基层事业单位档案管理现代化探讨

文/单县人力资源和社会保障局 侯培培

纵观当前，信息化档案管理工作中，许多表面问题需要用正确的方式加以解决，从多方面入手来提高档案管理工作的效率与服务质量，这对于档案管理工作的要求愈发严格，毕竟传统的管理模式已经很难适应信息化时代的发展。从以往的档案管理来看，存在的问题很多，其中包括档案管理人员的意识落后、专业技能达不到时代的要求，这些问题都在很大程度上影响着档案管理工作的进步。而现代化的档案管理工作主要是遵守档案管理工作的原则，顺应时代的发展。笔者根据自己多年的经验，重点分析了基层事业单位中档案管理工作的问题与原因，并提出解决措施供大家参考。

一、基层事业单位档案管理工作存在的问题

（一）信息化技术的利用率太低。信息化时代的档案管理工作用途非常广泛，通过了解发现，当前我国基层事业单位对于信息化技术的利用率并不高，局限于档案管理工作层面，没有充分利用信息化技术来发挥其诸多的作用，而档案资源作为对社会各界资料的储存，信息量非常大，包含的数据非常巨大，但是目前我国基层事业单位对于这些资料的保管未做到井然有序，许多工作人员停留在表面，造成了资源浪费，这对于档案管理信息化建设的开展无疑是相互矛盾的，需要进一步改善与调整。

（二）信息档案检索的效率有待提升。通常情况下，档案资料在储存的过程中，需要调取或查阅时，纸质的档案管理方式需要各个步骤的人工操作才可以完成，这其中的程序是相对复杂的，不但需要确认档案编码，而且还需要在众多的档案资料中进行人工翻阅与查找，流程比较繁琐，而且也需要耗费大量的人力物力，这种情况完全不符合现代化档案管理的需要。当今社会属于信息化新时代，档案管理的要求提升了很多，对于档案管理人员是一个重要的挑战，计算机技术在档案管理的过程中起到了非常重要的作用。还有一些基层事业单位，在档案管理方式上虽然运用了信息化的管理手段，但是计算机设备相对陈旧，而且硬件配置也不达标，在这样的大环境下，信息化技术很难得到运用与开展，这也是导致档案事业很难提升的重要因素，长此以往，导致档案管理工作效率低下。

（三）管理制度需要与时俱进的改革。我国基层事业单位从工作原理上分析，是属于一项服务于社会大众的工作类型，在诸多工作内容中，不但对工作效率有着严格的要求，同时工作质量也是至关重要的一项任务。根据对当前情况的了解，我国诸多基层事业单位的档案管理工作制度不很完善，而且也缺少规范化与现代化的管理手段，管理过程中通常会发生疏漏或遗失的现象，这对于档案管理信息化建设产生了一定的负面影响，制约了档案管理现代化的发展进程。要知道，管理制度在基层事业单位的档案管理部门占据着非常重要的位置，对于档案事业的发展也有着决定性的作用，因此，管理制度必须要与时俱进进行革新与完善，不断探索新的管理模式来顺应信息化时代的发展流程。

（四）档案管理的意识有待提升。基层事业单位档案工作中，管理人员的意识与认知是非常重要的一个因素，如果管理人员对于自身工作没有良好的认识与正确的观念，势必影响到档案管理工作的开展，使档案管理现代化很难得到进一步发挥，当前这种情况在基层事业单位中屡见不鲜，档案管理工作没有正确的理念指导很难进行现代化的开展，这样的后果直接导致档案管理工作停滞不前，对基层事业单位的发展造成一定的困扰。

二、对于基层单位档案管理的现代化途径分析

（一）进一步完善管理制度。对于基层事业单位的现代化操作流程，不但要在整体管理体系上进行调整与革新，在细节方面也需重视，比如细节方面的管理制度不容忽视，这是一项比较重要的工作内容，在基层单位的管理中调整制度，需要针对不同的岗位和不同的职责来进行梳理，并且在档案管理中还要保持独立的状态开展合作。基层事业单位的现代化手段，要把各项工作逐一进行管理与调整，按照统一的指标来完成，这样才可取得比较突出的成绩，进一步提升管理质量与工作效率，推动基层事业单位的发展。

