试析新时期环境卫生档案管理的有效策略

2021-11-22辽阳市城市管理事务服务中心张晶

办公室业务 2021年4期

文/辽阳市城市管理事务服务中心张晶

随着时代的发展和技术的进步，新时期的环境卫生档案管理工作已经逐渐向信息化靠拢。在新的时代背景下，环境卫生管理部门人员应自觉提升档案管理意识，尽快开发和利用档案信息资源，尽可能实现工作重心由档案日常管理向档案有效管理的转移，强化人员服务意识与科学管理意识，推动档案管理工作向信息化转型。基于此，本文将立足新时期环境卫生管理背景，阐述提高环境卫生档案管理质量和效率的相关策略，希望对相关工作的优化改革有推动作用。

一、环境卫生档案管理现状

结合我国现阶段环境卫生档案管理建设进展来说，虽然初步确定了信息化档案管理的建设目标，但是在日常的管理工作中，仍旧是采取纸质档案管理和信息档案管理两种形式。从某种角度来说，这是环境卫生的管理向信息化过渡的必然历程，两种管理模式并存在一定程度上干扰了档案管理效率。具体来说，倘若使用两种档案信息管理方式对同一事件的档案进行管理，就意味着人员会在档案的搜索和应用方面浪费更多的时间精力，导致人员花费成倍的时间整理档案并汇总分类。与此同时，当前的环境卫生档案管理工作方式可能会造成管理混乱，在多重管理体制下，一旦出现管理漏洞和相关问题，对相关人员的责任追究将会受到较大阻碍，也很难在发现问题的第一时间迅速制定补救方案，影响档案管理工作效率。

客观来说，环境卫生部门在档案管理方面的短板主要体现在以下几方面：首先，针对纸质档案的管理工作而言，相关部门的人员为了保障档案管理工作的时效性和精确性，势必要在工作过程中投入大量的人力和物力，为避免档案在查看、验收或者出借的过程中出现问题，人员要对整个档案管理流程进行密切追踪，从本质上来说是一种对于时间精力的浪费。与此同时，受到纸质档案自身性质的影响，其对于存储环境的要求比较严格，且容易发生丢失损坏现象，当前行业内明确规定纸质档案的复印件无效，所以一旦档案损毁丢失将会给环境卫生管理部门带来直接损失。而且，纸质档案无法为相关人员及时提供有效信息，信息更新速度较慢，很大一部分重要信息无法在第一时间被归档与使用，致使档案信息呈现出不对称问题。其次，对于档案的网络化管理工作来说，虽然信息化技术的介入帮助环境卫生管理部门减轻了管理内容和工作量，在一定程度上提升了管理效率与管理水平，但相关负责人员也应该清醒地认识到网络化的档案管理增加了信息被随意篡改的可能性，网络安全问题为新时期的档案管理安全性和精准性埋下了重大风险隐患，相关部门必须理性看待网络化档案管理可能带来的风险。除此以外，网络化管理是新时期环境卫生档案管理的一次重大改革，对管理人员的综合素质提出较高要求，相关负责人员不仅需要具备扎实的档案管理知识，还需要掌握足以支撑各项档案管理工作的计算机水准。所以，环境卫生管理部门的人员必须高度重视新形势下的网络化综合管理，尽可能早日打破纸质化档案管理以及现阶段信息化建设水平的局限。

二、环境卫生档案管理效率提升的必要性

环境卫生档案管理涉及大量的档案记录、整合以及归档工作，贯穿整个工作流程。环境卫生在现代文明建设中的重要地位直接表明档案管理工作举足轻重的作用。客观来说，现阶段绝大多数开展现代化建设的城市将环境卫生管理放在第一位，集中精力整理环境卫生。从民生角度来说，良好的环境卫生能够大幅度提高居民的生活幸福感，对于城市的可持续发展具有重要促进作用。所以，搞好环境卫生工作是时代发展的必然需求，而管理好环境卫生档案是落实环境卫生管理的核心举措。现阶段政府部门对于环境卫生档案管理工作愈加重视，逐渐出台落实与其相关的规章制度和管理要求，而环境卫生管理部门也应该结合时代需求开辟单独放置档案的库房，提高城市整体环境卫生水平。除此以外，环境卫生档案管理是新时期非常重要的工作，直接关系到城市的环保和卫生状态。这主要是因为环境卫生档案管理人员要对大量体现区域环境卫生变化过程的档案进行汇总，并为专家学者提供具有权威性和代表性的研究资料。环境卫生档案管理到位，那么相关部门的人员就可以获知任意时间城市环境卫生及其设备的建设情况，能够明确下一阶段环境卫生工作的新目标和新方向，加快城市现代化建设进程。

