建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施

杨 桦

（山西三建集团有限公司，山西 太原 030024）

随着我国经济建设的不断发展与进步，近些年我国的建筑工程行业也迎来了迅猛的发展势头。建筑工程飞速发展的过程中形成了大量的工程档案资料，这些档案资料不仅是工程建设中的一部分，同时也是建筑工程的非常重要的历史依据，为后续建筑工程的维护、改建或者是扩建等提供了非常重要的参考。因此，对建筑工程档案资料的管理是我国工程建设的非常重要的组成部分，对建筑行业的发展也有着非常关键的作用。

1 工程资料管理存在的问题

1.1 建筑工程资料管理人员素质能力不足

相较于建筑工程的技术人员而言，资料管理人员缺乏明确的专业能力考核标准，所以在进行资料管理人员的任用选拔时，难以对人员的素质能力进行有效地筛选，部分管理人员并不具有建筑工程资料管理经验，所以在管理工作中无法发挥出专业管理的能力价值，导致建筑工程资料管理产生混乱、丢失、资料不全等问题，严重影响了建筑工程资料管理的质量。比如在建筑工程准备阶段的资料管理中，无法发挥出资料对建筑工程的指导作用；在建筑工程竣工阶段的资料管理中，无法发挥出资料对建筑工程的总结作用等。

1.2 工程档案管理制度不完善以及落实不到位

我国的建筑工程建设虽然发展迅速，但是由于不同企业之间的水平以及管理制度的差异，很多规模比较小的建筑施工企业的在建筑档案管理中还是存在非常多的问题。这些小的建筑施工企业往往更加重视企业的经济效益，而忽视了对制度的建立和健全，没有制定完善的档案管理制度，建筑的档案资料管理过程中随意性很大，并没有完善的借阅或者使用的制度和流程，往往在这个过程中容易造成资料的丢失。而且随着当前建筑工程规模的不断扩大，档案资料的种类也越来越多，如果没有系统的档案管理制度，很难使工程档案资料管理工作真正落到实处。

1.3 工程档案资料缺乏真实性和有效性

我国很多的建筑施工企业由于缺乏完善的档案管理制度，在施工过程中经常会由于档案资料保存不当造成资料的遗失，或者由于原件准备不足在工程移交中频繁使用复印件或者扫描件代替。另外还有一种现象也非常普遍，那就是在工程进展过程中大多数的资料都需要相关的负责人签字确认或者审批，但是在实际的工程中往往由于负责人不在或者企业为了方便起见随意找人代签，而这种情况会降低建筑工程资料的真实性和合法性。从短期来看这种方法似乎是促进了工程的进展，使很多流程能够顺利开展，但是从长远来看是不利于企业的发展，一旦工程建设中出现问题就很难追究相关责任。

2 提高建筑工程资料管理的规范措施

2.1 提高档案管理人员的职业素养

工程资料的档案管理工作是一项需要足够的细心和耐心的工作，如果管理人员缺乏最进本的职业素养，是无法实施有效的档案管理的。因此企业应该加强对档案管理人员的技能培训以及职业道德的提升，在实际工作中通过对他们的工作进行检查和指导，提高他们的档案资料管理技能。另外鼓励他们在工作中主动及时发现问题并提出改善对策，实现档案管理工作的持续改进。同时加强档案管理人员与工程人员之间的相互沟通交流，及时了解正在实施的工程的进展情况，使档案管理工作能够结合工程的实际进展情况进行相应的调整，而不是完全的一成不变。最后，通过各方面的激励机制引导档案管理人员进行主动自主的学习和档案管理相关的专业知识，为企业的档案管理工作的改进献计献策，提升管理的质量。

2.2 将建筑工程资料管理制度规范化

建筑资料管理制度的规范具有极为重要的意义，能够通过科学合理的管理制度对管理工作进行指导和约束，最大程度地降低其他因素对建筑工程管理工作的不良影响，包括建筑工程资料管理人员能力不足等问题，只要管理制度足够明确和完善，管理人员就只需要按照管理制度的要求，逐步推进管理工作，能够有效保障管理工作质量。在管理制度中，除了明确的管理内容之外，还需要建立起完善的奖惩机制，对于表现优异的管理人员予以嘉奖，对于造成管理质量问题的管理人员予以惩处，能够充分调动起管理人员的工作积极性，使管理责任能够充分落实，避免管理人员在工作中懈怠、懒散等不良工作风气的产生。对于管理工作的监督管理也需要纳入到管理制度中，尤其对于建筑工程资料各个环节中的管理质量监督，要确保资料的真实性、完整性和安全性等要求能够达到管理标准。如果管理工作中存在问题，能通过监督管理及时发现，在产生不良影响前及时进行处理，保障建筑工程资料管理质量和建筑工程质量。

