强化医院档案管理提高档案资源利用率

2021-11-22日照市精神卫生中心李敏

办公室业务 2021年4期

文/日照市精神卫生中心李敏

医院档案对于医院发展而言，是非常宝贵的财富：如果从历史角度分析，是对历史事件的记录；如果从现实角度分析，是对现实的写照；如果从形式角度分析，是所有文献资料的集合；如果从内容角度分析，不但包含了医院的未来和过去，还深刻影响着医院未来的发展。因此，加大对档案资源的有效管理，提升对档案资源的利用效率，对于推动医院各项工作的开展具有深远的意义。

一、医院档案管理特征

（一）管理内容渐趋多元化。如果从整体结构角度进行分析，当前医院档案通常有三种：人事档案、医患关系管理档案、业务指导档案。人事档案主要是指医生的聘用和晋升考核与奖惩的相关信息；医患关系管理档案则是将医生和患者、患者和医院之间存在的分歧记录成册，不但展现出了医院的服务水平和医疗技术，而且还体现出了医风；业务指导档案一般包含了各个科室的档案，比如外科档案、内科档案、心内科档案、儿科档案、妇科档案以及消化内科档案等等。从这些基本情况能够看出来，目前医院的档案内容种类较多。

（二）管理工作和医疗文化建设紧密相关。如果从整体结构角度进行分析，现阶段医院档案和自身医疗文化建设之间的关系主要体现在这几点：第一，加大档案管理能够促进医疗文化建设，优化文化内容。现阶段，医院都会同步进行档案管理工作、文化建设工作，从而宣传自身优秀的文化理念，传承良好作风，促使所有职工的职业价值观念和责任意识有所强化，培养良好的医疗文化。第二，能够促进医疗文化创新，为后续文化建设指明方向。当前，在医疗文化建设中展现出档案管理的宣传效果，渗透良好的作风和文化理念，能够继续推动医疗文化创新，使整体发展方向更加精准。第三，可以提升所有职工的文化素质，给医疗文化建设培养更多后备军。在档案管理和医疗文化建设中对职工实施职业道德教育和文化教育，可以有效提升其职业素养与文化素养，进而成长为高素质的医疗服务团队。如果从发展角度进行分析，医院档案又记载着医疗文化的发展历史，展现了文化精髓，对于医院文化的传承具有一定的导向作用。

（三）管理工作实现信息化和规范化。进入信息化时代，原先的档案管理模式已经无法有效适应当前医院档案管理的信息化建设要求。第一，全方位对其管理技术进行了改善，同时制定了相应的制度和准则，促使管理工作更加规范。从微观角度分析，医院的各项规章制度都是在日常服务工作之中形成的，所以可行性与合理性突出，可以给职工日常工作带来参考，形成纪律要求。第二，现阶段医院在进行疾病预防、人力资源监管和健康管理等工作中都会使用计算机设备自动生成详细完整的信息记录，然后将其保存下来制作成医院档案，以此推动医院快速实现档案管理规范化。

二、医院档案管理中存在的问题

（一）缺乏重视度。在医院的各项事务中，最关键的就是医疗工作，因此在档案管理工作当中，需要将大部分注意力放在医疗水平和医疗服务的提升上，但实际的管理工作却非常不重视。很多管理者普遍认为，档案管理并不会给医院带来效益，也不能发挥医疗作用，因此在管理当中没有给档案管理投入相应的精力，导致最终管理效果不尽如人意，档案收集和保存工作也不够完整和全面。

（二）缺乏档案开发应用意识。档案管理无法直接给医院带来经济效益，它带来的是间接经济效益，因此个别医院忽视了档案管理，导致在实际管理过程之中只注重整理和保存工作，忽视了基本应用，缺乏基本的开发意识，使得档案利用率较低。

（三）缺乏完善的管理制度。当前，绝大部分医院档案管理只有相对简单的规章制度，整体还停留在初级阶段，医疗、行政、人事和后勤管理制度不够完善，很多管理岗位还未明确具体的职责，责任追究制度不完善，也没有统一的程序与标准；年度考核并未将档案管理列入，导致档案频繁丢失，整理和分类也缺乏规范性，极易产生失误。

（四）缺乏专业的管理人员。当前医院档案管理者都是一些业务人员，或者其他岗位的人员兼任，由于缺乏专业素养，没有充分认识岗位职责，导致管理普遍松懈。另外医院没有建立起完善的人才培养规划，不注重对人员专业素养的强化，很多管理者没有技术进修的机会，无法适应信息化的管理模式，信息操作技能不熟练，影响档案工作效率。

