谈文书档案管理存在的问题及对策

2021-11-22西安市福利彩票发行中心吴倩

办公室业务 2021年4期

文/西安市福利彩票发行中心吴倩

文书档案在现代社会中越来越重要，尤其是最近几年，事业单位内部管理问题得到社会广泛关注，文书档案占据了更高的地位。以前的文书档案是纸质版手工管理，随着信息化的发展，文书档案也变成了电子版本，从而促进了单位的信息流动和管理。下面讨论的是文书档案的重要性、存在问题和应对策略，希望能帮助大家做好文书档案管理，以便更好地为社会服务。

一、文书档案管理工作的重要性

文书档案管理保存完整对资源的开发和利用至关重要。文书档案中包含了许多信息，这些信息是资源开发和利用的重要信息来源。此外，文书档案是记录历史事实的档案，因此具有法律效力，这是文书档案和其他资料之间最大的区别。文书档案包含了当事人手写的材料，还包括当事人的音视频等信息，因此具有真实性，对事业单位的发展有着重要影响。

二、文书档案管理存在的问题

（一）忽视档案管理人员的专业素质。有些事业单位档案管理人员直接上手开始工作，在处理档案的过程中，因没有受过专业训练，对档案的分类、立卷等专业管理工作没有充分了解，这就导致他们在工作时不能很好地进入状态，需要一段时间去慢慢适应，并且他们的专业水平还达不到现代档案管理的要求。同时在一些事业单位里，尽管文书档案管理人员都学过相关知识，但他们整天都忙于工作，没有时间去提升自己，去继续学习新知识，这就造成了这些文书档案管理人员思想比较落后，不能紧跟形势，反映在他们的实际工作中，就是对最基础的档案管理知识缺乏了解，导致在工作过程中遇到没有见过的问题就无法解决，严重影响了工作，延误整个工作部门的工作，耽搁工作进度。工作人员开展工作时对专业知识掌握不扎实，不了解内容，可能会延误工作。最近几年来，随着档案数字化技术的逐渐普及，很多事业单位开始用计算机技术进行档案管理，在文书档案管理工作中，数字化档案管理已经成为未来档案管理的趋势，但很多事业单位文书档案管理工作中有很多问题不明确，这就需要事业单位加大培训力度，请专业人才来授课，员工努力学习，尽快掌握相关专业技术，减轻工作负担。

（二）文书档案衔接方面存在问题。文书工作和档案工作之间是不可分割的，它们之间有一些相同点，也有很大的差异性。我们在文书档案管理中，要把这两项工作紧密联系起来，只有这样，才能科学有效地完成档案管理工作。然而在实践操作中，文书和档案工作者在工作中常常把精力放在自己的本职工作上，而忽视了相互工作的催化作用，直接导致文书工作和档案工作之间衔接不紧密，以至于文书和档案的基本文件格式和方法加工有很大不同，两者无法统一进行，存在不规范和不科学的现象。

（三）工作人员空缺大。大部分事业单位并没有设置专门的文书档案管理部门，这就缩小了文书档案的范围，导致许多工作被忽视，这就是文书档案管理工作不能及时完成的原因。此外，由于没有相应的监督机制，文书档案的真假无法得到适当的审查，有时一些信息记录也不完整，这严重影响了之后工作的完成。这些问题的出现，一方面是由于工作人员的技能低下，另一方面是由于工作人员的管理不足造成的。

（四）档案管理工作的现代化水平有待提升。在文书档案管理的过程中，有效使用现代科学技术有助于引进新技术和提高工作效率。通常纸质档案文件存放时间长，但很容易发黄，纸质材料在保存时受到很多因素的影响。例如外部环境，所以往往笔迹模糊不清，纸张损伤等情况时有出现。文书档案管理现代化进程中，主要是使用数字文件管理系统，数字文件管理系统的应用程序改进了传统的纸质文书档案，可以提高电子文书档案管理水平，最大限度地满足科技时代的发展需要，并确保工作效率不断提高。当今社会，传统的档案处理方法已经不符合新时期存档的要求，而且传统的档案处理方法在档案管理方面效率低下，进而和信息时代对档案管理工作的要求之间存在巨大差距。

