疾病预防控制中心档案信息化管理研究

2021-11-22海口市疾病预防控制中心黄海金

办公室业务 2021年13期

文/海口市疾病预防控制中心黄海金

疾病预防控制中心的档案管理工作，在信息技术的支持下不断规范化，不仅提高了档案管理的效率，同时也增加了档案的安全性以及提升了档案的利用率。但是，从目前疾病预防控制中心档案信息化管理的现状来看，仍然存在一些问题需要改进。因此，需要对其进行有针对性的优化和改革。

一、疾病预防控制中心档案信息化管理的重要性分析

（一）有利于档案管理的效率。传统的档案管理工作采取纸质档案的编辑、整理以及保管等，需要消耗大量的人力物力而且效率极低。而档案信息化管理在提升档案管理效率方面具有明显的效果，不仅在档案整理、归档等方面应用信息技术可以有效的提升效率，在收集和应用方面也十分便利。可见，在疾病预防控制中心加强档案信息化管理建设可以有效提升档案管理的效率。

（二）有利于提升档案的安全性。疾病预防控制中心档案管理工作是非常重要的一项基础工作，除了档案管理效率对于日常其他工作会造成一定的影响之外，档案的安全性、准确性也会严重影响其日常工作进展。档案信息化管理相对于传统的档案管理模式最明显的特征就是将原来纸质档案转化为电子档案，电子档案存储于电脑中不用再受外界环境的影响，而且电子档案容易备份，可以有效防止信息的丢失、受损等问题的发生。即便发生严重的火灾、水灾等也不会对档案的安全造成威胁。可见，加强在疾病预防控制中心档案信息化管理的建设可以提升档案的安全性。

（三）有利于提升档案资源的利用率。疾病预防控制中心档案管理工作的开展主要是通过利用档案信息来促进其他工作的顺利开展，因此，档案资源的利用率是档案管理的主要价值和意义。然而，在传统的档案管理中，纸质档案在使用的时候会面临很大的难度，尤其是在档案数量逐年递增的情况下，在大量的档案中找出所需要的档案需要花费一定的时间，而且档案需要放在规定的地方有专门的人员保管，无法做到随时随地想用便用，严重影响了档案资源的利用率。通过档案信息化管理可以实现相关工作人员随时随地进入档案管理系统搜索所需要的档案信息，可以快速、准确地找到所需要的档案，而且通过大数据分析技术还可以对档案进行分析和整理，为各项工作以及决策提供有效的信息依据。

二、疾病预防控制中心档案信息化管理中存在的问题

（一）缺乏相对完善的档案信息化管理体系。档案管理工作是一项比较系统性的工作，需要对档案的各种类型进行明确的规定和分类，同时对于档案的用途等也要进行明确，最终实现档案的管理有条不紊。但是，就目前疾病预防控制中心档案信息化管理方面的实际情况来看，疾控中心只注重各项建设活动的开展，并不注重档案管理工作，导致档案信息化管理过程中仍然比较混乱，缺乏科学完善的档案信息化管理体系。

（二）档案信息化管理方面的基础设施建设有待加强。为了更好地实现疾控中心档案信息化管理，加强对信息化管理基础设施的建设是非常关键的，基础设施的不健全会严重影响档案信息化管理工作的顺利开展，因此，疾病预防控制中心必须要具备完善的信息化基础设施建设。但是，从目前情况来看，大部分疾控中心在档案信息化管理方面的投入非常有限，导致信息化基础设施的建设不够健全，一方面是缺乏应有的管理设备和设施，另一方面是缺乏先进的信息技术的支持，从而严重影响了疾控中心档案信息化管理的质量和效果。

（三）档案管理人员的综合素质有待提升。疾控中心档案信息化管理工作的有效开展还需要有专业的管理人才支持，相较于传统的管理方式，档案信息化管理对管理人员的综合素质有了更高要求。但是从现阶段的实际情况来看，疾控中心档案信息化管理人员在综合素质上还有待提升。一方面，由于大部分疾控中心对于档案管理工作不够重视，没有安排专业的人员负责档案管理工作，大部分档案管理人员身兼数职，导致他们严重缺乏档案管理方面的专业知识，同时在管理工作中也缺乏应有的责任心。另一方面，大部分档案管理人员在信息技术方面的掌握程度十分有限，难以满足档案信息化管理的相关技术要求。因此，疾控中心要想提升档案信息化管理的质量就要加强档案管理队伍的建设，提升管理人员的综合素质。