三、环境卫生档案管理的新方向

随着信息化技术和环境卫生档案管理工作融合的逐渐深入，新时期社会民众对环境卫生档案管理工作提出了新要求，其本质即打造科学化的管理模式。但是，就现阶段的环境卫生档案管理改革来说，学术界还没有对环境卫生档案管理形成一致意见，尤其是无法统一使用网络信息技术来管理档案。具体来说，以人力资源为主体的传统环境卫生档案管理方法已经很难跟上现代档案管理的进度，随着社会的发展和技术的进步，传统的档案管理方法展现出较强的不适应性，并缓慢退出历史舞台。现阶段，相关专家学者认为可以借助计算机设备和现代化电子设备的融合达到一种新型的、适用于环境卫生档案管理工作的独立系统，保障信息传递的高效性和精准性。但也有部分专家学者认为接触网络技术传播和储存档案的可行性更高，毕竟在网络技术飞速发展的时代，信息化技术更能够提高档案管理服务的质量。总的来说，环境卫生管理部门必须结合新时期发展的实际要求，引用先进技术来实现更高效率的档案存储。

四、提升环境卫生档案管理效率的建议

（一）加强档案管理基础设施建设。要想进一步加速档案管理工作和网络信息技术的融合，环境卫生管理部门领导必须要彻底转变对档案管理的观念。就现阶段来说，档案管理人员完全可以借鉴各系统档案信息化管理经验，为各单位的档案管理工作提供一手信息以及技术支持，确保信息化建设水平足以支撑起现代化档案管理体系。与此同时，各区域的环境卫生档案管理部门可以交流经验，把握档案管理工作的共同点，打造具有普适性的、以信息技术为核心的环境卫生档案管理系统，实现数据资源共享，提高环境卫生档案管理信息的真实性和时效性，共同为档案管理基础设施的建设贡献力量。

（二）制定科学的档案管理制度。科学的档案管理制度是确保环境卫生部门精准落实档案管理工作的依据，在高度重视环境卫生保护的当前阶段，档案管理人员应该保证管理观念与时俱进，将现代化管理意识渗透到日常工作中，促使档案管理工作始终以科学的档案管理制度为指导依据。如此一来，环境卫生档案管理工作就能实现科学化管理，而人员也能够根据要求来更新管理手段和管理设备，进而带动环境卫生档案管理工作取得显著进展。当然，这也就要求环境卫生部门以及政府部门为之注入大量的资金，保障信息化档案管理系统的精准性和档案工作中档案的完整性。具体来说，环境卫生部门应该聘请专业的档案管理人员和信息技术人员，充分利用符合现代化管理需求的通信设备，借鉴国内外先进的信息化档案管理方法和管理手段，建立起网络化的管理平台。与此同时，随着新时期对环境卫生档案管理工作的精细化要求逐渐加强，环境卫生部门必须保障管理制度的全面性。比如说，环境卫生管理部门应该针对网络化档案管理平台的应用专门制定管理收集、档案保管、网上传输以及开发利用的管理制度，尽可能规避网络安全问题，使环境卫生档案管理工作有条不紊地开展，利于信息化档案管理更加井然有序。除此以外，环境卫生管理部门还应该不断提升档案管理工作人员的综合技能水平，确保涉及档案工作的各部门人员均能协调起来，共同为档案管理工作专业性的提升而努力奋斗。在档案管理工作中，人员要结合行业内的先进经验尝试将网络技术融入档案管理中，也需要在日常工作中不断开拓创新，将档案管理工作的优化作为一项持之以恒的任务，确保档案的存储更加安全，缩减档案查询和管理工作的人力成本，借助新技术、新设备的优势来提高档案管理的智能化与自动化。

（三）加大人员培训力度。在环境卫生档案管理的新时期，档案管理工作向工作人员提出了更高的要求，不仅需要人员具备扎实的档案管理基础以及科学管理意识，还要求人员掌握系统的计算机技术，能认识到网络技术普及以及现代化通信设备应用为环境卫生档案管理工作带来的转变，以极高的信息处理能力迎接档案管理新挑战。而对于环境卫生管理部门来说，必须认识到新时代发展背景下需要什么样的档案管理人才，重点打造高素质档案管理人才团队。为了保障档案管理工作的完整性和精准性，单位方面可以专门针对现代化档案管理工作制定激励机制，确保每名人员都能树立高度严谨的责任意识，为各部门提供优质的档案服务。