信息化背景下人社档案管理初探

2021-11-22单县人力资源和社会保障局赵曦

办公室业务 2021年4期

文/单县人力资源和社会保障局赵曦

所谓人社档案，就是指人力资源与社会保障档案，是社会民生档案的一个重要组成部分，基本上涵盖了医疗、社保、工伤、生育、就业、人才、仲裁等一系列领域的重要民生信息。在新时代，为了更好地保证民生，做到惠民，需要针对人社档案进行管理，从而更好地为人民服务。由于人社档案的管理工作业务范围较广，涉及的部门众多，专业性较强。为了保障人社档案管理工作具备高效率和高质量，采用信息化技术是目前的趋势所在。

一、人社档案管理概述

（一）人社系统基本职能。人社系统在制定执行人员管理和社会保障政策、完善公民就业服务体系、加快建立全面覆盖城乡居民的社会保障体系、健全公民劳动收入分配制度、专业技术人员队伍和农村实用人才队伍管理和建设以及事业单位人事制度等方面的改革有着重要的职能。该系统将会通过人力资源、社会保障、特殊人员安置、人事争议仲裁、劳动纠纷仲裁等方案或者政策的制定，展开对于企事业单位的管理，完善相应的社会保障体系和建立人才市场。而所谓人社档案，则是涵盖上述方面的多方材料，涵盖面十分复杂，且因为传统的人社档案管理工作多是针对纸质版档案进行的，即使数字化档案已经十分普及，但是因为档案量已经过于庞大，哪怕是计算机技术的有效帮助也很难整理清楚。

（二）信息化的基本概念和内涵。所谓信息化，就是目前通过计算机技术和网络技术达到各领域工作的高效率和高质量，促使各领域工作和业务之间的相互融合，从而达到经济发展和社会发展的有效结合。这种通过通信技术和互联网技术为载体的新型工作形式在各领域有了非常深入的应用。首先，在工作效率方面，通过网上办公的创新，传统的纸质化办公已经逐渐被淘汰，各类工作转为电子化办公，不仅节省了窗口办公的排队时间，还节省了人力资源，促进工作效率有效提高。其次，在办公质量方面，通过信息化和网络化的办公方式，办公过程将更加标准，各类文件有了更加严格的格式标准，促进办公质量不断提升。在成本方面，通过人工手动办公，在印刷、纸张、人力方面的成本大大降低。

（三）人社档案信息化管理的特点。1.标准化和规范化。人社档案信息化促进了人社档案管理工作的标准化和规范化，使用了智能技术的档案管理系统也将更显整洁，与传统人社档案管理工作的杂乱无章、毫无规范截然不同的是，通过信息化管理后的人社档案管理工作，更应遵守就业部门、劳动部门等一系列与人社相关行业以及领域的标准与规范。这些先进的技术将对人社档案信息化管理业务流程形成约束，使得每一步流程都在相应的标准和规范下，达到一定的数据指标，而这些新的数据指标则为我国的人力资源管理、社会保障事业、档案管理等提供新的技术标准，从而促进我国的档案事业进一步和谐发展。2.先进性和成熟性。人社档案的信息化建设在标准化和规范化的指导下，可以更好地保障各项人社工作业务的开展，而这一过程所花费的精力与资源要远远小于传统的人社档案管理工作，其在操作、业务流程、便捷度等方面都具有先进性，并且十分成熟和稳定，具有较好的可延伸性，这些对于业务的开展有着非常好的应用价值，符合当下社保业务工作的具体要求。3.全面性和专业性。人社档案要涉及的层面非常多，包含多个领域的内容，要想做到更高效率的人社档案管理，使得人社档案管理工作能够更具专业性和优秀性，信息化技术是一项非常好的应用，不仅能够对多范围、多层面的人社档案进行分类和管理，还能够以更加专业的手段来覆盖人社档案管理的各个业务，确保信息化管理能够全面覆盖人社服务工作，从而满足人社档案管理的业务发展需求。4.安全性和保密性。在使用了信息化技术之后，人社档案管理工作将彻底摆脱传统纸质版档案管理工作中出现的安全问题、不稳定问题和丢失问题。而在先进的信息化技术影响下，人社档案管理部门只需要针对信息化管理系统进行维护，使其免遭黑客攻击，保护数字信息的安全与稳定，并且严格规范在信息化管理过程中的身份验证和操作权限等问题，通过日志、备份、可恢复文件等一系列的措施来保障人社档案信息化管理的安全与稳定。

