新形势下机关事业单位档案管理工作创新路径分析

赵彪

摘 要：新时期，面对档案工作转型发展、高质量发展的目标任务，机关事业单位必须更加注重改革动力，通过改革的办法破解发展中的难题，把改革创新贯穿档案事业发展全过程。当前，机关事业单位档案管理工作的改革创新要以充分发挥档案资源的基础性、支撑性作用为着眼点，通过重新审视档案管理模式、研究档案信息化建设方法、开展档案工作独立性思考，探索分析新形势下机关事业单位档案管理工作的创新路径，助力机关事业单位更快更好的发展。

关键词：机关事业单位;档案管理;档案工作创新

机关事业单位档案是其运营保障工作中的重要一环，伴随着机关事业单位的发展。在新的历史起点上，机关事业单位的档案管理工作被赋予了新的要求，只有进一步解放思想，以创新引领档案工作发展，才能真正肩负起新时代档案管理工作的历史使命，切实推动档案工作创新发展。

一、树立科学发展理念，坚持推动理念创新

经过了几十年的发展，机关事业单位的档案已经完成了从“有没有”到“好不好”的转变，在新时期推动档案管理工作创新，需要对档案工作理念、工作思路进行创新，梳理科学发展的档案管理理念，推动档案管理重点工作积极落实。

1.强化创新理念，形成创新意识

理念创新是持续推动档案工作改革创新的先决条件，没有正确的思想战略，就无法真正发挥改革创新的作用。当前，机关事业单位档案管理工作面临许多的新情况、新问题，如档案管理范围的变化、档案管理内容的调整、档案管理重点的转移以及档案管理手段的更新，上述问题迫切需要档案管理人员树立强烈的创新意识，用科学的立场、观点、方法，研究和把握档案管理工作的内在规律，坚持以创新的精神研究新情况、解决新问题。

2.强化全局理念，全面推进管理

机关事业单位档案管理工作担负着为各条战线工作提供档案资源支持的任务，为机关事业单位的职能发挥提供保障。作为机关事业单位的档案管理人员，要增强政治意识和责任意识，围绕机关事业单位的总体任务目标，找准档案管理工作与机关事业单位中心工作的结合点，确定创新的方向，挖掘创新的亮点，全局性地做好档案管理工作的创新。

3.强化服务理念，坚持全面发展

科学发展观的核心和本质是以人为本的理念，机关事业单位的档案管理工作也应坚持这一价值取向，强化档案管理工作为党的中心工作服务，为社会经济发展服务，为广大人民群众服务的意识，搭建档案的服务平台，服务于内部管理需要，服务于对外工作的延伸，进一步发挥档案工作的价值。

二、夯实档案管理基础，勇于推进制度创新

夯实档案管理基础工作是档案事业发展的必要条件，在新时期强化档案基础管理工作，首要任务就是进行档案管理制度的创新。

第一，补充完善基础制度，用创新的思路和方法，重新梳理现有制度体系中不符合档案管理工作需要的内容，参照借鉴档案管理的先进经验，通过制度规范的形式引导档案管理工作高质量开展。

第二，管理标准是最基础的管理要素，也是档案管理工作得以高效开展的根本。作为制度建设的深化与延伸，机关事业单位档案标准化建设工作的重要性不言而喻，探索、积累并不断完善标准化制度是新时期机关事业单位档案工作创新的重点之一。一方面要研究机关事业单位档案管理特点，编制符合管理实际的《档案管理标准》，以制度支撑档案规范化管理。另一方面在档案实体、硬件设施方面加大投入力度，建设现代化档案室，提高档案管理效率。

第三，以活动为载体，加速档案基础完善。多思路、多角度研究有助于档案基础工作完善的方式方法，尝试通过开展档案创标评比活动，促进制度化和标准化管理落实，推动基础标准拔高与管理实践共同开展，以档案为纽带促进机關事业单位高质量发展。

三、建设科学培养体系，促进团队管理创新

档案管理人员素质以及对档案团队的管理能力都关系着档案工作的水平，只有积极发挥人才管理创新作用，才能深层次解决人员管理机制的问题，实现管理团队的协同高效。因此，实现团队管理创新必须要以建设科学的人才培养体系为依托。

1.加大对于新入职档案人员的培养

通过业务能力测试、综合能力考核等方式，严格把控人员入口关，补充业务基础好、政治素质强、岗位责任意识强的专业人才到机关事业单位的档案管理工作岗位。建立完整、科学的人才培养体系，从理论知识到实操训练，通过新人培训、实地观摩、介入帮扶三种途径全方位提升新入职档案管理人员的专业水平和管理水平，使新入职人员能够尽快进入工作状态，并适应工作环境。

