大数据视域下医院档案管理信息化建设研究

2021-11-22菏泽市中医医院毛伟

办公室业务 2021年4期

文/菏泽市中医医院毛伟

医院档案的种类非常多，如病历档案、文书档案等都十分常见，这些档案信息的存在，能够为医院的临床研究提供有力的参考和支持。但是从实际的工作情况来看，目前很多医院的档案管理工作都存在管理意识淡薄、管理机制不健全等问题，这直接导致了档案管理工作质量的大幅度下降。在这种情况下，对大数据视域下医院档案管理信息化建设进行研究，显然具有不可忽视的积极意义。

一、医院档案信息化建设存在的问题

（一）管理意识淡薄。从医院的角度来看，档案管理是日常管理中的一项内容，其似乎与医院的经济收益毫无联系，所以很多医院内部的管理人员在一心发展经济效益的情况下，对档案管理不够重视，未能意识到档案管理的重要意义。同时，还有一些档案管理人员对自己的工作没有清醒的认知，认为档案管理工作很难取得实质性的成功，即使努力也无法对医院进步提供帮助，因此他们在工作中往往存在工作热情不高等问题，对新的管理方法不重视，致使档案管理工作的质量难以得到保证。

（二）管理机制不健全。医院档案管理机制方面的问题一再提及，然而这种问题时至今日仍然影响着绝大多数医院的档案管理质量，特别是大数据时代的到来，让医院档案管理的对象从纸质档案变成了电子档案，档案的归档保管方法都与过去截然不同，需要考虑的问题越来越多，在这种情况下，完善、健全的管理机制显得更加重要和不可或缺，它能够有效避免档案管理中存在的漏洞和失误。举个例子来说，电子档案的保管不到位，就可能导致医院重要信息的缺失，对医院的发展十分不利，而一般情况下，电子档案保管问题都是由于管理机制不够完善导致的，只有尽可能对管理机制进行完善和健全，才能让档案信息管理质量得到保障。

（三）专业技能水平与职业素养亟须提升。大数据时代的到来，助力医院档案管理信息化、科学化的水平不断提高，这给档案管理人员的专业素质、个人能力、实践经验都带来了新的挑战，特别是档案数据库建立起来以后，档案管理人员除了要拥有极其丰富的档案管理知识之外，还应该能够对数据库进行维护和简单管理。但是从目前医院档案管理工作团队的情况来看，很多管理人员未接受过专业的培训和教育，因此出现业务水平相对有限、专业技能不过关等情况，这显然不利于医院档案管理工作的开展。

（四）安全隐患多。大数据时代，医院的档案信息化数据库一般需要和医院内部局域网、外部互联网连接，形成优质的资源共享平台，这有助于提升医院档案管理的质量、能够提升档案信息资源的利用率。然而，在这个过程中，医院的档案信息必然会受不安全因素的影响，比如说常见的网络病毒、黑客攻击、木马程序等等，都会导致数据库信息丢失。一旦档案数据库受到不安全因素的侵扰，那么网络病毒就会通过网址链接、邮件等形式入侵档案信息管理系统，给医院的其他管理工作带来巨大的安全威胁。

（五）档案收集效率低。医院的档案信息十分复杂，包括了患者的个人信息、病例信息等等，因此档案管理往往和其他职能科室有着紧密的联系，然而在收集档案资料的过程中，不同科室的工作内容、工作节奏不同，报送档案资料的速度和时间自然而然有所不同，这显然不利于档案管理工作的进步。举个例子，一部分特殊患者往往需要进行很长时间的治疗，短则几个月，多则几年，在收集类似患者的档案信息时，必然要遇到报送时间不一致的情况。

二、大数据时代医院档案信息化构建策略

（一）系统培训，个性服务。医院档案信息化管理系统始终处于不断改造升级当中，其操作界面越来越简洁，功能越来越强大。在大数据技术得到广泛应用以后，档案信息的查阅、管理、审查速度越来越快，然而从医护人员的角度来说，他们的本职工作相对繁忙，因此没有太多时间对新的档案信息管理系统进行学习和操作，因此在实际运用的时候很难第一时间找到自己所需要的档案内容。所以，医院的档案管理工作者必须要尽快扭转传统思维，将被动服务的局面打破，利用更加主动、更加个性化的方式为医护人员提供档案的实时检索服务。这样一来，大数据技术的优越性才能充分体现出来，使查阅档案信息时间过长的问题得到有效解决。借助大数据技术，医护人员只需要根据自己的实际需求，将关键字输入搜索栏中，数据库中的相关档案信息就会自动弹出来供医护人员选择，此时医护人员只需要根据实际情况选择年份、时间，相关的档案信息目录就会及时显示出来，再通过简单的筛选和操作，就能够将所需要的档案信息下载到本机进行应用。在今后的工作中，医院的档案管理人员有必要根据医护人员的实际情况，为他们提供简单的培训，将档案信息管理系统中的一些功能、使用方法传达给一线医护人员，从而让他们能够更加灵活、更加高效地应用档案管理系统，从根本上提升医院档案信息资源的应用频率。

