高校人事档案信息化建设对策分析

2021-11-22黑龙江工程学院档案馆耿伟娜

办公室业务 2021年4期

文/黑龙江工程学院档案馆耿伟娜

一直以来，档案管理工作主要选择传统的纸质档案管理模式，虽然有部分企业或组织在管理档案时，逐渐将信息化应用其中，但依旧处于初级的应用阶段，没有形成有效的信息化档案管理体系。相较于传统的纸质档案来说，信息化档案管理能够有效节约空间，并且提高档案管理的安全性。在高校的档案管理工作中，将信息化档案应用其中，能够保证资料得到有效管理，大大提高基础信息支持，保证高校在进行人员管理时，能够随时调取档案资料。

一、信息化管理对于档案管理的优势

档案不仅仅是文字档案，其中图表和音像等不同类型的档案也广泛存在。目前来说，在进行高校信息化档案管理时，其主要的应用载体以光盘、U盘以及移动硬盘为主，这些介质中储存着大量的高校档案信息，而在以往的高校培训过程中，档案管理主要以图片和视频类型为主，如果采用传统的方式进行记录，不但需要应用较多的时间进行资料的拷贝，并且这些资料在携带和保存时极为不便，所以在进行信息化档案管理时，应用现代化的信息技术进行配合，能够体现出档案管理的优势。

（一）先进的网络技术储存能力强大。通过信息化方式将档案储存于计算机网络中，大量的信息通过计算机网络进行储存，不仅能够有效保存，还可以应用云技术将其上传备份至云端，使数据得到有效保护。在传统的纸质档案管理中，所有操作均选择手工操作，高校的信息化档案，在资料的采集和整理时，都可以通过网络收集并以数字化的方式进行管理。信息化档案文件形式多样化，不仅包括文字、图片和视频等常见的资料类型，还包括了三维动画以及立体影像等多媒体文件，通过对这种新形式的信息化档案进行应用，高校的档案记录不仅更加完整，且能够更为有效地储存，并且电子档案的寿命相较于传统纸质档案更长。

（二）储存效率高，传播速度快。在进行信息化档案管理时，可以建立搜索索引的方式，快速搜索高校的基本资料，能够大大提高高校档案管理人员的管理效率。传统的档案管理，不仅储存时需要耗费大量的人力物力，在调取资料时需要耗费档案管理人员的大量精力。而信息化档案在进行管理时，采用新的技术手段能够使劳动强度大大减轻，并且还能够缩短档案整理的整体周期，使资料的保存和应用都能够快速且便捷；通过数字化的管理，能够使资料收集速度更快，避免档案管理人员在资料编撰时耗费大量的时间却出现遗漏的问题。在进行信息化档案管理时，检索系统能够自动对检索条件进行分析，并为搜索用户提供同义词和主题词的扩展检索，大大提高了用户的搜索满意度，便于查阅用户快速找到所需的档案资料。

二、信息化档案管理存在的问题以及管理措施

（一）高校信息化档案的保存与安全。高校在进行信息化档案管理时，相关的资料录入、管理、调取都由管理人员进行，所以在实际管理时，应当实时对系统进行进一步的维护和更新，其中参与的人员和系统较多，所以管理时很容易在不同的角度出现纰漏，导致部分信息化档案在录入时出现泄露或丢失的情况。另外，在进行信息化档案管理时，往往需要在网络环境下进行操作，如果档案管理人员没有注意计算机的安全应用，就会导致计算机感染病毒或遭到黑客入侵，这种状况会导致档案的内容丢失、泄露或篡改，信息化档案在应用过程中，会导致其可行性和真实性受到影响。在这种背景下，进行信息化档案管理时，可以通过分类管理的方式进行处理。由于大部分档案属于秘密文件，所以在进行信息化管理时，可以将其上传到高校的内部网站上，U盘等移动终端的应用可以采用加密的方式进行管理，这样有助于对秘密材料进行有效的管理。而高校的一些活动照片和视频属于公开性的信息，这些材料可以直接发布在网络上，即使黑客对网站进行攻击和窃取，对于秘密资料不会产生任何的泄漏。

