档案管理在高职院校二级学院工作中的作用与地位

文/陕西能源职业技术学院 李军；陕西工业职业技术学院 张娟

在教育教学工作中，档案管理能够如实记录教学活动开展情况，作为有效的反馈信息，教师亦可以在此基础上改进教学方法，完善教学模式，进而不断提高二级学院教学与管理质量。因此，二级学院必须认识到档案管理在教育管理工作中的重要作用和地位，并在实践管理过程中加以利用，凸显档案管理的价值，为高职院校的教育管理工作顺利开展奠定坚实基础。

一、二级学院档案管理的含义、类别和特征

（一）含义。档案管理在二级学院的实质性含义，是指二级学院实施教学活动和管理的过程中，将各专业教师教学组织活动以完整的形式记录下来，并将这些记录的内容进行系统整理、保管，纳入二级学院档案管理系统。二级学院档案管理的主要内容不仅仅包含各科教师组织的教学活动内容，同时还包括日常管理，通过翻阅档案均能够获取较为完整的信息资料。其中最为重要的档案内容则是教学管理计划、学生学籍档案、课堂教学规划、课堂教学内容、实践活动教学内容和方案以及学生毕业论文等。二级学院档案管理容纳种类丰富的档案资料，为二级学院开展教育教学和管理工作提供有效依据，发挥着不可替代的重要作用。

（二）类别。我国高职院校设置了丰富的专业种类，且不同专业之间存在着显著的差异性，呈现在教学档案管理的内容均有所不同，所以通常情况下，二级学院档案管理的内容可进行以下分类：第一，教育综合类档案管理，这部分内容主要涉及二级学院上级领导部门颁发的教学工作计划、战略部署命令、规章制度体系等等，以及一些教学实施的工作细节，均以档案管理的形式进行储存。这部分内容主要是二级学院教学工作的指导材料，具有零散化的特点，但同时也是不可或缺的基础性内容，每个二级学院在档案管理过程中，均会将综合类内容纳入其中。第二，教师教学业务档案，这部分内容主要是针对任课教师，包括其对教学内容的整体规划、授课的具体安排、授课内容、教学日志以及具体课节的授课教案。这部分内容是教师组织教学活动的基础材料，是引导教学活动开展的重要内容。所以在二级学院档案管理过程中，教师教学的业务档案是最为核心的管理内容。第三，实验资料档案，当前职业教育的核心是培养高技能型人才，不断推进教育教学改革工作，实验教学已经成为二级学院重要的课程体系，是培养学生时间应用能力的重要途径，亦能够对学生知识掌握情况进行综合检验，全面掌握二级学院人才培养现状，锻炼学生的动手操作能力，此外，涵盖实验所得出的结论、报告等文件，是后续实验教学查询资料的重要基础。

（三）特征。1.专业性。各二级学院通常设定不同类别的专业体系，以此来培育不同类型和不同专业的人才，与之相对应的则是每个专业均会形成独立性的档案管理资料，这些具有专业性的档案资料，均是各个专业教师组织教学活动过程中的原始记录，通过查阅这些教学档案，能够了解不同专业体系的教育教学情况与教学管理质量。档案管理的专业性特征，还体现在档案资料的专业分类、整合以及管理方面，这些专业性的档案资料为高职院校二级学院教育管理提供了有效依据。2.多元性。档案管理的多元性，主要包括储存形式的多元性和参与人员的多元性。一方面，二级学院在践行档案的储存过程中，通常会根据不同的专业类别和学科性质，将档案资料进行分类储存，纳入不同的板块。例如针对理科专业，教育资料的储存通常包含大量的图纸和数据信息，所以储存的内容和种类相对较多，但是一些文科专业则仅储存文档以及一些图片和文章。档案管理人员可以根据不同的专业特点，以及档案储存的实际需求，运用纸质文件、Word文档、光碟或视频等形式进行储存。另一方面，档案管理人员的多元性，主要指的是在档案管理库中储存的资料来源于不同的专业教师，同时也包括学生以及家长个人资料。3.系统性。二级学院学生档案的储存和管理通常是依据生命周期进行，二级学院档案管理的系统性，主要体现在完整地保管教学活动和学生的档案资料。其中包含新生入学至毕业的档案信息，如高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。4.周期性。开展教育教学和人才培养工作过程中，教学主要以学年制进行，按照每学年的教学任务，分割为每个学期的教学任务，同时也需要根据具体的小周期进行教学任务的划分，包括周周期、日周期、学制周期，教学档案的管理同样是根据教学周期进行，不同周期的档案管理资料既有密切关联，同时具有分界线，共同形成了高职院校二级学院档案管理的大循环周期。

