房建项目档案全过程管理探讨

文/义乌市社会事业工程管理有限公司 冯雅琴

房建项目档案是整个项目工程从始至终各个施工过程中的重要原始凭证，完整地体现房建工程的设计风格、整体结构、施工工艺、所投入的人力、物力、参与建设的机械设备，以及施工过程管理的方式等各项资料内容与特征。房建项目档案的全过程管理是对整个建设项目信息的记录、保存与追溯的重要形式。现阶段，房建项目档案管理还存在着一定的问题，如：管理制度不健全、人员素质水平参差不齐、档案管理信息化水平不够等等问题都阻碍了档案全过程管理质量的提升。本文就房建项目档案管理过程中存在的问题进行深入分析，并提出相应的解决对策，以供参考。

一、房建项目档案全过程管理工作的重要性

在经济与科技活动始终处于高速发展的新形势下，房建项目与规模越来越多样化。档案管理是房建企业构筑信息系统的重要基础，在房建企业的日常管理中有着重要的作用。从当前看，全过程的档案管理可为房建企业相关施工工程的规章制度制定与企业决策参考提供重要的数据支撑。用发展的眼光来看，档案管理真实呈现了企业各个项目开展过程中详尽的运作信息。所以说，房建项目档案管理质量直接关系到房建企业的管理成果，对企业来说具有重要的参考意义和发展意义。

二、房建项目档案全过程管理工作存在的问题

（一）决策层对档案管理工作的重视度不够。房建项目的档案管理工作是一项系统性的大工程，其过程是动态的，因为从项目的决策阶段、设计、预算、招投标、施工、竣工、后期的运营维护等各个阶段过程中，档案管理贯穿了整个项目生命周期的全过程。这其中涉及大量的方案、文件、图纸图片、技术手册、人事资料、项目往来凭证等等重要资料，要将这些资料按时间顺序、按项目先后、按施工过程分门别类进行分类、归纳与整理，所以说房建项目的档案管理是一项大工程。然而目前房建项目档案管理的突出问题之一就是决策层对档案管理的重要性认知度不够，具体表现在几个方面：一是没有专门的档案管理部门以及档案管理负责人，多数企业还停留在档案管理即文件整理的层面，认为只要收集起来，放进文件袋，存入文件柜就万事大吉，所以档案管理工作多由其他岗位的工作人员兼职处理，有时一个项目并没有指定具体的负责人，或是各个分支项目部门各负责各的，又或者一个项目多人负责，这就导致项目档案的资料不完整，出现问题时容易互相推诿。而且由于负责收集的人员素质水平差异，对于变更的、补充的资料没有及时进行归纳或是更换，导致后期需要参考时得不到有效的文件支撑，模棱两可。二是对档案管理工作队伍建设的关注与重视度不够，资金上的投入相对短缺，档案管理需要投入的设备及人员无法到位。企业管理层放在首要位置的，往往是各种日常项目的发展和改进，档案管理得不到有效发挥，难以满足社会未来发展对企业的高要求。

（二）档案管理工作人员的专业素质有待提高。档案管理是一门具体的专业，管理人员的能力水平与管理成果之间有着必然的联系，所以不是随便拉上张三李四便可以胜任的。这其中，高质量的资料整理是档案管理工作有序开展的关键所在。目前房建项目全过程档案管理存在的问题之一就是档案管理从业队伍能力素质参差不齐，多数企业都是从内部调动人员负责档案管理工作，具有专业档案管理背景的管理人才比例小，这就导致其对档案管理的流程、具体实施的措施并不熟悉。而且企业对档案管理的培训不够全面详细，且培训形式落后，如对信息化软件设备的操作不熟悉，对学习档案管理知识的意愿不强。尤其是档案管理工作相对枯燥，导致队伍整体稳定性较差，频繁的人员流动不利于档案管理的全面展开。这些问题都影响了管理队伍的整体能力，且企业内部相关的绩效激励机制不够健全，导致管理人员工作积极性不高，还有一部分档案工作者认为自身发展前景不明朗，并未将全部的注意力放在工作上，导致档案管理水平不高。