（二）高校档案管理人员因素。管理工作涉及的内容较为广泛，有部分档案管理人员缺乏足够的安全意识或者受利益的驱使，很容易在工作过程中出现各种违法或疏漏现象，甚至有部分管理人员故意泄露文档的内容，不按照规定的法律法规执行档案管理工作。针对这种状况，相关机构应当积极对其进行培训，并且针对不同的信息做好多级密码设置工作，这样能够最大限度杜绝信息的泄漏。可以针对管理人员的不同等级为其提供不同的密码，而不同密码所能浏览的内容也各不相同，这样的状况下，即使出现信息泄露，也能够了解到是哪些人员泄露的信息，能缩小调查范围。

三、强化信息化档案管理，相关制度更为规范

（一）强化档案管理工作的教育以及认知。在进行管理时，相关档案管理工作应由管理人员进行，所以需要提高管理人员的工作重视度，让档案管理人员养成良好的职业道德，培养他们高度的责任感，使他们在工作中保持严谨的工作态度。尤其需要借鉴和吸收优秀的档案管理研究成果，使档案管理工作成为档案管理人员的使命和责任，强化其工作意识。

（二）建立完善的管理制度。在进行相关制度建设时，高校信息化档案管理人员可以借鉴国内外的先进管理经验，对已经归档的档案进行信息化的管理时，应当严格按照相关规章制度和措施进行，保证信息的完整性和原始性。如果某一类信息化档案需要进行长期保存，则需要将其与相同内容的纸质文件一同归档，而对于具有保密要求的电子文件，则应当应用安全的保密措施，并且对涉及隐密的电子文件进行全面的密码管理，严禁在外网上传，并且定期对网络环境和计算机系统进行检测，避免出现黑客攻击或病毒入侵的情况。

（三）科学建立信息化库防护体系。计算机信息化库防护体系的建设主要是防护黑客和病毒的入侵，使高校档案数据能够安全有效的运行。但计算机在运行过程中各项操作活动本身属于动态的变化系统，在用户的指令操作下，计算机会进行某一项操控行为，如果用户的操作不规范或者进入了某一危险网站，则会加大计算机遭到病毒和黑客入侵的风险。在这种状况下，想要强化计算机本身的安全特性，就需要制定相应的防护体系，定期做好计算机的病毒查杀、漏洞修复，这样能够促进计算机建立动态化的安全防护体系，通过定向的途径将其传递到用户面前，规范计算机用户的各项操作行为。

（四）注重高校档案管理人才的培养。信息化背景下，管理人才的培养工作十分重要，高校档案管理人员需要不断更新自身的认知体系和管理理念，接受信息化培训活动。高校内部需要注重网络技术人才的专业化培养，在档案管理模式传统与现代转变过程中，我国高校的网络技术型人才较为缺乏，所以需要积极引进网络专业人才，并注重档案管理人员的技能与知识培养。现代化的档案管理工作要求管理人员具备专业的档案管理知识，还需要具备二次处理技术、信息挖掘技术以及网络专业知识。除此之外，还需要加强高校档案管理人员之间的档案管理经验交流，立足于高校的实际工作状况，而高校的档案管理部门也需要配合其他部门开展有效合作，讨论在档案管理中存在的重点和难点，这样能够提升档案管理的安全性。

（五）按照国家标准化要求建立《实施细则》。在认真细致调研学习的基础上，高校档案管理人员需要紧紧围绕档案管理部门，结合高校的实际工作状况来开展管理活动，由于高校内部档案涉及各级各个部门，各种档案在管理时较为复杂，所以建立完善的《实施细则》对于档案管理来说极为重要。高校档案管理人员需要将管理工作落到实处，根据不同的环境进行细致划分。同时还需要对学生、教务人员、教辅资料等多项材料进行分别管理，完成归档的规范化操作，而档案材料应当严格按照《归档文件整理规则》进行统一的划分，保证数据能够实现共享。