OA办公自动化在医院中的运用

（西南科技大学城市学院 工程技术学院，四川 绵阳 622650）

0 引言

OA办公自动化系统就是利用互联网技术，与现代化办公方式相结合，进而实现高速度、高效率的办公，并且会随着社会经济的快速发展以及信息技术的完善创新而发展，在一定程度上可以减少人力、物力、资金的投资力度，起到优化内部结构的作用，促使办公效率和质量的进一步提升。而在医院中运用OA办公自动化系统，可以保障医院管理工作的顺利开展，提高医院的管理水平，进而获得更多的经济收益，推动自身又好又快地发展。

1 OA办公自动化系统介绍

办公自动化并不是单一地指互联网与业务的结合，更多的是通过合理运用互联网的优势，实现现代化办公。当前，诸多行政机关均通过互联网技术对数据信息进行收集、分析、汇总，进而使工作人员能够第一时间掌握详细资料，有效避免了传统工作效率低的弊端，实现了科学自动化管理。当前，OA办公自动化涵盖流程批准、公文管理、信息交流等运用[1]。

2 医院工作中运用OA办公自动化的意义

医院的工作会涉及诸多部门和业务，传统工作方式下，工作效率和工作质量较低，在一定程度上为医院管理工作的顺利开展带来难度。而OA办公自动化系统的运用，可以促使医院工作效率和质量的大幅度提升。

2.1 提高工作效率

医院在正常工作中，需要多个科室和工作人员的配合，在此过程中运用OA办公自动化系统，可以促使各个科室以及工作人员方便快捷地沟通，能够第一时间解决存在的问题，形成良好的凝聚力，促使医院工作质量的进一步提升[1]。运用OA办公自动化系统进行办公，可以使医院各科室工作人员及时了解内部邮件和公告，此外还可以为工作人员的沟通提供便利。最为重要的是，医院工作人员可以通过OA办公自动化系统发布对医院建设相关的想法和建议，这样不仅可以使医院高层领导人员掌握更多信息，而且还可以保障决策的合理性。

2.2 有利于办公信息的共享

在医院工作中运用OA办公自动化系统，可以实现信息的共享，完善传统工作的不足。随着医院规模的不断扩大，医院在实际发展中会涉及诸多内容，包含行政、医疗等，每个工作流程都会含有大量的信息，而这些信息对医院的建设发展有着至关重要的作用[5]。在此过程中，运用OA办公自动化系统，能够实现信息共享，并且还可以通过OA办公自动化系统信息平台发布相关信息，保障信息能够传达给每个科室，进而可以更好地完成工作。

2.3 优化办公流程

OA办公自动化运用在医院工作中，对办公流程可以起到优化的作用，规范工作人员的工作行为，保障追踪机制的完善性。OA办公自动化系统的合理运用，可以使传统纸质业务申请转化为电子版申请。与此同时，系统管理工作人员还可以根据各个科室的实际情况和需求，进行个性化设置，提高审批流程速度和质量，为审批工作的顺利开展提供保障。

2.4 减少医院成本费用

医院工作涉及范围广，而运用OA办公自动化系统，可以改变传统工作方式，提升工作效率和质量，极大地减少医院人力、物力和资金的投入力度。实际上，医院工作运用OA办公自动化系统最大的优势是可以实现移动办公，同时日常办公流程不会受到影响。

3 OA办公自动化在医院工作中的具体表现

3.1 医院首页板块

在医院工作中融入OA办公自动化系统，可以进行网上办公，并且也可以使系统首页板块的功能变得十分全面。医院工作人员在进入OA办公自动化系统之后，系统可以有效识别医院工作人员的身份和所在科室的相关信息，通过自动匹配的方式，提供针对性的信息[6]。与此同时，医院工作人员还可以浏览医院官网首页，了解医院最新文件和公告，保障医院工作人员第一时间掌握医院工作最新动态[2]。

