办公室文书档案收集与归档工作规范化策略

文/甘肃省临夏州药品检验检测中心 马岩

文书档案管理是办公室管理工作的重要组成部分，文书档案涉及办公室工作的诸多内容，尽管当前办公室对文书档案收集与归档工作给予了充分重视，但在具体落实过程中还存在诸多问题，不仅影响了办公室文书档案功能和作用的发挥，同时也影响了办公室具体工作的开展。因此必须从办公室文书档案收集与归档工作实际角度出发，构建和完善相关制度机制，进而提升办公室文书档案收集与归档工作规范化水平。

一、文书档案收集与归档工作的特殊性及重要性

办公室文书档案管理存在一定的特殊性，具体体现在以下几方面：一是办公室文书档案管理以资料收集和保存为主，办公室文书档案搜集内容非常广泛，不仅包含办公室内部召开各种会议文件材料，也包含人事档案、工作通报、大事件记录等等，因此在文书档案收集过程中必须面面俱到，对于办公室形成的一系列有价值的文件资料进行收集，对于一些重要档案还需要转化成为电子形式登记在册。二是文书档案载体多样。办公室文书档案载体，既包含传统形成的纸质档案和电子档案，也包含以录音、录像为载体的各类档案，而且档案的涵盖内容也非常广泛。三是文书档案与文书工作结合比较紧密，很多文书档案是在文书工作过程中形成的档案资料，这些档案资料与文书工作开展具有紧密联系，而且对文书工作也会产生明显影响。

文书档案收集与归档工作是办公室管理工作的重要组成部分，占据着重要位置，对于提升办公室管理效率，推动办公室各项工作开展都具有重要现实意义，具体体现在以下几方面：首先，办公室文书档案收集与归档工作开展有利于提升办公室管理效率。通过对文书档案资料的整理，能够对近几年或近一阶段办公室的主要工作情况进行认真梳理，结合存在的主要问题，提出优化意见，这样为办公室管理效率提升提供档案支持。其次，文书档案是办公室发展历程的真实写照。一个单位在发展过程中会形成形形色色的历史记录，而这些历史记录既是单位不断发展壮大的重要体现，也在单位发展过程中形成大量的科研资料和文化资源，而这些资料和资源的收集和整理，不仅能够为单位未来工作开展提供依据；同时通过办公室文书档案收集与归档工作的规范化管理，也方便于上级单位考评，提升考评档次。最后，办公室文书档案收集与归档工作有助于加强工作落实力度，单位在工作开展过程中会形成一系列的有价值资料，如果单位工作开展拖拉，这些资料收集与归档就会相对缓慢，办公室会加大工作推进力度，也会引起领导重视，更有利于单位工作的开展。

二、文书档案收集与归档工作不规范的表现

（一）材料收集不全面。当前，部分单位办公室在文书档案收集与归档工作过程中存在档案收集不完善，归档不严密的问题。这些问题不仅影响了办公室文书档案管理效率，也影响了办公室档案管理的准确度和精准度。部分办公室在材料收集过程中只对重点材料进行收集，对于一些边缘的资料收集不够完善。由于办公室档案管理工作人员责任心不到位，导致办公室文书档案材料收集不全面。还有一些单位办公室档案员属于兼职，需要承担办公室多项工作任务，因此对文书档案收集与归档工作重视程度不够，也在一定程度上影响了办公室档案资料收集和整理工作的开展。

（二）档案管理流程不规范。很多单位办公室没有配齐专门的档案管理工作人员，也没有对文书档案收集与归档工作进行认真培训，导致档案管理工作人员在档案收集和整理过程中没有足够的管理意识，档案管理流程不够规范。导致办公室文书档案收集整理缺少连续性和完整性，也在一定程度上影响了办公室文书档案收集与归档工作的开展。

（三）档案归档力度不够。有部分单位对办公室文书档案收集与归档工作规范化重视程度不够，个别领导认为文书档案对于单位发展起到的作用有限，没有积极宣传办公室文书档案收集与管理工作规范化的重要性，导致具体工作人员缺少主动意识，档案归档力度不够。

三、文书档案收集与归档工作规范化的制约因素

（一）观念因素。办公室文书档案收集与归档工作规范化是办公室档案管理的重要方向。近几年，虽然档案信息化建设取得了阶段性成就，但办公室文书档案管理工作还存在诸多问题。究其原因，包括以下两个方面：一方面，个别办公室主要领导对于文书档案管理工作重视程度不够，没有看到办公室文书档案对于单位发展的重要性，没有结合档案管理工作的实际需要在组织、资金、制度、人才、设备上给予一定的支持，导致办公室文书档案收集与归档工作进展缓慢；另一方面，部分办公室档案管理工作人员对于文书档案收集与归档工作重视程度不高，在具体工作开展过程中缺少积极性和主动性，导致收集上来的文书档案质量不高，难以发挥出办公室文书档案的特殊价值和作用。