二、档案管理在高职二级学院工作中的作用与地位

档案管理以其自身显著的特征和优势，在高职院校二级学院教育管理中占据至关重要的地位，发挥着不可忽视的作用。因此，高职院校二级学院开展教育管理的过程中，应对此予以高度重视，充分发挥档案管理的优势作用，不断优化高职院校二级学院教育管理工作流程，提高工作效率与工作质量。

（一）为教育活动提供保障。国家和高等教育部门会根据高职院校的实际情况，下发相关的教学通知，教务部门人员根据国家发布的通知进行总结归纳，形成针对性的教学部署，教师开展教学活动，则需要根据教务部门部署的教学任务，整个连贯性的过程均需要教学档案的支撑，档案管理对于促进教学活动的顺利开展具有保障作用。有了档案管理工作提供的教学材料和信息，能够为职业技术学院教学改革提供制度指引，促进教学秩序的和谐化稳定化发展，进一步提高二级学院教学管理工作的质量和效果，为学院教育教学以及人才培养工作质量的提高提供源源不断的推动力。

（二）为教学过程提供反馈。档案管理工作能够将教学过程如实记录，体现出强大的储存功能，主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。档案管理中能够容纳各二级学院科研和教学的智慧结晶，教学改革创新的成功经验或教训，以及开展教学活动遇到的问题和解决措施，记录学生不同学习阶段存在的思想困惑和学习困难，所以档案管理工作，对于教育管理工作具有十分重要的参考价值，能够为其提供诸多的有效反馈信息。在开展课堂教学活动、社会实践活动过程中，教师可以运用档案管理的方式，将不同教学活动的基本信息如实记录，并且在教学结束后，将这些档案管理资料作为有效的反馈信息，及时了解实际的教学活动中，学生存在的问题和取得的成绩，作为制定下一阶段教学计划的依据。除此之外，档案管理工作能够采集丰富多样的资源，包括图片和文字，这些皆是学生参与教学活动所取得的教学成果，可以作为日后二级学院周期性教学的重要资源。

（三）为家园互通提供工具。每个学生在学校的学习和成长过程中，家长均体现出过多的关心，希望了解孩子在校的学习情况和生活情况。但是由于许多学生的生源地离学校相对较远，学生家长也由于工作忙碌的原因，很难定期到学校了解学生的实际学习和生活状态。家长作为最了解学生的人，是学校教育管理工作的重要辅助者，为了进一步加强学校与学生家长之间的联系，使其能够实时了解学生在校学习和成长的状态。各科教师在组织教学活动过程中应以文件或书面、视频等形式，完整记录每个学生的学习状态和学习成果，并定期在家长群或互动平台进行公布。这样家长则可以利用碎片化时间翻阅教学档案，通过档案的阶段性记录，了解学生不同时期出现的学习和生活问题，及时给予孩子正确的引导和关怀，推动家校共育取得更加显著的效果，这也是学生档案管理在二级学院教育管理工作中的重要价值体现。

（四）为办学评估提供依据。教学档案管理是基于教学实践活动所形成的信息资料，所以，其最显著的特征则是能够真实记录教学内容，将所有的教学信息资料形成完善的汇总模式，通过教学档案管理，能够全面了解学生学习过程中存在的问题以及教师所讲解的各项知识内容，这也是体现教师教学水平、教学质量、教学特色的重要基础信息。所以，职业教育相关部门在针对高职院校的工作审查过程中，通常会依赖档案管理的原始资料，通过仔细审查，则能够了解学校在特定周期内的教学实际情况，以此来评价二级学院教育管理综合质量水平。同时，这些专业教学反馈信息，还能够作为完善二级学院专业教学模式、人才培养体系的有效依据，保证专业调整以及教学改革的科学性与合理性。由此可见，档案管理在二级学院教育管理工作中占据着十分重要的地位，在评估教学质量以及办学水平过程中发挥着至关重要的作用。

三、结语

综上所述，档案管理在教学活动以及教育管理过程中发挥着至关重要的作用，同时也占据着重要地位。能够为教学活动提供保障、为教学过程提供反馈、为家园互通提供工具、为办学评估提供依据，是提高高职院校教育教学管理质量的重要手段。所以，长期以来，二级学院均高度注重档案管理工作，采取有效措施提高档案管理质量对于二级院校意义深远。