从泉州（华光）国际影像双年展谈大型活动接待细节

文/泉州华光职业学院 谢志贤

于2019年11月21～25日举办的泉州（华光）国际影像双年展，活动作为第四届海上丝绸之路国际艺术节全域性活动项目之一，引人瞩目。本次活动的举办开创了福建民办高校举办国际摄影展的先河，有诸多成功的经验。

一、泉州（华光）国际影像双年展活动成功之处

双年展活动内容丰富多姿：一是举办了热烈隆重的开幕式，近20个国家的200多名摄影家齐聚洛阳桥畔，共同“追寻历史、助力当代、传承未来”。二是千余幅影像作品展出，展览内容突出“一带一路”沿线国家及地区的历史文化遗迹、自然风貌、人文景观、民风民俗民生，展示“和平、发展、共存”的文化生态理念，以精彩的视觉语言呈现一场摄影文化的盛宴。三是举办摄影论坛及中外名家摄影讲座，开展世界摄影家看泉州采风活动。中外摄影界8名杰出代表跟大家分享摄影专题讲座，100多名摄影家参访了泉州名胜古迹。四是发布了一批华光产学研成果，展出了全球首款千途智能一键修图系统和YESPRO智摄宝，校企合作项目“华光特想影像产业学院”也同时在发布会上签约成立。

双年展活动意义非同凡响：一是为新中国70华诞献礼，致敬摄影术发明180周年。二是服务“一带一路”，传承海丝文化，增进民心相通。三是带动摄影人士，推动摄影事业发展。四是发挥摄影优势，推进产教融合。本次活动可谓圆满成功，既为摄影事业的发展和当地对外文化交流服务，又为学校的发展注入动力，推进了国际化交流步伐。

二、高校接待工作的重要性

一场如此大型的活动，离不开良好的接待，接待工作是一场活动成功的基础，在新时代，接待工作对高校具有十分重要的意义，“政务和事务是机关工作的两个轮子，两者缺一不可”，周恩来总理这句话充分体现了接待工作的意义所在：

（一）接待工作是展示学校特色发展的窗口，是学校的一张名片。接待工作需要联系上下左右、沟通协调各种关系，是高校必不可少的一件重要事项。在接待工作中，面对不同的对象，可从方方面面展示学校的文明风采。校景校貌、一草一木，无不展示着学校的特色文化。会议室、教工食堂等接待场所，是来宾们参观交流时主要停留之处，自然就成了学校的一个缩影，来宾也正是通过接待过程中的点滴来认识学校、评价学校。学校也可利用接待工作这一平台，对外宣传，传递校园文化，展示管理水平，为树立学校良好的形象发挥积极的作用。同时，在接待工作中，学校工作人员的形象、气质、能力、知识面展露无遗，其言行举止、工作作风、处事效率、素质修养直接反映了学校的形象。

（二）接待工作是学校对外交流信息的重要途径。接待工作看上去只是负责会议、住宿、餐饮、交通等琐碎杂事，但它直接服务于学院的行政、教学、科研工作，乃至于学校的综合发展。也正是这些细枝末节的小事，让宾主双方得以沟通、交流、学习，这是一个交互平台：一方面，来宾通过来访可以了解学校的各方面情况，取得我方的先进经验；另一方面，学校可以通过交流，借鉴对方好的做法，取长补短。最重要的是通过接待交流，能搜集到大至政治、经济、文化，小至教育教学、科研服务、校企合作等诸多领域的信息资源，为学校领导决策提供参考。

（三）接待工作是促进学校发展的平台。接待工作也是一种生产力，通过互动交流，信息碰撞，各取所需，共享资源，合作共赢，可以为高校直接带来发展效益。随着社会经济的发展，高校接待工作的硬件条件和软件条件都逐步提高，领导的要求也越来越高。想让来宾在接待过程中提高满意度、留下深刻的印象，就必须要有独到之处，不攀比，突出校园文化特色，会议室、宾馆、食堂等接待场所以大方、简朴为主，充分利用学院资源，给接待工作注入文化元素，通过平淡见真诚，弥补硬件条件的不足，以得到上级领导和相关单位对学校发展的关心和支持。

三、接待工作的细节把握

接待工作的成功离不开活动的细节把握，接待工作中有六大要素：时间、地点、来宾、事前、事中、事后，只有牢牢抓住这六要素的细节，才能做好接待工作。

（一）时间细节。本次双年展活动，接待组在活动开幕前一个月即开始运作，对来宾的机票和动车票购买、来宾出发、到达、接站、入住、用餐、会议、参观、讲座和外出采风等事项都做了详细的时间安排计划，而且制定的计划都留有充足的缓冲时间和回旋余地。因部分嘉宾来自国外，国际航班存在不稳定性；还有部分来宾事务较为繁忙，来的时间无法确定；另有部分来宾是飞机与动车结合，以上诸因素都造成时间的不确定性，对此，接待组根据来宾行程的变动和己方实际的接待条件，随时灵活调整不同活动的时间顺序，从而避免了一成不变而造成接待工作的被动。

（二）地点细节。本次双年展活动议程较多，牵涉的地点更是繁杂：接站地点有泉州晋江机场、泉州动车站、厦门高崎机场、福州长乐机场等，住宿地点有泉州市区、洛阳镇区、华光校园内等，用餐则有校外酒店、学校食堂，活动过程更是涉及华光学院校内十几处场所和华光文博园景区。另外，还在泉州大剧院参加第四届海上丝绸之路国际艺术节开幕式，外出采风参观泉州市区、台商投资区、惠安县的诸多景点。面对如此复杂的情况，接待组在清楚接待任务中的相关时间和地点信息后，即将来宾沿途经过的地点、迎接的地点以及座谈、参观、宴请、住宿、会议、采风等有关地点的情况了然于胸。将各时间点与不同地点一一对应，通过合理的路线设计，将这些地点连接起来，形成一幅条理清晰、脉络分明的接待路线图。接待组充分考虑各个地点的周边环境以及地点变换中可能出现的情况，保证了接待与服务顺畅有序。

