新经济形势下企业内部控制中的问题探究

2021-11-22南通江海电容器股份有限公司

财会学习 2021年1期

南通江海电容器股份有限公司

引言

为适应日渐激烈的市场竞争，近年来我国电容器生产企业对内部控制的重视程度不断提升，但结合实际调研可以发现，控制活动、风险评估、信息沟通等问题仍大量存在于这类公司中。为尽可能解决相关问题，本文以某电容器生产公司作为研究对象，结合该公司的成功经验开展了一系列深化探讨。

一、新经济形势下企业内部控制存在的普遍性问题

（一）控制活动问题

作为企业内部控制的重要组成部分，控制活动属于内部控制具体表现形式，绩效考评控制、不相容职务分离控制、预算控制、资产保护控制、授权审批控制、采购与付款控制、销售与收款控制均属于控制活动范畴。结合实际调研可以发现，新形势下企业控制活动问题多表现为采购计划制定难度过大、预算管理缺位、应收账款管理粗放、各部门在盘点期间无法较好配合、重复采购引发资源浪费等，资金不合理占用、公司经营效益下降、科学合理预算无法实现、预算执行难以贯彻和协调、企业资金周转压力大、仓库数据不准确、ERP库存数据严重失真、产品的品质降低等问题自然很容易出现。以各部门在盘点期间无法较好配合为例，在无法统一规划的盘点工作节奏影响下，企业盘点效率将大幅下降，盘点的数据准确性也会受到影响，部分企业车间堆放材料未办理入库手续，这部分物资很容易在盘点过程中被忽略，盘点结果准确性自然会受到影响。此外，盘点差异如无法快速得到调整处理，仓库数据的准确性也将受到直接影响[1]。

（二）风险评估问题

对于现代企业来说，自然环境、经济环境、政治环境等外部因素的不断变化将直接影响企业内部控制，因此风险机制必须做到判别和处理环境变化。但结合实际调研可以发现，现阶段很多企业未能建立科学完善的风险评估系统，同时存在运营风险较高、应收账款管理风险较高、仓库管理不到位等问题。风险评估系统的缺乏使得企业不具备具体可行的风险评估方法，风险的管理因此主要以事后管理为主且流于形式，潜在风险往往被忽视，事前风险预防系统缺乏所催生的一系列损失必须引起重视。如管理水平提升滞后于企业发展，企业便很容易出现较高的运营风险，企业资产的安全完整、生产经营活动的正常开展均可能受到影响。由于内部控制无法直接产生经济效益，很多企业往往过于关注销售业绩，如大力维护与经销商和供应商的关系，忽视内部各部门、各业务、各岗位间的牵制关系，企业因此出现的内控滞后问题必须得到重视，应收账款管理风险较高、仓库管理不到位问题很容易因此出现[2]。

（三）信息沟通问题

信息隔离现象广泛存在于我国很多企业的部门间、上下级间，这种信息隔离与内外部因素联系较为紧密，如技术、经济、政治的变化，企业繁多的物料品类、专业性欠佳的计划部员工均可能影响信息沟通工作。开展针对性调研可以发现，信息与沟通机制不够顺畅、信息技术平台建设滞后、经营目标方面信息无法被销售部门员工及时了解等问题广泛存在于很多企业，这类问题的出现与各部门仅关注自身利益、管理层忽视信息与沟通环境建设工作、未能明确定位内部控制体系的作用和地位有关，企业内部控制有效性因此受到的影响必须引起重视[3]。

二、新经济形势下企业内部控制的优化策略

（一）健全内部控制活动

为优化新经济形势下企业内部控制，内部控制活动的健全极为关键，具体可从销售收款业务管理、付款审批管理、盘点清查内部控制三方面入手。基于销售收款业务管理，销售合同的审批管理规范、应收账款回收管理规范均属于其中关键。销售合同审批制度应基于近期业务的情况进行补充和更新，对账与催收制度的规范和优化也不容忽视，企业可提供“往来对账确认单”，并采用QQ、微信、电话、传真等多种方式跟踪和催收超过信用期的应收账款；基于付款审批管理，企业需明确采购预算制度及执行表，各职能部门、财务部、采购部、请购部门、总经理所负责的工作需要由此明确，招标方式采购的针对性开展、购回后统一入库建立台账、各种签单手续的完成均不容忽视。

盘点清查内部控制同样需要得到重视，企业需针对性完善《存货盘点制度》，规避账账不符、账实不符、存货盘点工作不规范等问题，以此保证ERP系统与车间实际物料的账实相符，公司财产的真实完整、车间物料的管控加强均可由此得到保障。在具体实践中，企业应每年至少开展一次全面盘点、每月不定期进行抽盘，盘点前的准备工作也不容忽视。仓位排序盘点表应由仓库保管员出具，以此明确各货品仓位、名称、位置、编号等内容，财务部需负责监盘。企业可通过盘点范围说明表明确盘点对象、盘点方法、仓库范围、盘点周期，通过盘点准备表明确仓库准备、车间准备、数据准备、人员准备等内容，通过盘点职责表明确仓库、计划部、工程部、财务部职责。在完成盘点工作后，对于账面记录与实盘的差异，盘点表上需要针对性列出差异说明和原因分析，相关责任人的责任也需要在严重情况下进行追究，相关分析需做到有理有据，如数据差异源于系统BOM用量误差，工程技术部门必须负责签字确认。在具体的差异处理中，如差异源于前期盘点数据错误或单据登录错误，单据的登录调整应由仓库部门负责，财务负责审核。如盘点差异源于系统BOM用量误差，工程技术部门需由计划部门完成BOM的重新确认，并完成相应调整和修改。如批量差异原因不明，需针对性考核车间主任。对于合理范围内的差异量、不存在差异的盘点、车间主任物料管控到位等情况，奖励措施的针对性提供也不容忽视[4]。