2.组织开展形式多样的培训交流活动

档案培训和交流活动是档案管理工作者取长补短、提高业务水平的重要渠道。近年来，机关事业单位对档案培训交流活动的重视程度有所提升，但从培训活动的总体数量和开展形式来看，还有待加强。一方面要结合实际工作需要及档案事业发展目标，增加培训交流活动开展的频次，以年度为单位制定培训交流计划，并跟踪落实情况。另一方面组织开展档案交流分享会、到业内优秀单位观摩、单位间交流等活动，促进专兼职档案管理人员能够总结经验，弥补不足。

3.加大对于档案人员的激励

提高激励手段在人才培养和团队建设过程中的应用，设置档案管理人员专项奖励，对于业务能力好、工作成绩突出以及在档案管理工作中有突出创新行为的团队或个人进行奖励。

4.强化系统内人才的优化配置

机关事业单位档案具有一定的特殊性，不同机关事业单位档案工作之间既有区别又有联系，要通过系统内人才的优化配置来实现档案队伍人员素质提升。一是专业化业务由专业化人员进行管理，如人事档案、会计档案等专业档案要配置具有档案管理经验的专业人员，缺少人员的岗位可以通过系统内调剂的方式予以解决。二是采用系统内轮训的方式，促进机关事业单位档案人员的综合培养，提升档案人员的岗位胜任度。

四、加强档案文化建设，持续开展文化创新

档案不仅是历史脉搏的记忆，也是机关事业单位的精神家园。档案事业的发展离不开档案文化的建设，新形势下的档案管理不仅是对于历史资料的保存、记录和应用，更是一个组织发展文化和管理文化的体现，可以说，档案是文化的载体，通过建立档案文化，进一步加强了管理工作的使命感，提高了管理工作的目的性和发展性。新形势下，加强档案文化建设可以从以下几个方面入手。一是通过加强机关事业单位档案部门或自有档案馆的建设，开发专业的档案文化资源;二是提高机关事业单位职工或人民群众对于档案文化建设的参与，通过加强档案文化宣传，让相关人员了解档案文化、感受档案文化，进而应用档案文化;三是开发档案文化产品，机关事业单位结合本单位特点，编辑档案文史图册，选择恰当的范围进行公开展示，形成系统的宣传路径;四是加强档案学术交流，特别是档案创新理论和技术的交流，提升档案文化建设的有效性，优化档案管理方式，促进档案管理工作全面创新;五是优化档案传播路径，既要重管理，也要重应用，最大化实现档案应用的价值，更好的满足机关事业单位档案使用需要。

五、加速档案信息化建设，着力做好手段创新

机关事业单位的档案信息化建设工作早在20世纪末就已经开展，伴随着信息技术的快速发展，档案信息化建设也呈现了持续改进、不断创新的趋势，结合机关事业单位档案工作特点及管理现状，在新时期加快档案信息化建设，可以从以下几个方面入手：

一是加强机关事业单位领导层对于档案信息化工作的重视，将信息化建设工作纳入到单位总体规划，出台相关的支持政策，推进档案信息化建设有序开展。成立档案信息化工作委员会，加大人员及经费支持，为信息化建设提供有力保障。

二是加快档案数字化建设进度，机关事业单位应建立符合自身实际的数字化模式，从长远发展角度来看，还应以自主数字化为主，外包服务为辅。根据档案保管和利用的需求，优先对于利用频繁的档案进行数字化建设，确保在建设周期较长的情况下，能够优化信息化建设的内容结构，使其更贴合实际需要。

三是制定信息化建设规划，细化信息化建设工作计划，从信息化建设目标、责任分工、实施阶段、成果验收、资金投入等方面进行统筹，有组织地做好档案信息化建设工作。

四是严格落实上级档案管理部门对于专项档案信息化建设的具体要求，如干部人事档案已经实现了集中管理，那么不具备专项管理权限的档案管理部门，只需要按照上级部门的要求配合做好辅助工作，无需建设专业信息系统。

五是做好信息化终端设备及端口的配置，购进触摸式档案查询一体机，用于档案管理人员和用户进行使用，在机关事业单位网站可以开发档案模块，为用户提供“档案工作动态”“资料下载”以及“在线查询”等服务，推动档案网络化进程。

