我国高校档案机构建立应急管理体系比较研究

文/中国人民解放军海军军医大学 陈颖

作为重点研究问题之一，我国学者一直很重视档案机构的应急管理与安全保障建设，不仅对“档案危机管理预警系统的组成框架、应急预案体系的构建、安全保障体系的建设、自然灾害应对策略与防治等问题已进行了广泛的研究”，还特别指出“开展突发事件风险控制与预警管理工作、建设高校突发事件信息与档案平台”是提升高校综合应急管理能力的关键所在。当今社会，我们始终生活在各种难以预见的风险挑战之中，也对高校档案机构开展有效的应急管理工作提出了全新的要求。

一、开展档案应急管理工作的政策背景

2020年6月20日，第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》，受当时防控工作启发，特别增加了突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护和利用工作机制。其中，第三章第十九条要求“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力”；第二十六条要求“应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持”，进一步奠定了档案工作在国家治理能力现代化过程中的基础性作用。

军队档案工作承担着为军守史、为战服务的职责使命，在2020年1月1日施行的《军队档案条例》中，明确规定了特殊时期（如执行非战争军事行动任务、重大突发事件、联合训练）的档案工作机制。第六章第五十五条要求“团级以上单位应当按照平战结合、快速转换的要求，制定战时档案工作预案，组织实战化演练，提高战时档案保障能力”；第五十九条要求“……遇有危及档案安全的紧急情况，战场指挥员和档案工作人员，应当对档案采取转运、隐匿等临机处置措施，最大限度保证档案安全”。这些举措为新时代军队在突发事件背景下开展档案应急管理工作提供了基本遵循。

《中华人民共和国突发事件应对法》共分七章七十条，在预防与应急准备、检测与预警、应急处置与救援、事后恢复与重建等方面做出了详细的规定。其中，该法律明确地将突发事件分为“自然灾害”“事故灾难”“公共卫生事件”和“社会安全事件”四大类，建议通过建立统一的应急管理机制来加强信息共享和情报合作。

二、我国高校档案机构建立应急管理机制比较研究

（一）样本选择及研究方法。为了更好地研究高校档案机构在特殊时期的应急管理体系，本文根据2019～2020校友会中国内地一流学科排名，选取了在“图书情报与档案管理学科”排名前五的高校（武汉大学、南京大学、中国人民大学、北京大学、中山大学）作为研究样本。根据官方网站公布的法规政策和通知公告，本文从2020年特殊时期“防控期间所采取的措施”“校级档案工作文件法规”和“有无专门的应急管理制度”三个方面展开论述，希望通过对国内一流高校档案机构开展对比研究，总结工作亮点，归纳有效经验，发现不足之处。

（二）高校档案机构的应急管理措施。1.武汉大学档案馆。（1）防控期间所采取的措施：2020年3月及时发布了做好防控档案收集归档工作的通知，向全校各立卷单位和社会公开征集防控文件材料，明确了15项收集材料范围和移交方式；特殊时期轮班值守并通过线上开展档案查阅服务；起草了安全服务方案（从安全服务保障、服务方式、服务渠道、远程服务四个方面对档案安全服务提出了建议和对策）。（2）校级档案工作文件法规：共计27项规章制度及文件。（3）有无专门应急管理制度：2018年制定了《武汉大学重大活动档案管理办法》，对参与重大活动中直接形成的归档材料进行说明。2.南京大学档案馆。（1）防控期间所采取的措施：2020年3月发布征集防控档案资料公告，重点收集实物档案及口述档案；4月发布特殊时期的查档和参观指南，采取预约制度并仅对校内人员开放。（2）校级档案工作文件法规共22项，对教学档案、科研档案、党政档案、声像档案、出版档案、名人全宗档案等作了详细规定。（3）无专门应急管理制度。3.中国人民大学档案馆。（1）防控期间所采取的措施：2020年7月起，对在校学生办理档案业务进行了图文并茂的说明；通过线下重点人群服务、线上微信公众号“档案馆小助手”代办业务，分阶段分批次开展服务。（2）校级档案工作文件法规共4项，涉及《档案库房管理规定》《文书/人事/科技档案利用规定》。（3）无专门应急管理制度。4.北京大学档案馆。（1）防控期间所采取的措施：闭馆并暂停对外查档服务。暂停实体档案接收工作，仅接待校内工作查档，优先使用电话、邮件等档案利用方式；档案归档、业务指导及管理系统技术问题转移到线上、电话进行。（2）校级档案工作文件法规共5项，涉及人物档案、研究档案、学籍档案、科技档案、文书档案的具体实施细则。（3）没有专门应急管理制度。5.中山大学档案馆。（1）防控期间所采取的措施：2020年3月发布有关开展防控文件材料归档工作的通知。（2）校级档案工作文件法规共3项。（3）无专门应急管理制度。经对比研究可知，五所高校档案机构在特殊期间均采取了有效的应对措施。在信息流通方面，及时在官方网站及微信公众号发布了通知，缓解了沟通渠道不畅的问题；在档案专业人员配备方面，采取轮班值守或提供电话、邮件等线上服务，创新性地推出了“线上申请代办”和分批次重点保障不同群体的方式，为紧急事件的处理设置了绿色通道。值得借鉴的是，武汉大学档案馆、南京大学档案馆、中山大学档案馆都在2020年3月迅速发布了征集特殊时期珍贵档案材料的通知。这不仅与新版《中华人民共和国档案法》第二十六条“……加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用”相呼应，也为应对类似突发事件提供了重要的历史资料和决策支持。但不容忽视的是，除了武汉大学档案馆制定了《重大活动档案管理办法（2018年）》和特殊时期档案安全服务方案外，南京大学档案馆也有比较完备的校级档案工作法规制度，其余高校档案馆不但在法规数量上略显不足，且均未出台专门的档案应急管理方案。此外，在官方渠道所发布的消息多涉及档案业务办理方面，缺乏一套系统科学、公开透明的应急管理制度体系。

