如何加强市政设计院科技档案管理

文/中国市政工程东北设计研究总院有限公司 胡艳华

随着城市建设步伐的不断加快，特别是在国际化大都市的建设进程中，高科技手段的应用越来越广泛，推动市政设计院科研工作的高速发展，科技资料和信息的数量不断增多，形成大量科技档案。作为档案工作者，主动探索加强市政设计院科技档案管理的方法和策略，这对于用好科技档案无形资产、更好地服务于设计院的研究和运作、推动市政设计院科技水平快速提升、使科技档案真正成为奠定设计院发展的基石等都具有重要意义。

一、市政设计院科技档案管理的主要特征

科技档案指的是具备归档保存价值的、在科技生产建设中发挥重要指导作用的、直接记录及反映科技活动的科技文件材料。市政设计院科技档案涵盖了在其建院以来从事的所有生产和设计等活动形成的文件，例如市政工程设计文件、市政工程设计图纸等，这些科技资料直接记录了本院设计者的设计理念、设计思想、设计方法，是其智慧的结晶，真实记录着市政工程设计和生产实践的整个历史过程。

市政设计院的生产活动存在继承性和创新性并存的特征，完美的市政工程设计不仅要有独特的创造性，更有对前人设计成果的借鉴和继承，这就决定着其科技档案有别于其他档案，具备通用性及利用频繁性的特征。例如市政工程设计图纸不仅可用于特定市政工程设计项目，还能用于其他工程设计项目，可能套用图纸的一部分甚至所有内容，并且一套设计图纸可能在较长时间里被多次使用。由此可见，如何加强科技档案管理，提高工作效率，使科技档案在市政工程设计中发挥更大的作用，这是市政设计院档案工作者应当考虑的问题。

二、市政设计院科技档案管理的有效策略

（一）加强收集和归档管理。市政设计院要按照国家颁布的《科学技术档案工作条例》，结合实际情况完善制定科技档案归档收集归档制度。因为科技资料的收集和归档既繁琐又费时，不能即刻体现作用和价值，只有档案工作者的热情是远远不够的，要采取必要的制度和策略加以保障。

第一，从市政工程设计管理流程加以控制。一项市政工程设计从立项到竣工涉及诸多阶段，专业广、周期长，应由设计院各部门技术人员将科技文件和材料直接移交给生产计划部门，再由档案部门到生产计划部门接收，因为生产计划部门在市政工程管理中对每一个阶段的完成时间、工作量及其他要求等都比档案部门更了解，掌握着更多的信息，可以更有效地确保科技文件和材料收集、归档的完整性、及时性。

第二，从产值方面加以控制。市政设计院的生产计划部门下达市政工程项目产值时要预留一定比例，将其用作科技档案收集归档的保证金。也就是在完成某个市政工程项目或者结束项目的某个阶段以后由其负责人列出应当收集归档的科技材料、科技文件的清单，档案部门在总工程师确认以后进行查收。如果因主观因素导致科技档案收集归档不全，应通知生产计划部门扣除档案保证金，直到完成科技档案的收集和归档才能将保证金返还，确保科技档案完整。

第三，当市政设计院的科技人员离开单位时，应把握好科技档案归档关口。一般科技人员在调动、退休或者离职时，档案部门只会检查有没有尚未归还的借阅档案，忽视检查其经手的科技资料有没有完成归档，容易导致某个市政工程设计项目的科技档案不完整。所以档案部门应在人事部门的支持下，督促科技人员离岗时要有科室或档案部门负责人出具的证明其完成科技档案收集归档的意见书。

（二）加强档案数字化保管。在当今的网络信息时代，科技档案管理的数字化和信息化是大势所趋，市政设计院科技档案的数字化保管是其加强档案管理的基本前提。随着市政设计院办公自动化建设的持续深入，形成了大量电子科技档案，例如设计人员通过计算机软件制作的设计文件、CAD文件等，同时对已经归档的纸质科技档案进行电子化扫描，并实施文字识别处理、矢量化处理，促进科技档案的数字化建设和保管。经过长期实践，档案工作者在纸质档案管理方面已经形成了一套工作流程和方法，例如前文所述的收集归档制度，或者借阅制度等。而数字科技档案的归档和保管等有着截然不同的要求，在利用图档软件实行科技档案数字化保管方面要注意：第一，市政设计院各部门要指定负责人审核本部门形成的数字科技档案，统一归档，履行验收签名手续，保证数字科技档案的真实性、完整性。第二，为确保数字科技档案的保管安全，必须严防黑客、病毒等的入侵，用专门的计算机接收数字科技档案，并利用防火墙、安装入侵检测等技术手段保护档案安全。第三，利用一次性写入光盘长期异地保管数字科技档案，并优化光盘保存环境。