六、深度挖掘档案价值，助力业务不断创新

机关事业单位的档案管理工作具有独立性的特点，但这种独立性是相对的，并非绝对的。在强调机构、管理人员独立性的同时，必须要重视档案工作与其他工作的融合点，深度挖掘档案的使用价值，全面助力机关事业单位业务不断创新。

1.加强档案数据研究，为档案价值挖掘奠定基础

新的《档案法》充分体现了对于信息技术、安全等方面内容的考量，但是没有提及数据相关内容，南京大学信息学院的吴建华认为，对于档案数据的研究不能因为法律的慎重而忽略，应继续做好对于档案数据的研究。基于这样的观念，档案数据论在机关事业单位档案研究中的应用还需进一步深入。

2.改变档案管理方式，为档案价值开发提供更多可能

传统的档案管理方法是先对档案的价值进行分析、评判，再决定档案是保留还是销毁，这种方式是基于对档案价值的最初判断而形成的。然而，随着时间的发展以及机关事业单位所面临的社会经济环境的变化，档案价值的判断标准也随之变化。因此，打破传统方法，利用现代技术将所有活动形成的档案保留下来，是具有必要性和可行性的。

3.拓宽档案开发维度，为档案的多范围应用提供支持

档案的资源利用主体就是档案的使用用户，机关事业单位据其职能特点，可以将档案用户分为内部用户和外部用户两类，其中内部用户主要是指机关事业单位职工或机关事业单位上级部门具有管理权限的管理人员;外部用户主要指机关事业单位提供服务的个人或者集体，具备应用部分权限档案资格的个人或企业。当前机关事业单位的档案开发利用多采用专有档案室管理模式，档案资源的查阅、分析、利用还没有集成化，对于档案用户而言，在使用效率方面还存在一定的阻碍，因此建设集成档案馆对于部分机关事业单位而言是可行且必要的。

七、建立科学评价体系，积极推动评价创新

科學的评价体系能够有效检验档案工作的开展情况，为档案工作的完善提供指导，并促进档案工作更加规范、高效的开展。以评价创新推动档案工作创新发展主要从以下几个方面着手：

1.找准档案评价两大主体

档案评价工作离不开评价方和被评价方两类主体，开展档案评价体系的建设，先要解决谁来评价、对谁进行评价这两个问题。档案工作的评价考核根据层级不同可以分为上级档案部门的专项考核和机关事业单位内部管理考核，上级档案部门考核由上级管理部门指派工作人员进行考核，机关事业单位内部考核则需要根据内部组织机构来确定对应的考核管理部门，开展考核工作，这两类考核既有联系又有区别，要分类做好考核的组织工作。档案的被评价人不仅包括档案管理工作人员，还包括各部门对接档案管理工作的相关信息提供人员，只有从档案基础环节进行考核，才能确保档案管理工作的完整性，这是在档案评价主体上的思想解放，满足了当前形势下档案评价工作的需要。

2.制定档案工作专项测评评价指标

档案工作专项测评评价指标是开展档案工作测评的基础，也是最重要的要素，机关事业单位要确保档案工作专项测评评价指标的全面性，所考核的项目须涵盖档案机构设置，档案收集、整理、鉴定、档案保管与保护、档案信息化建设、档案开发与利用、档案统计等内容，根据各个项目的工作量及重要程度，合理划分项目所占权重，细化考核点，形成操作性强、科学合理的专项评价指标。

3.创新评价方式并注重对于评价结果的应用

办公方式的更新为档案评价工作提供了更多的便利，机关事业单位可以利用信息技术制作所需要的评价程序，通过“线下考核+线上评分”的方式来实现档案评价工作。通过线上评价方式，可以避免人为因素对档案评价评分的影响，其结果的统计和分析也更为准确。评价结果的应用是档案工作评价的最终目标，一方面，要针对评价中存在的问题进行积极改进，完善档案管理工作。另一方面，要以评价结果为绩效考核的依据，适度进行奖惩，调动档案工作的积极性，提高档案工作人员的工作热情。

八、结语

机关事业单位档案工作要取得长足发展，必须把握好新时代的脉动，适应新时代的新要求。面对机关事业单位改革带来的新情况以及高质量发展的新要求，必须要有新的举措，从管理理念、制度建设、团队管理、文化培育、信息化建设、档案价值挖掘、评价体系建设等方面入手进行改革创新，着力解决深层次管理问题，更好地呼应机关事业单位档案工作高质量发展的新要求。

参考文献：

[1]石海英.信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索[J].文化创新比较研究，2020

（作者单位：山东菏泽单县人力资源和社会保障局）