三、对高校档案机构应急管理体系建设的建议

作为国内三所军事医科类院校之一，海军军医大学在各类突发事件中担负起保家卫国、救死扶伤、教书育人的多重职责。学校第一时间派遣专家医疗团队火速驰援武汉，体现出有召必应的快速执行能力。为了更好地贯彻落实《保密和档案建设“十三五”计划》文件精神，学校档案馆在全面总结工作的基础上，希望不断借鉴国内优秀院校的实践经验，切实推动档案安全管理工作实现转型升级。以下是对我校档案馆建设应急管理体系的一些思考和建议：

（一）制定科学完备的应急管理专门预案。现代管理理论提出“计划、组织、指挥、控制和协调”的全生命周期管理模式，鲜明地指出了事先计划的重要意义。“宁可备而无灾，不能灾而无备”，根据军队档案工作规范化建设中提出的“制定一套紧急情况下档案处置方案”，我校档案馆应结合国家最新法规政策和实际管理情况，为四大类突发事件分别建立精细化应急管理制度，从根本上提高档案安全管理的法律地位。军队院校档案部门应及时成立高校档案应急管理小组，构建战区级应急管理联防联控机制，全面开展档案材料属地保存与异地备份工作，真正构筑起档案资源安全新防线。

（二）加强专业人才档案库建设。专业人才档案库不仅包括档案专业人才库，还包括应对突发事件专家教授库。高校及其附属医院、研究中心是教育、医疗、研究等各科领域专家云集的地方，能为全校师生提供专业的知识咨询和处置方案。因此，根据突发事件的种类建立相应的专家库，将常态管理与应急管理形成相互渗透（如定期安排在岗培训和应急演练），不仅有助于打造一支专业素质过硬的应急队伍，还能在突发事件发生之初就保证“拉得出，打得赢”，确保迅速投入事故处理工作中。

（三）启动灾后史料建设和研究工作。从以上分析可知，国内部分高校在各类突发事件发生后有意识地开展了史料收集和归纳工作，但是如何形成体系化的长效管理，如何从事故中真正吸取经验并加以传播，如何将应急管理措施作为教育培训的学习案例，仍待进一步探索。因此，在非特殊时期，我校档案工作者应当认真总结经验教训，不断纵深夯实档案管理基础。例如，在事故发生前，完善紧急状态下需转运和隐匿的馆藏各类人员档案名录，明确两地档案接送站联络人及联系方式，设计跨区域开展档案调运的路线及演练预案；在事故发生后，对于突发事件过程中形成的珍贵档案（口述资料、文字报告、影像资料等）应进行广泛的征集。通过文本组织、加工、分析与整理，开展深入的应急管理案例分析，为处理类似突发事件和提高档案应急管理能力积累丰富的经验。