做好医院工会档案管理的策略分析

2021-11-22淄博市第一医院赵婷婷

办公室业务 2021年4期

文/淄博市第一医院赵婷婷

医院工会档案，顾名思义，主要是指在工会活动中直接形成的文件材料，医院工会档案管理工作是医院工会活动中不可或缺的重要部分，主要包括活动过程中拍摄的图片、视频以及文字工作者所记载的文字。能够有效记载医院的方方面面，对医院的建设和发展具有至关重要的作用。

一、医院工会档案在工会建设中的功能

（一）传承功能。医院工会活动开展中将医院中发生的重要的事、出现的重要的人等等进行有效记载，其中医院工会档案主要记载了优秀组织活动、工作经验等等。这些记载对于医院而言是宝贵的财富，可以激励后人铭记历史，激励后人向模范看齐，继续努力，将精神价值经久不衰地传承下去。

（二）激励功能。医院工会存在的作用就是指激励医院的全体员工勤勤恳恳、踏踏实实工作，使医院全体员工从内心产生一种昂扬向上的精神、发奋进取的积极效果，工会档案所记录的资料为员工的明天设计好了一个又一个目标与行动方向，可以极大地调动员工的积极性、创造性。为员工的发展蓝图指明前进的方向与动力，树立工会组织的自身形象和价值追求。

（三）辐射功能。医院工会的物质和精神财富的总和是指医院工会组织对自身形象以及价值观建设，这一过程具有一定的覆盖性、外在延展性。比如说，医院工会组织积极参与社区档案活动记录，这一过程本身就是向外延展性的最好表现，与此同时达到育人的目的。

（四）制约功能。在医院工会档案保存的过程中，会约束成员的行为等方面的规范，严格要求会员遵守规章和制度，与此同时，工会组织在发展过程中形成的各类规章制度，这些制度的存在时刻潜移默化地影响每个人的行为，为个人树立行为规范。

（五）信息传输与复制功能。信息传输功能是医院电子档案管理过程中非常重要的一个用途，电子档案可以在传输与数据的交换过程中不受时间与地点的限制，从而完成各个相关机构对档案信息资料的传送，实现点对点的信息交换。电子档案管理有重要的复制功能，即在相关部门的日常工作中能够对档案信息资料进行及时、准确的复制，并提供最真实、原始的资料，有效确保医院档案资料的权威性。当然，其前提条件是，在对档案资料进行保存时，需要按照一定的标准模式进行存储，从而便于后期对电子档案的查找与复制。

二、医院工会档案信息的主要内容

医院工会档案信息主要来自以下两个方面：第一方面，是医院上级的信息汇总，医院工会的管理属于双重领导，不仅要接受上级直属部门的领导，还要接受医院党政部门的领导。所以对于医院工会组织的档案管理人员来说，工作职责不仅仅是接收各类文书、登记、归档整理案卷，还要及时开展组织活动，接受党组织的指导。第二个方面，是医院工会自发生成的信息，这是医院工会管理人员工作的重点。自动生成的信息可以很好地反映医院工会组织在一定时间内的工作状况及院内基本情况，具有及时性、客观性等特点。包括医院工会组织自身生成的各类工作规章制度、季度、年度工作总结、财务统计表、医院科室的各类报表、活动经费预算、医院科室工作计划、工会组织开展的劳动竞赛活动、职工代表大会的有关文件、先进集体和先进个人事迹材料、工会会员名册、研究决议、入会申请等资料；这些材料以文字、图片、录音录像等方式进行保存，能够很好地反映工会活动的基本情况。与此同时，为工会活动的开展提供一定的经验。

三、加强医院工会档案管理的策略

医院管理包括很多方面，工会档案管理是医院管理的重要构成部分。如何适应新时代的要求，更好地对医院的档案进行管理，是一个非常重要的问题，工会档案管理工作者应该充分发挥其应有的作用，主动积极参加工会的各类活动，解决医院工会档案工作急需解决的问题。基于此，笔者提出几点可行性的建议：

（一）加强领导和宣传，增强医院领导的工会档案管理意识。当前普遍存在的一个现象是工会档案管理意识比较淡薄，对管理方面没有体系的认识，甚至部分医院认为，由于对工会档案重视程度不够，造成很多档案因为管理不善导致丢失。同时，档案利用率不高等问题普遍存在。基于此，医院工会要切实加强对工会档案工作的领导，积极为医院的档案管理作出贡献，并且纳入重要议事日程。组织档案管理人员学习，大力倡导工会档案工作，使得工会组织领导深刻认识到档案管理的重要意义，以期更好地开展档案管理工作。

