试论如何提高办公室工作效率

2021-11-22中石油煤层气有限责任公司谢芬纪烨张琪

办公室业务 2021年18期

文/中石油煤层气有限责任公司谢芬纪烨张琪

石油企业办公室作为综合职能部门，是企业上传下达、串联内外、多方交流的中间枢纽部门。同时企业办公室也是关键的职能部门，通常在企业发展进程中，领导人在决定相关政策时，相关政策的决定取决于真实数据，此时的办公室充当了企业发展计划与决定的辅助职能部门，可带给领导人精准、实时的企业管理相关数据，同时给决策提供建设性意见，最终对于政策文件进行传达与执行，从而进一步提升企业贯彻落实力度。

一、新阶段石油企业办公室工作中的不足

（一）业务素质能力还不够硬。石油企业办公室工作人员整体业务素质能力还不够硬，主要问题在于以下几方面：一是缺乏办公室相关专业知识，很多行政管理工作是其他专业或其他部门人员办理的，业务知识不甚了解；二是缺乏办公室相关工作经验，新入职员工在处理事情上考虑问题不周全、应变能力不强，需要不断摸索积累经验；三是没有建立有效的内部激励约束机制，对“本领恐慌”的危机感和紧迫感还不够强烈。

（二）工作主观能动性还不够强。办公室工作人员在一定程度上缺乏严谨细致、精益求精的精神，“低级”错误时有发生。很多时候，没有主动发现问题、解决问题，只能听从指挥执行工作，在站高位、当高参、做高手上仍有提升空间。工作中缺乏积极性，主观能动性较差，导致工作中出现的问题较多。

（三）创新管理能力还不够强。在工作中，一定程度上存在着完成任务不求创新、安于现状不愿创新、怕担风险不敢创新的现象。有些工作已形成了固定的套路，习惯于旧思维、老经验，不去追求高效率、新方法，思路比较狭窄，应对新形势、新情况时，解决新问题的能力有欠缺，工作提档升级需进一步改善。办公室工作本身就是综合性极强的工作，要求员工要根据遇到的事务灵活处理，这在一定程度上，对员工的创新能力有了较高的要求。办公室的工作，要求不断根据以往的经验教训，持续性改进处理方式，不能生搬硬套，要不然，降低员工的工作效率和对工作的积极性。

（四）参谋助手作用发挥不够充分。办公室人员作为领导的左膀右臂，要参在点子上，谋在关键处。但是，现阶段的办公室员工，在能力方面缺乏底气，在思想上有顾虑，行动起来瞻前顾后、畏首畏尾。其实，从一定程度上来讲，办公室职责类似于参谋部，主要为企业出材料、想办法。因此务必将学习到的知识运用到实践当中去，尽最大努力在企业的生存与效益上出谋划策。要强化调查研究，要参照全行业精细化变革关键领域、重点步骤、主打方向，密切关注经营管理的热点、疑难点问题，深入展开调查研究，采取强化综合解析，最终提升规划方案的可行性。

二、提升办公室工作效率的相关措施

作为办公室人员，要加强能力培养，专注于“办文、办事、办会”能力的提升。具体如下：

（一）立足“精确”，提升办文能力。企业办公室人员最根本的技能就是文字能力，也是成为岗位精英的必修课，然而，在企业实践中，大多数办公室人员严重欠缺文字功底。基于此，办公室要率先提倡以文傍身、以文辅政思想，全面促进各行和各条线强化文字人才的储备与培养，重点关注文字工作的老带新，探究工作、分析问题、动手动笔，避免文字工作出现断层。材料的起草需要员工有能力和创造力。参谋能力的体现，往往就在于文字材料的书写上。办公室的文件，既要联系职工，又要遵从领导的精神。至于办公室的公文处理，要严格把好政治关，很多公文不可犯政治错误，要保证下发的文件维护企业的形象和权威。对于公文的处理，要实事求是，保持前后的一致性。需将严谨与细致的工作态度贯穿整个工作的始终，从而严格按照高标准来要求自己，将每项工作全力落实到位。不论任务多艰巨、事情多繁忙，需要紧抓细节之处，务必做到周全、周密与周到，做好本职工作，严守关口，守住自身防线。还有，由于办公室工作的特殊性，对时间有特殊要求，情况报告也要有时效性。

（二）立足“精细”，提升办会能力。办公室组织会议，一定要坚持优质、高效的原则，确保会议过程不出现差错、遗漏。这要求员工从“精细”出发，做好会前、会中、会后的工作。会前对于会议的时间、地点、主题、参会人员都做到事无遗漏，通知到位，会议安排合理。会中，办公室人员要做好人员签到、记录、服务等工作。最后，会议的收尾工作，做好会议资料回收工作，还需要注意财物结算、会务总结等工作。要严格按照“三重一大”制度决策程序，每一次活动和会议，都要关注现场的细节问题，不做无用功。在办会中，必须有预判性，及时发现问题、解决问题，让会议顺利开展。

（三）立足“精准”，提升办事能力。办事，要求把握“精准”原则，不管大事、小事，都要客观解决。对于办事能力，要用敬畏的心态去处理，简单地说，要对经手处理的事保持畏惧心理，才能认真、精准地做好。实际工作中，办不好事情的人，往往粗心大意，一旦工作中心情放松，不够细心，就容易出一些纰漏、差错。办事时要按照单位的流程和原则来进行，不可擅用职权。当然，这不是说办事照抄照搬，而是要求有一定的程序意识。最后，要做到厘清“轻重缓急”。急事要急办，不可拖延、推迟，不及时办好，很容易影响企业的利益。应急处理更要有时效性，拖沓、空岗不作为会酿成重大工作失误。务必加强自身责任与效率意识，要做到案无积卷、事不过夜。在办公室工作中，涉及的事务比较广泛，需要员工遇事多商量，坦诚相待、团结协作，共同完成工作任务，不可在与其他部门沟通的时候有“优越感”，对同事指手画脚。

（四）落实定岗、定责制度。办公室管理工作是企业生存的根本，基于此，务必要把每项工作关联性处置到位，最终把整个工作顺利推行下去。因此，在实施办公室管理工作的进程中，企业务必清楚认知办公室管理的工作程序，不但参照先进管理方式，也需要根据办公室设置需求，拟定定岗定责任，从而使办公室职员按照企业有关制度来工作。这样才能更好地达成每个部门的目标，起到枢纽的作用。

伴随着科技水平的不断提升，更多的信息科技融入各个领域当中，给办公室管理工作提供了捷径，基于此，想要完成新时代市场经济发展的提升，务必强化企业办公室管理现代化建设。企业需要借助信息技术创建相关的网络平台，其中具备很多功能板块，可设置企业不同岗位的登录权限，办公室管理员利用网络平台与企业其他部门共享工作数据，进一步对企业管理工作的执行状况实施解析与监督，借助平台降低办公室人员的工作量，进一步提高工作效率。