（三）来宾细节。本次双年展，来宾有200多人，既有来自大江南北的嘉宾朋友，也有来自美国、英国、意大利、日本、泰国、马来西亚、新加坡等国的摄影家，他们有的已是耄耋之龄，有的需要翻译陪同，接待工作难度之大可想而知。根据上述情况，接待工作不能简单地停留在了解来宾的人数、姓名、年龄、性别、民族和职务等客观信息，停留在关注这些客观信息的变化上，更重要的是在接待中，能综合分析这些信息中所蕴含的内在特性，根据不同的环境背景，随时把握来宾的心理需求和情绪动态，再结合各种礼仪规范，以热心、耐心和细心服务来宾，就可避免接待成为流水线上冷冰冰的作业流程。为此，接待组培训了100多名师生联络员，对重要来宾采取一对一接待方式，提前熟知来宾的各项信息，及时联络，热情服务，使得来宾体会到一种自然温馨、如家般的美好感受，给他们留下难以忘怀的印象。

（四）接待前拟定计划细节。本次双年展活动，由学校党委书记领导接待工作，通过前期预备会，设立五个工作小组，对各项事务考虑周全，尽力将可能出现的情况和应对方式准备充分。在此基础上，制定详细周密的接待方案，按照本次活动的目的，整体考虑接待行程，合理安排吃、住、行、观、谈等各个方面。接待方案特别考虑了应急预案，通过提前计划，一是尽量避免了接待中出现的未知事项，使整个接待流程处在可控的范围内。二是即使接待中出现事先未预料到的变化，也可以做到临事不慌、有条不紊，避免因时间紧迫、头绪繁多而出现手足无措或遗漏事项的情况。

（五）接待中灵活性细节。本次活动中，因来宾众多，接站地点、时间分散，航班晚点等，造成了许多困难。如一位来宾因个人原因，改动航班三次；在采风行程中，前方遇到车祸，导致交通拥堵而无法准时达到预定景点；还有一位来宾返程原定泉州机场，突然改成厦门机场等，这些问题在接待组人员灵活处理下均顺利得到解决。可以说，接待工作最棘手问题的妥善解决，是因为接待组根据来宾的需求变化及时调整自己的接待行为，从而使自己的服务紧跟来宾的步伐。同时，树立主动服务的意识和超前服务意识，让来宾能不时体验到一种惊喜和满足，从而很好地提升了接待工作的满意度。此外，在接待过程中，还要特别注意汽车安全驾驶的细节问题。驾驶员对于整个接待工作的开展，占据着基础性的重要作用。确保驾驶员的安全驾驶，是推进接待工作有效开展、提升整体接待工作水平的关键。本次活动中，因牵涉接、送站和采风，需要动用小轿车、商务车、中巴车、大巴车等诸多车辆，因此，接待组对驾驶员安全问题作了特别重点培训，强调了以下几个方面：一是精神状态方面，接待工作进行中，驾驶员需要保持着长期的注意力，高度集中，对于身体、心理和精神都会产生较大的负担，从而产生精神疲劳和心理疲劳的情况，容易导致交通事故。针对此种问题，接待组对驾驶员进行了心理疏导，同时严禁疲劳驾驶，一旦出现疲劳状况立即汇报及时调整。二是要求驾驶员提前熟悉行驶路线。活动中多数行驶路线都是在交通较繁忙的地段进行的，需要驾驶员将接待环节行进的路线进行全面了解和掌握，并判断出不同时间节点的车流量，尽可能选择不堵车或者堵车程度较低的路线，节约行车时间，便于接待工作的顺利开展。三是要求驾驶员针对以往的各项安全驾驶接待活动经验加以总结，确保驾驶过程中保持准确判断状态，合理控制车距和行车速度，有效规避危险车辆，强化安全驾驶能力。

（六）接待后收尾总结细节。来宾返程后的重点是做好收尾工作和接待经验的总结提炼。在来宾离去之后，仍会有一些后续工作，这些工作一般较为琐细且处理周期长，在缺少接待氛围的情况下处理，很容易因为放松和懈怠而出现拖延或遗忘的情况，因此，要特别注意后续工作的回头看，防止“行百里者半九十”的情况发生。另外，做好接待经验的总练提炼工作是接待工作不可或缺的环节，不能因为一次接待任务的完成而心满意足。本次双年展活动，来宾返程后，接待组立即布置联络员发慰问信息，给部分来宾寄发相关材料和照片、纪念品、奖杯等。同时对本次活动接待工作进行了总结，一方面对联络员予以肯定和表彰，另一方面总结经验和教训，但凡经验都具有连续性和继承性，从本次接待中找出具有普遍性、规律性的经验，将之上升为理论方法固化下来，并在今后的接待中不断检验补充完善，以备日后借鉴使用，使接待工作既符合一般程序，又具有本校独特的风格。

泉州（华光）国际影像双年展活动既是华光学院综合实力的一次展示，也是对学校接待能力的一次考验，通过活动，锻炼了接待队伍，形成了接待理念和方法，对今后学校接待工作有重大意义，也为其他高校举办类似大型活动提供了参考和借鉴。