三、疾病预防控制中心档案信息化管理的具体实施策略

（一）构建相对完善的档案信息化管理体系。是保障档案信息化管理能够达到良好效果的前提，因此，疾控中心应该注重对档案信息化管理体系的完善。一方面，在构建完善的档案信息化管理体系的过程中要对相关的信息化管理制度进行明确。结合疾病预防控制中心的实际情况以及档案资源的特点和应用情况等，合理地制定信息化管理制度，在信息化管理的过程中严格按照管理制度来执行，使疾控中心档案信息化管理能够越来越规范化、标准化。信息化管理制度的支持是确保疾控中心档案管理顺利实施的关键，但是一定要结合自身的实际情况来进行制度的制定，这样才能确保制度在现实的档案管理中发挥其应有的作用；另一方面，在构建档案信息化管理体系的过程中要注重对信息技术的应用，尽可能多地应用信息技术来健全管理体系。信息技术具有很强的实用性，尤其是在档案信息管理方面，能够优化管理流程提升管理效率。因此，档案管理人员应该在档案信息化管理体系的构建中应用更多的信息技术，利用信息技术创建完善的档案管理系统，根据疾控中心的各项需求对各种档案进行科学合理地分类、整理和存储，最终促进档案无论在整理、保存还是搜索应用方面都能够达到最佳效果，提升档案管理的质量和效率，同时也提升了疾控中心档案应用的价值。

（二）加强档案信息化管理基础设施的建设。在疾病预防控制中心的档案信息化管理中，基础设施的建设对档案管理工作能够顺利有效地开展起到了关键性的作用，如果缺乏基础设施的建设档案信息化管理工作就可能无法保质保量地完成，也会对档案信息化管理工作的顺利开展造成严重的阻碍。因此，疾病预防控制中心需要加强对档案信息化管理的基础设施建设，具体可以从以下几方面来落实：其一，基础设施的建设需要消耗大量的资金，疾控中心需要加强对档案信息化管理工作的重视度，并在基础设施建设方面加大资金的投入，以确保有足够的资金来进行基础设施的建设，能够及时地对一些老旧的设施和设备进行更新和换代，只有先进的设备才能支持先进的信息技术。在资金投入方面也要加强管理，确保所投入的资金都能够运用到基础设施的建设中。其二，在档案信息化管理建设过程中，还应该注重对先进技术的引进和开发，要想更好地实现档案信息化管理，只有硬件设施的支持还不够，还要加强软件方面的开发，因此，在相关的软件系统以及信息技术的应用方面要不断地开发和利用，对已有的软件系统进行定期维护和升级，以此来满足档案信息化管理对于技术方面的要求。

（三）加大对档案管理人员的培训，提升人员的综合素质。疾控中心档案信息化管理工作的有效开展离不开专业管理人才的支持，因此，疾控中心应该加强对于档案管理人员队伍的建设，提升档案管理人员队伍的整体素质以及管理水平。在档案管理人员队伍建设的过程中，可以从以下几方面来进行：其一，疾控中心应该聘请专业的档案管理人员来负责档案信息化管理工作。在疾控中心不断地发展与运营过程中，对于档案管理的要求越来越高，这就需要管理人员具备较高的综合素质和管理能力，非专业的人员很难胜任这一项工作。因此，疾控中心可以面向社会聘请专业基础扎实、实操能力强的人员加入档案管理队伍中。其二，疾控中心要对现有的档案管理队伍进行定期的培训工作。对管理人员的培训是一个长期的计划，因此，疾控中心需要合理设计培训计划，具体的培训内容应该包括对疾病知识的讲解、档案管理专业知识的讲解以及信息技术的培训等方面的内容，同时对于管理人员的职业操守和职业素养也要进行定期的培训，提升他们对工作的责任感。其三，疾控中心需要制定合理的考核制度以及奖罚制度，以制度来激励管理人员在工作中的积极性，同时也可以约束管理人员的行为，减少工作中出错的概率，提升档案信息化管理的质量。