（二）加强信息化建设的力度。基层事业单位的现代化管理与建设需要坚持不懈地努力，将方法与标准逐一完成，打破传统的管理方式与观念，因地制宜采取新的方法来实现信息化建设的新途径。从当前的局势来看，信息化建设都是基层事业单位档案管理的重要目标与发展方向。一方面，信息化建设体现在日常的工作细节中，需要在档案管理系统上不断创新与建立，设备与软件的搭配也是重要的一项内容，需要按照正确合理的方法来完成，达到良好的效果；另一方面，档案管理信息化建设也需要提升档案管理的内涵，在实际的技术操作过程中，需要充分观察信息化的建设进度，牢牢掌握信息化技术在档案管理工作中的作用与进程，进一步提升档案管理的水平与效率。

（三）强化综合型人才的培养。基层事业单位的档案管理现代化进程中，专业型的人才是必不可少的，而且需要培养出专业技能与综合素养都可达到预期的标准。管理层在具体的实施过程中，可以定期对工作人员进行培训与专业知识的教育，根据档案管理的准则进行管理与改革，不断提升管理人员的专业化水平与综合素质，毕竟在档案管理中专业的系统化教育是工作开展的保障，可以吸收一部分大学生参加到工作中去，对其进行定期的培训，促使档案管理工作的进步与提高。

（四）加强档案资料数字化建设。由于基层事业单位档案数量大且内容繁多，并且随着基层事业单位的发展，档案信息还在不断增长，所以基层事业单位要将传统的纸质档案变成电子档案，将文字档案、图片档案等资料用扫描仪扫描到电脑里，或者刻成光盘，通过网络进行传输，做到基层事业单位之间档案信息的共享，并且利用这些数字化的档案，结合基层事业单位自身的发展情况，有效建立一个统一、完整的档案管理系统，让档案管理更加高效，有关人员查询档案时更加方便。

（五）提升档案管理手段的更新速度。我国基层事业单位的档案管理与其他单位的档案管理有很大的区别，所以基层事业单位在档案管理现代化进程时，应该不断学习国外先进的档案管理方法，根据基层事业单位的发展状况，不断更新和丰富档案管理数据库的资源。基层事业单位的档案管理现代化建设通过有效实践才能发展，因此基层事业单位应该改变自己传统的观念，根据社会发展的需要，不断完善其档案管理的模式，提高基层事业单位在发展过程中的综合竞争力。

（六）与各个部门做好协调工作，共同推进档案管理现代化建设。在推进档案管理现代化的具体措施中，有两个方案可以参考：首先，公布档案信息管理现代化建设相关方案，将各个部门都纳入其中，这样让档案信息管理现代化建设变成每个部门必须完成的工程，从而有效提升档案信息管理现代化建设的速度和质量，这是非常重要的。其次，面对档案管理工作中的实际困难，对各个部门的人员进行档案信息管理现代化建设相关思想教育，让这些人从根本上支持档案信息管理现代化建设，这样才能保证这项工作是每个部门人员都发自内心完成的，档案信息管理现代化建设能够起到最大的效果，保障企业的发展。

三、结语

综上所述，随着我国社会经济与信息技术的提升与进步，档案管理现代化势在必行，也是未来的主要发展趋势，在当今信息化时代，若想全面提升基层事业单位的档案管理工作，务必需要加强档案管理人员综合素养的培训，以及他们对现代化档案管理的认知与了解，管理层需要高度重视现代化档案管理工作的重要性以及在单位发展进程中的重要意义，档案管理现代化是当前事业单位发展的一项重要任务，档案管理现代化发展应该放在首位，不但可以推进事业单位的健康可持续发展，还可以在很大程度上促进社会稳定发展进程。因此，基层事业单位的各级部门需要协作努力，不断创新与探索，将档案管理现代化的开展做到尽善尽美。