（二）规范收集信息渠道。在工会档案管理的过程中，要明确文件的归档范围及整理的规范，在档案管理的过程中集中收集有价值的证据，将其进行有效归类与处理。在这一过程中，应该着重考虑两个问题：首先，提高工作效能，发挥档案管理工作者的知识结构与能力，专职档案管理人员要做到“多思考”“多动脑”“爱岗敬业、尽职尽责”等，在自己的工作岗位上进行创新，加强与各部门的沟通，避免归档时遗漏。对文件与信息进行及时汇总与归档处理，加强档案管理宣传工作力度，自觉配合好文件资料的收集和归纳，提高档案工作管理的效率。其次，发挥网络作用，健全管理体制，因时因地根据医院的特色进行管理改革，改变以往的管理体制、组织机构设置，建立完善、共享的信息数据库，做好档案管理工作。

（三）关注工会档案信息资源的开发利用。开发医院档案信息的管理不仅关乎医院的发展，也能够有效加强医院与外部的沟通与联系，与档案信息资源的开发利用工作直接相关。档案价值的形成过程具有私密性，在档案工作没有得到开发之前，无法体现其真正意义。只有开发利用后，才能使得其价值最大化发挥，发挥其应有的效益。因此，作为医院工会档案管理人员，要树立服务意识，尽心尽力通过多途径开发档案信息资源，对工会档案信息进行深层次开发与运用，为信息利用者提供更多的便利，提供更多有实效的信息。

（四）为电子档案提供安全的网络环境，实现工会档案管理的自动化、现代化。医院档案管理中电子档案化的实现，主要是依托互联网环境与计算机技术，医院应充分利用计算机管理，设计完善的应用软件和网络等现代化办公设备。为了给电子档案营造一个安全、可靠的环境，需要对网络环境进行严格控制。为提高医院档案管理中电子档案的安全性，需要做到以下几点：一是要对所保存的电子档案进行实时更新备份，以免因计算机病毒、网络等问题造成档案资料丢失。二是要提高计算机存储设备的安全性，对使用的软件与硬件进行定期升级，并对电子档案进行整理与维护，有效保障电子档案存储设备的稳定性。三是通过在医院档案管理中增加指纹识别、身份核对、计算机开启防火墙与闪电杀毒等手段，提高医院档案管理中电子档案的安全性，以防电子档案出现外泄或者被盗的情况发生。这既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率。总之，通过对网络环境与计算机的管理与维护，有助于提高医院档案管理的安全性，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。

（五）加强对医院电子档案的规范性操作。随着互联网信息的快速发展，对我们日常的生活与工作产生了重大影响。档案作为医院管理的重要内容，传统的管理方式已然无法适应现代社会发展的需求，因此，加强对电子档案的管理，是目前档案信息化建设的重要任务。电子档案指的是利用计算机对资料进行存储，有效改变了传统的以纸质档案管理的模式，通过把文字性的资料转化为电子信息记录，提高了档案记录的准确性，同时也易于对档案进行长久保存。在医院档案管理中实现电子档案化管理，可以有效扩大医院档案保存的领域，实现信息档案资源的共享，促进医院档案管理水平的提高。通过对电子档案操作规范的制定，有助于医院的档案管理走向规范化，杜绝了操作过程中风险的发生。首先，要对电子档案的操作人员进行岗前的业务技能培训，并强化电子档案管理的安全意识与重要性，培训他们树立良好的职业道德思想，通过对电子档案管理操作流程的熟练掌握，避免在工作中出现错误与漏洞，提高医院档案管理水平。其次，在医院档案管理中引入电子档案，要建立起健全的规章制度，例如常见的有档案管理工作总结制度、身份识别制度以及信息加密的措施方法，从而有效保障电子档案在管理过程中的规范性与安全性。最后，在具体的医院电子档案管理工作过程中，要不断完善电子档案的管理制度，从而使得医院电子档案管理工作向统一规范化发展，例如对所存储的档案文件进行分类、统一登记管理，从登记、记录、分类、存储、操作、处理等多个流程进行规范化的管理，有效杜绝电子档案管理过程中出现信息资料外泄或登记错误的情况发生，同时还要做好电子档案后期查询与加密的管理工作。