（三）加强编研方式的变革。科技档案从市政工程设计中收集，再利用于市政工程设计。对于市政设计院的科技档案管理工作而言，如果没有档案的编研，就无所谓档案的利用，需要档案工作者改进编研方式，体现科技档案的价值。主要可从两方面入手：一方面，基于研究进行编研。档案工作者要从利用者的需求入手，确定编研的选题、内容，把科技档案编研成果变成利用者的重要参考。编研其实就是编纂、研究，前者以原始科技档案为基础，后者贯穿于编纂过程，不仅要全面总结当前市政工程设计中的某个问题，还要对后续市政工程设计中处理普遍遇到的问题做出提示，突出档案编研的设计成果研究性、提示方式主动性、档案编研系统性、实际利用广泛性等特色。另一方面，促进科技档案编研方向的革新。第一，随时把握相关科技发展前沿。伴随市政工程建设的发展，市政工程设计水平越来越高，在编研科技档案时要紧跟科技发展前沿，使编研成果在对应领域保持领先水平，提升科技含量，使其更好地服务于设计和研究。即档案工作者既要精通科技档案管理业务，又要深入了解编研的课题，掌握其专业内容，使编研的科技档案资料更有深度，提高编研成品的利用价值。第二，把握编研课题的完整性。对一个市政工程设计中单独问题的研究，必须重视科技档案的完整性，因为市政工程设计是较长的过程，某个问题从发生到解决可能跨越较长时间，应完整收集这期间的所有科技档案，夯实编研基础。例如在独立的、零散的案卷之中找出为解决对应问题进行的所有勘测、试验、计算、比选解决方案等，直到最后确立处理方案、处理问题的结果、一段时间后通过观测资料验证处理方案等，全过程展示相关内容。第三，把握编研课题的全面性。市政工程是半理论半经验的科学，对某个具体的设计方案要经过实践运用才能确立其正确性，否则对应设计方案就只是理论研究。因此，总结经过运用的市政工程设计方案有重要借鉴作用，编研人员要全面了解某种市政工程设计技术方案，尽量多收集在实践中运用对应方案的市政工程实例，并完整介绍工程情况，对工程验收运行之后的科技资料也要收集齐全，提高编研档案的借鉴和参考价值。

（四）加强档案的开发利用。管理科技档案的终极目的在于利用，在市政设计院科技档案的开发利用中要遵循几项基本原则。第一，安全性原则。在保证科技档案安全的前提下提供最大程度的利用，使其发挥应有价值，促进档案信息保护与档案信息利用的平衡。第二，最小化原则。针对涉密科技档案要严格执行保密制度，保证涉密科技档案信息的知悉范围最小、开发利用流程最简、泄密风险最小。第三，全过程控制原则。要根据全生命周期理论，对科技档案的生成、流转、归档、利用等实施全过程管理和控制。根据以上原则，对于科技档案利用率的提升可以通过数据网络平台综合服务的方式来实现。例如提供科技档案专题服务，把市政设计院现存科技档案信息通过数字网络平台及时提供给相关部门以及工作人员，同时积极提供跟踪服务，通过长期跟踪参与，定期把科技档案的相关信息提供给工作人员，定期接收反馈信息，最终为档案利用者提供针对性的科技档案信息。还要注意网络信息平台作用的发挥，开拓科技档案信息服务渠道。具体可基于数字网络平台完善科技档案信息检索工具，揭示科技档案资源，为设计院的工作提供优质服务。对科技档案的开发利用必须抓住契机，彻底打破以往手工方式的限制，利用网络进行传输，把相关的研究文献、图纸、数据等科技档案信息成功联网，提供查阅便利。此外，要按照科技档案信息开发利用的实际需求，建立类型不同、层次不同的反馈机制，按照反馈信息调查、分析科技档案开发利用中的方法或策略，建立完备的档案管理机制，进一步改善科技档案管理利用整合功能，最大限度发挥科技档案信息的利用价值。

三、结语

市政设计院科技档案管理工作的强化是一项综合性工作，需要档案工作者从全局着眼，长期坚持不懈地努力，不断完善科技档案的收集和归档制度，同时加强科技档案数字化保管，通过多种方式切实做好编研工作，进而加强对科技档案的开发和利用，保证科技档案管理的科学性和有效性，最终提升科技档案管理在市政设计院的地位，使档案管理更上一层楼，为市政设计院的运作和发展提供可靠保障。