（二）人员因素。办公室文书档案收集与归档工作规范化，需要由具体的办公室档案管理工作人员来完成，办公室档案管理人员能力和素质的高低直接影响到文书档案收集与归档工作规范化水平。从当前看，很多办公室档案管理工作人员缺少责任意识，对于文书档案收集与归档工作规范化不够重视，在档案收集与归档过程中没有严格按照相关制度和流程开展工作，档案管理混乱；还有部分办公室没有配备专门的档案管理工作人员，更没有针对临时档案管理工作人员进行系统的教育培训，很多档案管理工作人员对于办公室文书档案收集与归档工作规范化缺乏全面了解，也在一定程度上影响了档案管理规范化工作的开展。

（三）技术因素。随着信息技术的不断发展，对办公室文书档案管理收集与归档工作规范化产生了深刻影响，传统的人工纸质档案收集与归档方式已经很难满足办公室档案管理需求。电子文书档案管理已经成为办公室档案管理的发展趋势，但电子文书档案存在数据安全性问题，容易被他人窃取，甚至被人复制篡改，直接影响原始档案的真实性和有效性。当前办公室档案管理工作人员对于信息技术掌握得不够全面，也在一定程度上影响了办公室文书档案收集与归档工作现代化进程。

四、提升文书档案收集与归档工作规范化的策略

办公室文书档案收集与归档工作对于办公室发展起到特殊作用，因此办公室主要领导应该重视文书档案收集与归档工作规范化的重要意义，并给予办公室文书档案收集与归档工作更大的支持，强化规范化管理理念，提升办公室档案收集与归档能力，加大对文书档案人员的培训和教育，实现办公室文书档案收集与归档工作转型升级。

（一）强化规范化管理观念。一是办公室主要领导要强化档案规范化管理理念。这就需要办公室主要领导在不同场合、不同地点对办公室文书档案收集与归档工作规范化的重要性进行宣传和讲解，让办公室其他部门对文书档案管理工作规范化的重要性全面了解，进而支持办公室开展文书档案收集与归档工作。二是办公室档案管理工作人员要强化规范化管理理念，办公室文书档案收集与归档工作规范化，还需要具体的档案管理人员来落实和完成，只有办公室档案管理工作人员具备了规范化的管理理念，才能够在档案收集与归档工作开展过程中严格按照相关制度落实，才能够在工作中不断优化工作方式方法，提升办公室文书档案收集与归档工作规范化水平。

（二）提高档案收集与归档能力。一是要提升办公室文书档案收集能力。文书档案收集是文书档案管理和后续开发的重要基础。一方面，要尽可能扩大办公室文书档案收集覆盖范围，将办公室涉及的各类有价值的文书档案资料进行认真梳理，严格按照文书档案收集流程对有价值的文献资料应收尽收。二是要提升办公室文书档案的归档能力，将收集上来的文书档案要按照一定的门类进行归档编号，确保文书档案的完整性。三是要对档案收集与归档方法进行优化和创新，随着网络信息技术的不断发展，办公室越来越多的文件资料以电子文件形式呈现，电子文件成为办公室文书档案收集的主要对象，在电子文档收集与归档过程中对发现的问题进行认真梳理和分析，并提出针对性的策略，不断优化档案收集与归档方法，进而提升办公室文书档案收集与归档能力。

（三）提升文书档案管理人员素质。办公室文书档案管理人员素质高低直接影响文书档案收集与归档工作的规范化，因此单位有必要加强对文书档案管理人员的教育和培训，进一步提升他们的能力和素质。在培训过程中，一定要明确培训重点，既要提升文书档案管理人员的专业素质，也要增强文书档案的计算机操作能力和保密意识，这样才能够确保办公室文书档案收集与归档工作规范有序。对于一些兼职的文书档案管理人员，应该加大培训次数和教育力度，同时要提升兼职文书档案管理人员培训教育的针对性，通过系统培训，让兼职的文书档案管理人员具备基本能力。

五、结语

总之，办公室文书档案收集与归档工作作为办公室工作的重要内容，理应提升其规范化水平。新时期，办公室应该针对文书档案收集与归档工作完善相应的制度体系，加大对工作人员的培训和教育力度，进一步提升他们的能力和素质，更好地开展文书档案管理工作，更好地为单位建设服务。