（五）得不到领导的重视。我们都知道，文书档案管理在我国起步比较晚，所以很少能够引起大众的关注。在个别事业单位中，存在领导对于文书工作不清楚的现象，这样使文书工作更加难以得到重视，开展起来更加困难。根据相关调查发现，个别领导认为文书档案工作是一项可有可无的工作。他们认为，在文书档案管理工作上投入大量的人力和物力，相当于浪费资源，对单位起到的作用微乎其微，更难为单位创造利润。因此在单位的发展过程中，更不会将其规划在内，难以得到领导的重视，这是一个恶性循环，文书档案管理工作很难被纳入正规的工作环节中，这会打击工作人员的积极性。

三、针对文书档案管理现有问题的解决对策

（一）增强文书档案管理人员的专业水平。为了促进文书档案管理人员更好地工作，我们需要提高文书档案管理人员的专业水平。可以让档案管理工作者总结自己工作中遇到的问题，并提出解决方案，对一些较好的方案要给予奖励，让大家在工作中发现自己的问题，单位可以了解员工尚未满足的需求，有针对性地进行激励。让员工参加技能培训，弥补自己的不足。让每一位文书档案管理人员都能接受日益更新的档案管理技术要求，提高工作人员的综合素质。

（二）文书和档案工作的衔接。文书的完整度直接影响了档案管理的好坏，因此，档案质量是由文书完整度决定的。文书工作人员在工作中要增强对档案管理的认识，并改进文书的整理和存档过程。在处理文件时，秘书处工作人员应认识到这一点，为存档奠定良好的基础。想要做到这一点，需要文书工作者平时留心观察文件的完整度，对文件的保存格式等都要有所规定。其中电子材料的格式以及处理存档所需的格式需要特别注意，一定要按规定来完成。对于纸质资料，要按照要求使用恰当的纸笔，避免出现不必要的麻烦。此外，在处理过程中，当我们拿到文书时要尽快处理，收到文件时要尽快确认、登记和查看。如果在登记时发现有文件丢失，应及时通知提交材料的部门，发送备份文件。为了确保文件的完整性，必须及时整理和存档领导人的重要发言文件和大型会议材料。

（三）加强部门合作，做好档案收集工作。文书档案管理人要积极主动了解每个部门开展的主要业务工作，经常到部门考察，观察部门人员的工作状况，了解工作现状，在工作中发现问题，并及时寻找解决方案。档案管理部门要与其他各部门处理好关系，方便档案管理部门的工作顺利进行。在收集材料时，要收集那些能够充分反映历史变革和社会变革的档案材料，这样能够保证档案管理工作有序发展，为实际的研究和服务提供必要的信息材料。

（四）建立有效的管理机制，严格管理程序。我们在工作中，应尽可能仔细地分析系统和程序的所有细节和过程，尽可能细化每一环节，简明扼要，并确保建立的标准可以实施。文书档案管理人员在完成任务时，要按照单位的要求来进行，不允许以任意方式发布无效文件。在文件正式印刷之前，必须对内容进行彻底审查，以确保其完整、精确、流畅和严谨。文件中出现失误的地方，要依据单位要求进行修改，并在修改后仔细检查。此外，在印刷过程中，对用哪种纸，多大的纸，都要按要求来。与此同时，要注明文件的名称和用途，明确它们是用来干什么，并把握好文件的数量，不要出现任意抄送现象。

（五）完善文书档案管理工作信息化建设。随着信息技术的发展，现代信息技术被文书档案管理工作大力运用，工作难度和工作量大大降低。使用办公自动化管理文书档案，将提高文书档案管理水平，并确保管理质量稳步提高。信息化是一把双刃剑，给大家带来便利的同时，也威胁相关的信息安全。在当今这个快速发展的社会，如果不能很好地保护自己的信息，就会像“透明人”。因此，为了保护文书档案不被泄露，很有必要完善文书档案的管理以及信息化建设。办公自动化可以有效避免这种情况发生，可以确保文书档案管理安全，防止信息泄露。