2.3 保证建筑工程资料的实时性和准确性

根据相关法律法规要求，建筑工程资料应该保证其实时性。即在实际施工建设中，工程资料应该与施工进度同步进行，相关资料整理人员应该对施工资料、施工材料质量验证资料、施工质量验收资料等及时地、认真地进行整理和收集。相关材料和配件的质量合格验证检查以及原材料入场验收情况应该严格把控，从一开始就做好质量自检，保证施工按照技术规范进行，最大限度保证施工质量，一丝不苟地对整体施工过程进行记录，给将来工程验收提供有效的数据资料支持。

2.4 保证各类资料的真实可靠

从实际情况来看，我国很多施工企业依旧存在施工资料与施工进度不同步的问题，将施工资料管理与施工建设相互隔离，仅仅依靠后期的资料整理和补充，这就使得施工资料并不能真实可靠地反映出当时实际的施工情况，存在资料造假的情况，这对后期的建筑质量评定以及建筑后期维修管理带来极大的困难，也使原本的施工资料变得毫无意义。所以，不管是施工建设企业还是质量检测部门都应该加强对施工资料的审查，严格按照我国现有的资料管理法规进行工作和记录，一旦发现没有按照规定编写的资料要坚决的给予警告并要求施工企业出具技术验证报告，最大限度地保证施工资料的真实性和可考性。

2.5 加强建筑工程资料收集的审核

建筑工程资料的收集是资料管理工作的重要前提，由于建筑工程所产生的资料较为庞大，如何在大量的资料中收集到建筑工程资料管理所需的、真实可靠的资料，就需要依靠完善的建筑工程管理制度和管理人员的专业能力。所以对于建筑工程资料收集的情况，需要采用严格的审核机制，避免资料收集存在误差和遗漏。对于资料收集的及时性也要起到督促的作用，避免材料收集的延误造成资料缺失等问题。还可以通过培训学习的方式，提高建筑工程资料管理人员在资料收集方面的能力，确保资料收集的质量。

2.6 对建筑工程资料进行存储价值的筛选

建筑工程资料管理虽然是对建筑工程施工过程中所产生的资料进行管理，但并不是其中产生的所有资料都要进行管理，而是有选择性的对具有存储价值的资料进行管理，这就需要加强对资料的存储价值辨别和筛选能力。在进行资料筛选时，需要明确筛选标准和存储价值，除了常见的施工图纸、检验报告、变更通知单等资料之外，还需要根据建筑工程的实际情况，筛选出具有存储价值的资料。资料形式也不仅是文字资料，还包括影像、录音等资料，关键在于资料的价值内涵。

2.7 利用现代信息化手段

想要高效完成资料的查询，必须搭建一个完成的资料管理平台，在管理平台上可以通过网络、局域网等共享资料及高速传输资料，而查询者可以通过资料管理平台一键查询所需资料。只有利用现代化管理手段，在未来改革浪潮中才不会被淘汰。首先，建筑施工企业要摒弃不合理的传统管理观念，积极尝试利用信息化管理，积极探索多样化的建筑工程资料管理方式，交流先进的技术，高效地进行信息的收集。在业余时间，建筑施工企业组织“集中学+自主学”进行基本知识学习。

3 结语

近年来，我国的建筑行业随着国家的建设步伐的不断加大迎来了强劲的发展势头，与此同时建筑施工企业在管理方面也迎来了严峻的挑战。建筑工程的档案管理是工程建设的非常重要的组成部分，其重要性不言而喻，不光是工程施工的重要依据，也是后期工程维护以及建筑行业发展的重要的参考资料。当前建筑行业档案管理问题仍然存在很多不足，究其原因主要是由于管理者的重视程度不足。为了有效改善工程档案资料管理缺失的局面，一方面要加强企业内部的管理，对档案资料相关的管理制度进行完善，另外还需要充分利用信息化的技术手段加强档案资料的管理水平，让建筑工程档案管理持续适应新形势的发展要求，更好地为企业发展和国家经济建设服务。