三、档案管理强化措施

（一）提升档案管理意识。医院最根本的任务就是医疗服务，但一直以来，由于医院对档案管理缺乏严格的考核，同时受到人员、经费和设备等方面的限制，导致档案管理极易受到冷落，因此只有加大宣传力度，进一步强化医院干部职工的档案管理意识，树立起档案管理创新理念，促使其充分了解档案资料在医院发展中的潜在作用力，可以给医院改革发展、领导决策以及医疗水平的提升提供大量准确的参考依据和数字资料。档案管理人员是档案最直接的管理者，因此可以通过参观学习、会议以及典型事例的宣传，大力宣传档案管理的重要性，并从自身素质改善着手，强化档案监管在医院管理工作中的重要作用。

（二）制定合理规范的管理制度。完善档案管理制度，是促使档案工作实现规范化管理的关键。对于医院而言，档案管理本身就是一项极为严肃和极具条理性的工作，完善相应的规章制度，能够有效降低管理工作当中的随意性，同时促进该项工作实现健康有序、可持续发展。第一，明确相关管理者的职责，建立起合理科学的档案管理系统，进一步完善相关的管理规章制度，促进医疗事务和管理工作统一，全方位拓展档案管理工作。第二，在制定好相应的管理制度后，还要严格按照相关规章制度去执行工作，同时在后期管理当中不断对其进行调整，以此有效优化管理模式。另外，加大对档案管理的考核和评价，设计出相应的工作标准，比如管理效率、管理质量、档案能否满足医院需求等。第三，档案管理者自身还需要始终贯彻执行《档案法》等法律规范，在科学发展观下，通过与时俱进的思想去推动档案管理建设。同时进一步规范自己的态度和思想，积极使用各项信息技术，充分了解自己的工作内容，在认真负责的工作态度下，加大对管理模式的研究，不断对管理方式进行改进，促使医院各个部门都可以共享所需的资料，进而提升档案的使用率。

（三）提升管理人员的综合素质。对于档案管理者来说，必须要在业务管理上多倾注心血，积极适应医院内部变革以及外部环境改变的需要，注重学习各项知识，通过知识更新拓展视野，以此有效强化创新思维，提升创造力，最终成长为信息社会和档案学科发展的复合型人才。医院方面也需要加大对档案管理者培养的重视度，依照医院总要求和档案工作发展的基本需求，并制定出切实可行的年度学习计划，区别不同层次、不同岗位、不同对象，了解具体的学习目标，多派遣人员参加进修学习，鼓励大家参与学术交流，及时更新知识。在年终考核中，除了要进行基础理论知识的考核外，还要注重管理水平的考核，以促使其自觉提升自身的业务素质和专业素质。要依照医院管理和临床发展的具体需求，有针对性、有目的地开展以应用为核心的档案研究和技术创新，不断强化管理者的专业知识与管理水准。同时，档案管理者自身还要加大临床调研，确保其工作能够满足医疗教学、医疗研究对于档案信息的需求，进而不断总结和探索新的发展渠道，进一步提升自身综合素质。

（四）实现档案信息化管理。要想全方位落实医院档案管理，就要在时代发展趋势之下，加大档案管理信息化建设，引进一些现代化的图书馆信息管理系统和其他数字信息设备，进而将计算机在档案管理中的作用充分发挥出来，使档案信息成为医院信息的关键部分，纳入医院信息管理网络系统中，实现综合开发与应用，形成对档案收集、形成、整理和应用的全方位监控，提升档案管理质量和效果，实现管理的现代化和规范化。通过计算机进行档案管理不但可以有效帮助管理者进行检索统计，还能够快速整理卷宗和编制目录。在检索时，只需要查找文件相关的主题词，不需要将查找的文件转化成按类目系统编制的代码，因此查找效率可以得到极大提升。此外，计算机存储比较简单，不论是查找还是直接阅读都比较方便灵活，同时比较直观。在实际管理的时候，可以完全依照科室、年份进行分类和排序，并根据归类标准进行保管和目录编写，整体便捷实用、条理清楚。既有效节约了时间，也节约了人力、物力和财力，使档案管理工作产生了质的飞跃。

（五）提升档案资源利用效率。对于相关管理者来说，必须与时俱进，提升管理现代化观念，时常深入各个部门进行调研，充分了解医疗、科研和教学等工作对档案信息的需求，由此不断探索和总结档案运用的规律和特点，进而有针对性地提供档案信息，使所有部门都能够在实践当中充分意识到档案对自身工作起到的作用，充分了解档案的价值所在，强化档案应用意识。另外，还可以加大跟踪服务意识，使档案信息资源的作用能够充分发挥出来；加大对信息多层次、多渠道和多途径的加工和开发，并在医院改革工作的基础上，进行专题汇编，给运用者带来更多有效信息，以此给医院建设提供更好的服务。