如何做好建筑工程施工资料管理

武姗姗

（山西亿鼎诚建设工程项目管理有限公司，山西 阳泉 045000）

1 优化建筑工程档案资料管理的重要意义

对建筑工程档案资料管理进行优化，能够有效弥补以往粗放管理中存在的不足，使档案管理工作得以有序开展，保证资料的准确性、有效性和可延续性，为建筑工程及时提供所需的档案资料，使各项施工工序以及所花费的成本都有章可循，为后续工程提供相关参考依据。可见，建筑工程档案资料管理是保障性的基础工作，优化建筑工程档案资料管理工作不仅对于这项工作本身，对于工程项目整体和企业利益都具有积极意义。

2 建筑工程资料的基本内容

2.1 施工准备阶段的建筑工程资料

在建筑工程的施工阶段，资料主要包括各项实地勘测数据、工程测量数据、作业指导书、工程前期评估报告、各类施工图纸、各项现场调查报告以及影像文件等，作为后续工程开展施工的主要依据。

2.2 施工阶段的建筑工程资料

在整个建筑工程资料中，施工资料占据最大比重，主要包括各个施工阶段的检查报告、入场材料检验报告、各施工环节验收报告、总结报告、工程需求变更报告、变更通知单、商谈记录、问题审核报告等，所有在施工过程中产生的数据和信息都需要及时纳入到资料中。

2.3 竣工阶段的建筑工程资料

竣工阶段的建筑工程资料更具有总结性的作用，主要包括竣工报告、竣工图纸、检测报告、验收报告、安全检验报告、工程相关的各类协议文件、商谈记录、会议纪要以及影像文件等，作为建筑工程验收和总结的重要依据。

2.4 最后整理阶段的建筑工程资料

最后整理阶段的建筑工程材料涉及到工程交付的重要内容，不仅需要对整个建筑工程中所有产生的资料进行整理，还需要将整理完毕的资料交付给接收方，主要包括最终图纸、最终检验报告、所有工程资料等。

3 工程档案管理中现存的问题分析

3.1 工程档案管理制度不完善以及落实不到位

我国的建筑工程建设虽然发展迅速，但是由于不同企业之间的水平以及管理制度的差异，很多规模比较小的建筑企业的在建筑档案管理中还是存在非常多的问题。这些小的建筑企业往往更加重视企业的经济效益，而忽视了对制度的建立和健全，没有制定完善的档案管理制度，建筑的档案资料管理过程中随意性很大，并没有完善的借阅或者使用的制度和流程，往往在这个过程中容易造成资料的丢失。而且随着当前建筑工程规模的不断扩大，档案资料的种类也越来越多，如果没有系统的档案管理制度做保障，很难使工程档案资料管理工作真正落到实处。

3.2 工程档案资料缺乏真实性和有效性。

我国很多的建筑施工企业由于缺乏完善的档案管理制度，在施工过程中经常会由于档案资料保存不当造成资料的遗失，或者由于原件准备不足在工程移交中频繁使用复印件或者扫描件代替。另外还有一种现象也非常普遍，那就是在工程进展过程中大多数的资料都需要相关的负责人签字确认或者审批，但是在实际的工程中往往由于负责人不在或者企业为了方便起见随意找人代签，而这种情况会降低建筑工程资料的真实性和合法性。

3.3 缺少完善的监督管理机制

建筑工程档案管理质量无法保障，根本原因在于建筑单位常常没有行之有效的监督管理机制，相关人员的行为得不到约束，责任心不强，工作效率不高，导致工作质量低下，归档工作走形式。只有深刻认识到这方面的问题，加快监督管理机制的建设，配合奖惩机制，制定详尽的考核条例和内容，才是解决问题的有效办法。但从实际情况来看，很多建筑单位在这方面都有待加强。

3.4 建筑工程资料汇编问题

建筑工程资料在进行汇编时，需要严格按照一定的汇编的标准进行，对于汇编的内容和格式等都有着明确的要求，但是这种规范性要求尚缺乏统一，不同的建筑工程可能采用不同的资料汇编要求，所以在部分建筑工程资料汇编中，会造成资料汇编的混乱，不符合建筑工程汇编需求问题。其他汇编问题还包括资料内容的造假、篡改、涂抹等，导致建筑工程资料无法切实体现出建筑工程的相关情况。

3.5 建筑工程资料管理人员素质能力不足

相较于建筑工程的技术人员而言，资料管理人员缺乏明确的专业能力考核标准，所以在进行资料管理人员的任用选拔时，难以对人员的素质能力进行有效地筛选，部分管理人员并不具有建筑工程资料管理经验，所以在管理工作中无法发挥出专业管理的能力价值，导致建筑工程资料管理产生混乱、丢失、资料不全等问题，严重影响了建筑工程资料管理的质量。比如在建筑工程准备阶段的资料管理中，无法发挥出资料对建筑工程的指导作用；在建筑工程竣工阶段的资料管理中，无法发挥出资料对建筑工程的总结作用等。

4 做好建筑施工资料管理的策略

4.1 完善资料管理机制

资料管理制度可以规范施工作业，为资料管理质量提升奠定基础。只有完善资料管理机制，才能减少资料管理的盲目性。资料管理人员要明确自身职责，确保管理流程高效进行。同时，设置资料管理问责机制，与资料管理机制互相配合。

4.2 将建筑工程资料管理制度规范化

建筑资料管理制度的规范具有极为重要的意义，能够通过科学合理的管理制度对管理工作进行指导和约束，最大程度地降低其他因素对建筑工程管理工作的不良影响，包括建筑工程资料管理人员能力不足等问题，只要管理制度足够明确和完善，管理人员就只需要按照管理制度的要求，逐步推进管理工作，能够有效保障管理工作质量。在管理制度中，除了明确的管理内容之外，还需要建立起完善的奖惩机制，对于表现优异的管理人员予以嘉奖，对于造成管理质量问题的管理人员予以惩处，能够充分调动起管理人员的工作积极性，使管理责任能够充分落实，避免管理人员在工作中懈怠、懒散等不良工作风气的产生。

4.3 强化和业主与监理单位的沟通

在实际施工过程中，诸多材料的管理都和业主以及监理单位息息相关，因此要强化和业主以及监理单位间的沟通交流，比如在施工前、施工中和施工后都要建立对应的表格，且填写对应内容，避免后续资料管理工作出现漏洞，进而提高资料管理效率。由此可见，加强建筑参与方之间的互动十分必要。

5 结语

总之，工程档案是工程建设最真实的反映，是检验工程质量的重要依据，及时发现管理过程中的问题，制定完善有效的管理人才培养体系和奖惩制度，不断总结经验和教训，提高整体档案管理水平，对企业借鉴成果、提高质量、增收效益有着重要意义。我们应该积极借鉴国内外先进管理经验，扬长避短，不断优化管理制度和体系，让建筑工程档案管理持续适应新形势的发展要求，更好地为企业发展和国家经济建设服务。