（二）加强风险防范控制

新经济形势下企业内部控制优化还需要关注风险防范控制的加强，具体可从确定风险目标、识别风险、评估风险、应对风险四方面入手。在确定风险目标过程中，明确的目标可为风险控制提供指引。以企业的销售业务为例，基于企业战略目标设置财务目标、经营目标、资产安全目标、风险目标，即可为内部控制提供依据，具体的风险目标设置需关注经过规定流程审批的销售合同签订、销售业务数据信息记录的规范、可控的应收账款催收及增加、销售合同中价格折扣的严格执行；在识别风险的过程中，企业需快速识别影响自身发展目标实现的风险。以销售业务为例，企业必须结合自身销售业务特点，明确销售业务面临的各类风险因素，包括发错客户、发货单混淆、销售计划不明确、发出不合格品、发出货品数量或规格型号与发货单不符、退回的商品非本公司产品、退回的不合格品再次出库，基于这类风险因素，即可明确定位风险点，辅以专项风险分析会议，在必要情况下征求专业机构意见，企业的风险识别能力即可大幅提升；在评估风险的过程中，需结合识别出的风险因素，采用定量与定性结合的分析方法，以此对核心业务活动开展重点分析和论证，书面记录工作也需要严格开展；在应对风险的过程中，应结合风险因素和风险成因，以及企业风险承受能力和销售业务适应性，针对性地制定用于应对风险的策略，如风险分担、风险承担、风险规避、风险降低。具体来说，如存在高于销售业务风险承受能力的风险，企业需启动风险规避；如风险处于可承受范围，则需要开展针对性评估与权衡成本效益，选择风险承担；如风险可以接受，且企业有信心缓解或控制风险，可采用风险分担、风险降低方式。

（三）畅通信息沟通渠道

企业内部控制的优化离不开畅通的信息沟通渠道支持，因此企业需针对性加强横向沟通与纵向沟通，ERP系统的完善也需要同时得到重视。横向沟通指的是企业内部各职能部门间的沟通，以及企业与企业外部行业间的沟通，企业的管理效率和整体运营效率提升可基于横向的沟通方式提升。因此企业需定期组织部门间交流，如召开部门间交流会议，加强各部门的重要业务信息交换和共享，相关业务信息的衔接可由此受到较为积极的影响。在加强企业与外部联系的探索中，数据情况的及时有效汇报极为关键，如销售部门需要对客户情况和市场情况进行及时搜集，积极参加全球范围或全国范围的产品展销会等，由此整理与归纳收集到的信息，销售部门即可更好地为高层管理者提供参考信息；纵向沟通可细分为企业内、外部的纵向沟通，企业不同层级间的信息沟通属于内部纵向沟通。在具体实践中，企业应积极建立健全沟通交流机制，充分应用电子邮件、工作微信群、工作QQ群等现代信息化工具开展内部沟通，以此实时了解工作动态，同事间、员工与上级间即可实现更为便捷的交流和信息共享，管理效率的提升、各项业务的有效融合均可获得支持。维护好客户关系属于外部纵向沟通需要关注的焦点，以此形成友好、相互信任的沟通氛围，如供销双方间的账单确认及收发货等业务往来，均离不开良好的外部纵向沟通支持。

为完善ERP信息系统，企业必须充分结合自身管理实际，以此从内部协同管理平台入手，针对性提升企业信息化水平。在管理平台的建设过程中，需保证各职能部门信息系统能够实现顺利融合，信息实时对接的推进也不容忽视，真正做到信息实时共享。在具体的企业信息平台系统健全过程中，企业运营活动需要与信息系统有效结合，信息平台需真正容纳每个业务岗位的工作，流程设计也需要结合企业实际情况。还需要及时更新信息系统，ERP信息系统必须定期维护升级，方可更好地服务于企业内部控制。为提高信息传递质量，需保证ERP信息系统建立健全过程中信息审核岗位与信息录入岗位分离，更好地保证数据录入准确性。ERP信息系统需基于不相容岗位分离原则设置岗位权限，以此针对性控制汇总的不相容岗位权限，如明确账号权限分配原则、制定《ERP信息系统实施细则》、删除问题账号的不恰当审批权限，用户权限调整流程的规范也极为关键。系统需保证权限变动有章可循，经营风险因权限问题而出现的概率将大幅降低。对于权限变更，需通过电子邮件及时向相关部门发送信息。ERP信息系统完善也需要关注操作权限方面，系统数据准确性可能受到操作人员随意冲销单据行为的影响不容忽视，数据录入错误也需要针对性应对。在具体实践中，需控制操作权限以约束录入数据岗位，录入者不得拥有数据冲销操作权限，需分配给部门经理冲销操作的权限。对于错误数据调整，录入员工需上报情况于主管，冲销调整由部门经理负责。在《信息系统实施细则》中，需规范和说明冲销调整流程，更好纠正数据录入错误问题，操作人员的规范操作也可得到保障。