医院招标档案管理现状分析与思考

文/惠州市第一人民医院 蒋叶秋

现阶段，随着我国医疗事业的快速发展，在医院建设项目中，招投标已经逐渐成为关键点。在招投标活动当中的竣工结算、监察审计、投诉处理等，均发挥出了非常重要的作用，而招投标档案管理，则是为了防范招投标风险，并明确法律责任的重要保障。所以，科学、规范地管理医院的招投标工作，以及保证招投标工作的质量，提高工作效率，具有极其重要的现实意义。

一、特点分析

（一）档案内容具有极强的系统性。一般情况下，在招投标活动中参与的主体内容较多，其中包含招标人、投标人、招标代理公司、各服务部门等。此外，完成一套完整的招投标档案还需要多种文件，例如：招投标申请、领导小组办公会议文件、招投标工作方案、招标公告、技术参照、图纸、采购合同、发票复印机、验收报告等。所以，档案的内容具有极强的系统性，需要妥当保管每一个文件。

（二）档案的来源比较多。医院的招投标种类繁多，项目较为复杂，且在管理物资方面时，其中的每项内容都是档案内容中的一部分，例如：办公和卫生耗材、车辆维修、卫生保洁、改造装修、设备采购等，医院的基本建设、物资采购等内容均涵盖在内，内容来源较为广泛。

（三）档案非常分散。目前，大部分医院设立了公开招标采购委员会，也制定了相关采购机制，但从整体的角度去分析，大部医院除了处理重大建设项目外，对于相关物资采购招标工作仍然按照各部门的意愿进行管理，长此以往，形成了各自为政的情况，导致招标材料过于分散且不完整，档案中纸质材料规格的一致性无法保证，严重影响档案管理工作。

二、存在的问题

（一）档案管理人员意识淡薄。大部分医院的招投标管理人员对档案管理意识比较淡薄，对档案管理的作用和应用价值认知不足。再加上医院对招投标档案管理存在疏漏，导致档案管理人员积极性不高。

（二）档案管理人员专业性不足。根据相关调查资料显示，大部分医院在发展的实际过程中，并没有规范构建招投标档案管理制度，所以没有专人管理招投标档案，导致在整理、归纳、节约、复印档案的过程中，较为随意。此外，部分招投标档案管理人员自身缺乏专业性，招投标方面的法律法规不够熟悉，日常工作中只是整理招投标档案资料，未有统一的操作、管理模式。

（三）管理制度未完善。目前，大部分医院并没有按照实际的发展情况，制定并完善招投标管理规定、标准，甚至个别招投标工作人员，存在着“招投标档案资料只是收集资料，整理资料与自己关系不大”的观念。所以，在招投标工作中，未能及时对各类资料进行收集，导致在移交、归档的时候，档案资料不完整，从而对招投标管理造成较为严重的影响以及制约。

（四）档案利用率低下。医院管理工作中存在着意识薄弱的现象。个别医院上至领导下至员工，未将档案管理看成日常工作中的一部分，忽视了其重要性。将档案管理划归“他类”，未能充分利用、开放档案资源，甚至将其忽视，当成“摆设”。此外，医院对档案管理人员的管理力度不够，长期形成的传统思想，使档案的利用率越来越低。

（五）注重管而忽视用。医院只注重对档案的管理，甚至将档案管理工作作为应付上级检查的“政治性”任务，只是常规收集、整理、归档医院日常工作中的资料，但是，却未能有效利用档案信息资源。此外，在档案开放、利用等方面的形式比较单一，档案室的基本硬件配置短缺。

（六）资金投入严重不足。管理资金不足也是导致医院档案管理水平不高的主要原因之一。目前，医院的医疗费用随着患者的不断增多，变得极为紧张，有的医院为了追求更高的经济利益，可能会将档案室“借用”为其他医疗用房，导致档案管理用房的面积越来越小。同时，因长时间的管理不到位，档案管理基础设置基本处于老化、陈旧状态，再加上缺乏资金购置新的管理设备，导致管理设备已逐渐不能适应发展需要。此外，近几年来，计算机网络管理技术已经逐渐应用于医院档案管理中，但大部分医院由于缺乏管理人员或是管理人员自身技能欠缺等诸多因素的影响，仍以手工收集、检索的方式管理档案，从而使档案的利用率、开发率下降。