二、信息化建设对于人社档案管理的影响

（一）提高人社系统对于信息化的认知水平。主要包括两个方面的内容：第一是在利用了信息化技术之后，人社系统为了确保数字化工作的高效性和高质性，将会在部门上下掀起学习热潮，且在政策的支持和新管理办法的支持下，各部门包括政府人员在内的所有人都将对信息化建设给予充分重视，并在清楚认识到信息化技术的重要性与必要性之后为人社档案管理信息化发展贡献自己的力量，提高自己的责任感，转变思想，从而树立起更好的服务意识和创新意识，促进人社系统的信息化发展。第二是在信息化建设的过程中，人社系统各个组成部门开始对于信息化的领导以及信息中心、数据库等机构的建设并加以重视，从而投入对信息化机构的建设，这使得档案信息化管理有规可循、有法可依，从上而下有一套成熟的管理组织体系和相应的内部结构及职能划分，使得人社档案管理的信息化发展拥有更加充足的动力。

（二）信息管理能力提高。在人社档案管理过程中运用信息化技术，使得档案信息的使用具有规范性和标准型，在各个机构和组织之间进行交换和共享的过程中，能够保障其安全。档案管理人员应该清醒地认识到，只有通过信息化技术建立起信息管理系统，才能达到对信息的统一管理，所以进行信息化建设，势必会带来制度上的一系列革新，包括有管理系统的具体划分职责、具体权限、信息安全性维护与交流管理、突发事件管理、设备日常维护、问责制度和保养管理等一系列的制度与管理办法，并在信息化系统运转的过程中实时更新与改进，从而使得人社档案管理人员能够在满足上述制度的过程中充分地对信息进行全面管理，保障人社档案管理的信息化，能够取得一定的成效，使得人社档案更加安全。

（三）资源的节省。传统人社档案的管理过程中往往需要非常多的人力物力整理材料、分类材料和安置材料，不仅需要有一定的空间来存储这些纸质材料，还需要安排专人来看管。纸质材料在遇到火灾等情况时非常容易损坏和丢失，这些重要的信息一旦丢失，对于人社系统的后续运行将造成不可预估的损失和阻碍。利用信息化技术后，人社档案的管理工作将便捷性、服务性和成本可控性合为一体，不仅省去了纸质化档案管理工作的麻烦，还能够节省人力资源、纸质资源和空间资源，使得人社系统能够有更多的空间来开辟业务服务空间，促进人社系统进一步发展。在风险方面，人社档案管理工作不需要过多地重视档案库的消防问题，而是将重心转移到对于信息化管理系统的维护上，从而达到更好的管理效果。

（四）人社档案管理流程的规范。在运用人社档案管理信息化系统的过程中，对于档案的收集和管理形式也在更新。在档案的收集中，不同的数据采取不同的采集方式，对于业务档案的数据收集，通过标准数据接口自动进入档案管理平台，而对于一些文书档案和财务档案，则直接通过库与库之间的数据管道工具进行导入，从而达到对档案数据的管理与补充。在档案的管理中，从档案接收、扫描、管理、编目、查询、借阅、鉴定、统计分析、系统管理、信息订阅等操作都有较严格的规定。可以说，上述过程都是通过设定好的程序来进行的，只要设备正常，那么整个流程将以十分规范的形式来进行，大大提高了人社档案管理的质量与效率。

（五）信息技术被进一步扩展。首先，在信息化技术的影响下，人社系统各部门开始建立了属于自己的门户网站、APP、公众号，开辟了一系列的官方账号，从而达到政府相关部门与人们之间能够更加和谐地进行信息交流，这不仅有利于政务工作的进行，还使得群众在日常办事中更加便捷，获得更好的服务，将群众与政府部门紧密地联系在了一起。其次，在与群众的接触中，通过云平台以及大数据技术，政府部门将更好地了解到群众需求，并有针对性地开发相关的应用，完善云平台的建设和功能，能够促进人社系统的政务网站与其他的系统网站结合起来，从而达到网络信息化的共建和信息的共享，实现人社档案数据库的补充和整合，促进人社档案进一步完善。比如说，在传统的社保工作上，通过智能化技术开展的智能社保、智能养老等项目所带来的数据和档案将进一步上传人社档案库，使得上层领导对于档案进行分析时能够获得第一手资料，从而做出正确的决策。