3.2 医院信息管理板块

医院运用OA办公自动化系统之后，医院信息管理板块能够详细划分信息发布人群和相关内容，其中包含医院通告、支部信息等。医院工作人员在进入该系统页面之后，可以从信息管理板块中找到需要的信息，以及医院重大决定事项，促使医院工作人员工作效率和质量的提升。

3.3 医院公文管理板块

OA办公自动化系统运用在医院工作中，能够最大化地发挥公文管理板块的作用。该板块的主要目的是接收和管理医院内外的文件，比如护理等文件信息。医院工作人员通过医院公文管理板块，可以及时发送公文，供高层领导人员批阅印发，最后发到医院工作人员手中，进行浏览。在办公系统中，公文管理发挥着十分重要的作用，其涉及范围十分广泛，并且内容多元化，不同功能的运用，就可以促使公文管理工作效率的大幅度提升，进而发挥发文、收文和审批功能在实际工作中的作用[3]。管理工作人员可以在实际运用中，实现自定义公文表单样式和流程，并且还可以对公文进行在线修改和改签等操作。与此同时，自动化系统中的领导传阅公文和批复修改文字，可以起到保留痕迹的作用，促使公文处理层面作用的最大化发挥，进而提高公文管理整体水平。

3.4 医院部门主页板块

医院部门主页板块主要是对各个科室和部门发布信息设置权限。在该板块中，各个科室可以根据工作实际内容和职能，做好各个科室与医院的信息相通工作。在各个科室管理工作过程中，通过系统可以对医院工作人员的工作完成情况进行监督，并且还可以进行工作汇报和日志等流程操作，通过这些基础工作提高科室管理水平和质量[4]。与此同时，在普通工作人员的管理过程中，可以以邮件的方式向医院高层领导人员提问题，阐述自己的想法和见解，也可以及时看到领导下派的各种任务，进而促使科室部门管理工作水平的提升。

3.5 医院综合办公板块

OA办公自动化系统运用在医院工作中，可以促使综合办公功能最大化发挥自身作用。医院综合办公板块主要提供会议申请和车辆申请工作，医院工作人员可以在网络上预约会议室和车辆，促使医院办公效率的提升和车队资源的合理分配，进而起到节约时间的作用，保障医院工作的顺利开展[5]。

4 医院工作运用OA办公自动化系统存在的问题和解决对策

4.1 对OA办公自动化系统存在认知错误

根据调查发现，我国医院工作运用OA办公自动化系统仍旧处于起始阶段。由于受到一些工作人员思想老旧、接受新鲜事物能力差等因素的影响，在业务办理过程中，依旧是按照传统的方式进行办公，具有一定的随意性[6]。对于这类工作人员而言，应要加大培训力度，学习使用OA办公自动化系统，改变传统思想，提高对OA办公自动化系统的认识，进而可以最大化地发挥OA办公自动化系统的作用。

4.2 信息流畅性差

我国医院由财务部门、人事部门等组合而成，每个部门均有自己独立的信息系统，而将OA办公自动化系统运用在各部门中，很容易出现信息多次操作的问题，这样不仅会增加医院工作人员的工作量，而且还会影响信息资源的集成[7]。若想要妥善解决上述问题，需要将OA办公自动化系统与其他业务系统相结合，保障信息流畅性，进而促使医院工作的顺利开展，推动医院健康长久发展。

4.3 系统的延展性

随着医院发展速度的提高和规模的扩大，若OA办公自动化系统不及时进行更新，会导致医院科室责任模糊、科室分布不合理，将无法满足医院业务发展要求。因此，需要对OA办公自动化系统进行完善和拓展，即对OA办公自动化系统的延展性进行二次开发，进而促使OA办公自动化系统更加完善，与新时代医院医务需求相适应[8-9]。

5 结语

总而言之，随着信息技术的快速发展，互联网办公已经成为未来医院工作的主旋律。OA办公自动化系统在医院中的合理运用，在一定程度上可以提高医院工作人员的工作效率和质量，方便对数据的收集和调取，并且还可以实现移动工作，简约了办公流程，减少了人力资源浪费情况的发生，节约了医院的支出费用，进而推动医院又好又快地发展。