（三）管理观念落后，创新力不足。随着信息数据化的时代特征越来越明显，档案管理的综合性也越来越强，资料整理工作也需要与时俱进，积极更新落后的档案管理理念才能跟上时代的发展需求。然而，目前房建项目档案管理观念相对落后，档案管理制度缺乏弹性、管理方法相对简单，只是用统一的标准规范资料整理过程，工作模式和流程一成不变。部分档案管理人员甚至为了规避改革创新可能带来的麻烦与不利影响，创新意识淡薄，日复一日的重复消磨了工作热情，仅仅安于现状，坐井观天，工作积极性与效率极低，无法满足新形势下房建项目档案管理的高要求。

（四）档案管理机制及信息化水平有待提高。随着科技的进步，各行各业都利用大数据以及信息技术进行内部管理质量与效率的提升。基于此，房建项目涌现了大量需要更新的信息与资料。然而档案管理并未积极跟上时代发展的脚步，对信息化的应用不够全面，导致档案管理工作处于被动状态。主要表现在几个方面：一是缺乏有效的信息技术支撑体系，信息设备老化或是落后，无法满足档案管理数字化的需求。二是档案管理分工不明确，资料收集不完整，错漏补充不及时，设计变更更新不到位。三是信息化软件习惯性购买现成的使用，而不是结合企业实际研发，所以软件集成功能不强，功能单一，在具体的操作过程中录入、收集、分析等工作不能及时完成，资料整理不完整、不规范等现象时有发生，种种问题阻碍了档案管理水平的提升。

三、提高房建项目全过程档案管理的策略

（一）提高认知，加强档案管理工作队伍建设。首先，领导层要转变思想，认可档案管理的重要性，对档案管理与日常行政管理工作之间的相通性进行探索性研究，这样能更好地落实与加强档案管理工作队伍建设的内容。其次，要结合档案管理工作者面临的实际困难，提出切实的解决方案，清除档案管理工作中的“拦路虎”。最后，要建立健全规范的档案管理制度，完善相应的奖罚机制，对表现突出的档案管理工作者给予精神与物质上的奖励，营造良好的工作氛围，激发工作人员的积极性与主动性，全面促进档案管理工作队伍建设。

（二）加大培训，提高档案管理人员业务水平。为了使档案管理更好地适应新时代的发展趋势，必须从理论与实践两方面来提高管理人员的能力素质：首先，要有目的地组织档案管理人员进行各种交流培训，以此来促进理念更新，加大对相关档案管理法规的学习。不定期与同行交流，积极借鉴优秀同行的管理理念，学习先进的管理模式，并在此基础上结合单位实际进行创新，使档案管理更具实效性。其次，要进一步强化和巩固档案管理技能，强化计算机操作和电子档案系统软件的培训，强化档案管理人员的实操能力。最后，要科学评估人才，合理引进专业的档案管理人才，通过严谨细致的工作，更好地保证入库档案质量，使档案管理发挥出最大的价值。

（三）加强档案管理的信息化建设。房建项目档案管理工作的信息化建设必须要跟上大数据时代的发展要求，所以要积极利用先进的信息技术、大数据技术以及有效的方法和手段，进行设备和技术革新，通过推行档案信息电子化来实现档案资料数字化管理。一是要落实档案管理部门统一规划、统一部署，统一监督的原则；二是要加大对硬件设备的投资，淘汰老旧的电脑、扫描仪等设备；三是要结合档案管理的实际需求，依托已有的信息传输网络和平台，积极建设数字档案室，对档案数据建立规范标准，统一路径，加强档案信息化管理的规范性；四是引进先进的管理软件，积极推进网络资源的整合与共享，以提高档案资源的利用率与利用价值。

（四）加强档案安全管理。从加强人员管理、完善制度建立、加强技术防范等三方面来落实档案的安全管理：一是提高档案管理的风险防范性，提高管理人员的道德与法律意识；二是建立完善的档案安全应急管理制度；三是通过计算机网络防火墙与监控设备加强安全系统的建设，对档案资料访问的各个模块设置使用权，以此确保档案管理工作有序安全开展。

四、结语

房建项目档案真实还原了整个项目的原始面貌，在经济高速发展的新态势下，传统的房建项目管理模式显然已经无法满足新时代房建工程项目管理的实际需要。因此，房建项目档案管理也要积极顺应时代发展的变化，结合工程项目的实际进展，不断转变传统思路，提高对档案管理重要性的认识，积极创新档案管理模式。通过加大档案管理人员培训力度、建立健全档案管理制度、应用先进的信息技术等手段，通过技术、人员、制度三方面来切实提升档案管理水平，为企业的可持续发展奠定坚实基础。