三、科学化管理招投标档案的方法

（一）构建专业档案工作人员队伍。不论是建立医院的招投标档案体系，还是完善其制度，都需要人来完成。从某种角度来看，医院若想科学管理招投标档案，须做到如下几点：首先，要坚持“以人为本”的理念，构建专业的档案工作人员队伍，以此来推动工作持续、稳定发展。另外，医院还需要积极实现并结合以下几方面：1.引进人才；2.培养人才；3.培训人才的发展模式。同时，根据医院的实际发展情况，开展招投标业务培训，组织法律知识讲座，才能有效提高档案管理工作人员的管理意识以及业务能力。其次，医院还应实施与档案责任人利益挂钩的考核制度，这样才能够进一步提高相关管理责任人的管理意识与责任心，才可在医院相关政策的指导下，调动全体工作人员的参与积极性。

（二）设立招投标档案专用库房。招投标档案不仅具有保密性质，且数量会逐渐上升，所以需要单独设立招投标档案相关的专用库房进行保管，还能起到防潮与防虫的作用。另外，因招投标档案属于招投标活动原始记录，能够监督各个部门，并提高各部门市场活动的规范性。科学管理招标档案，可以促进招投标档案发挥凭证的作用，从而为招投标人员提供优质服务。

（三）制定并完善招标档案管理制度。严格按照相关的法律法规知识，制定并完善招投标档案管理制度，可参考《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》中的相关要求以及原则，按照档案的范围，对档案进行归档；按照程序查阅档案；按照规定借阅档案，同时还要严格按照相关的档案管理制度办事，尽量避免或减少档案管理的随意性。如上文所述，由于医院涉及的招投标项目范围非常广泛，所以对不同类型的招投标档案，分类的时候需要根据其特点，对招投标过程中的原始资料进行收集，才能保证记录的原始性，保障档案的内容具有完整性、清晰性。

（四）规范招投标档案的归档内容。招投标档案存在的载体形式比较多，例如：纸质文件和光盘等，所以在对其进行科学管理的时候，首先要保证招投标档案管理的齐全性，例如：招标文件、评委抽取登记表和签到表、投标文件、中标通知书、合同等，并对其进行合理的分类以及编制，这样才能更加规范招投标工作，也方便查阅招投标文件，上级部门进行抽查时更加便捷。

（五）多方面开发档案资源。对医院的档案加强管理，主要是为了对档案加强利用，将档案应有的作用与价值发挥出来，从而为发展科研与医疗事业提供原始材料。作为档案管理工作人员，在整理、归纳档案的同时，还要对档案中存在的多方面信息价值进行发掘，为医疗科研提供有价值的信息支持，对服务教育工作也具有非常积极的作用。首先，档案管理工作人员要科学地对档案进行分类归档，并且还要设置快速检索系统。其次，要为医疗科研工作提供有效的服务信息，挖掘资料中的有效信息。最后，要加强反馈利用档案的情况，掌握有效的档案信息，提高档案的利用率，为我国医疗事业的发展作出贡献。

（六）正确认识档案管理对医院发展的作用。档案是医院现代化建设的有机组成部分，不仅记录了医院的发展历程，还是建设医院精神文明的重要内容；能够为医院现代化管理提供可靠、有效的依据，使医院管理从粗放型向集约型方向转变；集中了前人的研究成果，具有推动医院科研工作开展的作用；是维护医患双方权益的有效法律依据，更是医院发展的助推器。

四、结论

医院对招投标档案管理采取科学化、规范化的管理模式，加强对档案管理工作的重视，不断学习，逐渐实现档案管理工作信息化，提升档案管理人员的整体综合素质，不仅能够有效减少招投标工作的活动成本费用，在一定程度上还能有效提高档案管理人员的工作效率以及工作质量，从而有效提高档案管理的服务质量以及服务水平，具有非常积极的推动作用。