（二）信息录入，及时高效。医院的档案资料目前正经历着从纸质档案到电子档案的过渡期，这个过渡期的时间必然会比较长，给档案管理人员带来了一定的工作压力。在这种情况下，医院档案管理部门的主管人员必须要尽快对不同工作岗位的工作职责进行理清，根据实际需求增加信息录入员的数量，从而让信息录入的速度得到保证。同时，还应该借助岗前培训、集中培训、专业讲座等方式，提高档案管理工作人员的专业化能力和综合素质，让他们对自己的工作产生责任感，鼓励他们从大局出发、做好自己的本职工作。举个例子来说，医院的档案信息管理系统建立之前，所有患者的病例信息、医护人员的人事变动、医院经营中产生的各种单据等等，都是以纸质形式保存下来的，但是在信息化建设开始以后，这些纸质档案必然要转变成电子化档案，档案管理人员必须要利用扫描仪、照相机等设备对其进行数字化处理，但是一部分信息录入人员的能力比较有限，很难顺利开展类似工作，此时加强培训、做好引导就显得尤为重要。录入档案信息的时候，档案管理人员还需要借助大数据技术的分类筛选功能，对档案资料进行细致的划分，并且按照统一的标准对档案类别进行确认和集中处理，这样一来，数据库系统才能够准确识别档案信息内容，后续的使用效果才能得到保证。

（三）加强监管，定期考核。个别医院的档案管理人员未意识到档案管理的重要意义，他们普遍认为只要根据工作流程对档案信息进行保管，就算是有效完成了工作，这使得很多医院的档案管理工作迟迟得不到长足发展，一些档案管理人员不思进取、安于现状，学习新知识新技术的积极性严重不足，对培训活动等过于敷衍，导致档案资料出现缺失、受损、泄漏等一系列严重的工作失误，对医院的长远发展造成不可挽回的负面影响。在这种情况下，医院档案管理部门的主管人员必须要结合实际情况，尽快建立健全档案管理工作监督机制，安排专门的工作人员对档案管理人员的日常工作加以监督，对那些人为因素导致的档案管理事故，进行严肃的追责和处理。另外，还需要对档案管理人员的工作职责进行分析，以此为基础定期组织他们进行综合评价和考察，对那些无法顺利通过考核的档案管理人员，应采取及时劝退等方式，使其离开工作队伍，这样一来，档案管理人员懈怠的问题才能得到有效解决。举个例子来说，可以每隔3个月组织一次档案管理技能竞赛，对档案管理人员的信息录入能力、数据库维护能力、档案分类归档能力等进行科目化考核，按照结果对他们进行奖励或处理，通过落实奖惩制度对档案信息管理人员进行管理，这样一来，他们的工作积极性和专业素质都能够得到有效提升，有助于医院档案信息化建设的发展。

（四）模式创新，招募人才。医院的档案管理工作信息化是时代的必然，也是大数据技术的重要应用方向，其主要是将档案资料变成数字化的形式，并且对其进行量化分析和处理，从而为医护工作者提供更加便利、更加快捷的数据查询服务。这个过程看似简单，实际上却具有极强的专业性，档案管理人员如果存在专业知识不到位、工作经验不充足、学习能力不够高等问题，必然很难在工作中得心应手。所以，医院在选聘档案管理团队的时候，应该尽可能与周边地区具有档案管理专业的高等院校达成合作意向，给在校大学生提供实习机会，鼓励有能力、高素质的应届毕业生到医院来工作，让他们成为档案管理团队的有生力量，提升档案管理工作队伍的专业性，使之更具有活力和发展动力。与此同时，档案管理工作人员自身也必须努力，在实际工作中对工作新方法进行摸索和探究，积极主动学习档案管理方面的先进知识，在对档案信息管理系统进行熟练应用的同时，寻找完善信息化管理系统的有效策略，争取通过自己的努力为医护人员提供更加高效和个性化的档案服务。

（五）提升密级，排除隐患。上文我们简单提到，档案信息管理系统一般需要和互联网、局域网衔接，所以档案信息化管理系统在运行的时候就必须要承担安全风险，很容易受到病毒黑客攻击。为了解决这一问题，为了将档案信息的安全隐患扼杀在摇篮里，档案管理人员必须要和专业人员一起努力，对系统中存在的漏洞进行完善，利用防火墙、设置登录权限等方式，保证档案数据库的安全性，避免木马病毒、ARP病毒、DOS系统病毒的入侵。特别需要提到的是，档案管理人员在借助互联网获取所需要的信息时，稍不注意就会感染DOS病毒，这种病毒能够通过网址链接、软件下载等方式顺利传播并且进入档案数据库，对其中的信息进行复制和传输，导致档案信息的丢失和缺损，档案管理人员必须要提前做好准备工作，将类似的安全风险控制住。同时，目前可以利用的登录权限越来越多，指纹认证、人脸识别等都能够有效提升档案信息系统的登录安全性，再借助档案信息查阅的权限化分级处理，就能够避免大部分安全风险，让医院的档案信息资源健康、安全地应用。