管理制度，并严格执行档案管理制度，促进实际管理水平的提高。其次要积极应用先进的管理方式，突破传统档案管理方式的局限性，确保最大限度上提高档案管理的信息化水平，促进现代档案信息化建设的健康发展。

（五）加强档案人员专业水平的培养。档案管理人员作为现代档案信息化建设及管理工作的重要参与者，不仅需要注重对档案的管理，同时还需要加强相关资源的应用。需要具备一定的计算机、信息技术基础，能够将档案信息通过整理之后快速准确地提供给需要的人，将馆藏档案通过多种方式进行传播，激活档案室中的知识和信息，实现资源共享，发挥出其应有的社会价值。同时，为了强化提高档案信息化建设与管理工作的水平，离不开专业人才的培养。首先，档案管理部门需要根据实际工作需要，选择专业素质较高、能够充分掌握计算机知识与技能、规范高效地完成日常工作的员工；其次，要不定期组织开展相关培训学习，使管理人员专业素质与技术能力不断提高，树立先进的档案管理理念，激发起创新潜能，从而满足现代档案信息化管理工作发展的需要；最后，需要设立竞争机制，通过合理的岗位设置和竞争机制，激发出档案管理人员自身的工作热情与积极性。

五、结语

在现代化社会发展中，档案信息化建设对于档案管理工作有着重要的帮助，对档案管理后期以及使用有很大的影响。加强档案信息化建设，对传统档案管理方式进行优化变革，有利于提高档案管理的质量和效率，以及实现对档案资源的优化和充分利用，提高档案管理整体水平。因此，档案管理部门应紧跟时代发展，积极创新档案管理工作思路，并借助现代化信息管理技术的应用，使档案信息化建设更好适应新时期社会发展需要。