档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势

摘 要：档案管理工作事关企业历史和持续性发展，具有重要意义。随着社会科技进步和信息化的发展，档案管理也逐步走向现代化，这是时代发展的必然结果，也是企业管理模式向现代化转变的体现。本文分析现代化视角下，档案管理存在的问题，并结合其优势分析，提出加强档案现代化管理的措施对策。

关键词：档案管理;现代化;数字档案

档案管理是企业工作中一项基础工作。随着企业现代化转型的不断深入，档案管理也逐步向现代化发展迈进。可以说，档案管理现代化不仅之于企业转型发展具有重要意义，更是档案事业发展的必然要求。但是档案管理现代化不是一蹴而就，其发展的过程也存在不少问题，企业需要转变观念，提高认识，破解难题，顺应时代发展，加快现代化步伐。

一、档案管理现代化的内涵

1.档案数字化的保存

这是档案管理现代化最核心的部分，指的是运用信息技术，在档案管理信息平台的支撑下，将传统的纸质档案转化为数字化档案，从而进行归档保存。档案数字化的保存方式有利于档案的查阅和管理，同时也能够帮助实现社会资源的共享共建。首先，要实现档案数字化保存需要梳理完善档案目录，并建立数据库，为档案资源的数字化录入提供规范的依据和索引;其次，需要搭建企业专有的档案信息平台，建设档案数据处理系统，实现档案资源传输、保存以及档案资源共享的集成化和网络化。

2.科学化的档案保护

档案保护工作涉及企业信息的完全问题。科学化的档案保护不仅涉及企业档案的完整保存，也需要考虑档案的安全保护，指的是在计算机技术的背景下，通过新型载体对档案进行保存，如声像档案、机读档案、电子档案等，并对承载档案信息的U盘、光盘、硬盘等移动介质进行保护。同时，针对不同载体需要采取不同的保存方式，避免不适环境、不安全行为等造成档案的损坏，影响档案的完整性。

3.流程化的档案管理

在档案管理中涉及两方面的基础内容，一是理论管理手段，即档案管理的方法和理论指导;二是技术手段，即信息技术。两者相结合，有效促进档案管理开展是档案管理现代化集中体现。要形成科学有效的档案管理理论，就需要结合数字化的档案保存重新梳理档案管理流程，借鉴先进做法，结合国情社情加以使用，完善档案管理流程步骤，健全现代化档案管理理论体系。而从技术手段方面来说，就需要引入先进管理设备和技术，实现流程程序化，程序自动化，助推档案现代化管理。

4.标准化的档案工作模式

档案从资源保存到建档，再到维护、管理都需要建立一套与企业发展相适应的标准，这也是档案管理现代化的基础。因此，企业需要结合本单位需求，建立健全规程、标准，按照档案管理现代化的要求，完善工作模式。其中，结合档案现代化管理要求，要重点建好信息技术的使用规范，使之成为档案现代化的重要依据，架起档案管理和信息技术应用之间的桥梁。

二、档案管理现代化视角下企业档案管理中的问题

1.档案采集质量不高，存在采集重复归档现象

在企业中存在一定的档案采集质量不高的问题，主要表现在采集重复归档的现象。这主要是由于在进行档案的采集和管理过程中，缺乏有效的标准和完善的企业档案管理制度，因此档案受到分类的影响，多以经验和理论为依据，没有以实际档案采集中存在的问题为工作导向，进而解决实际问题，导致财务档案、人事档案、业务档案、党政档案等内容之间存在重复采集的情况。因采集重复归档问题企业档案管理的工作质量便不断下降，甚至出现了档案交叉、含混不清的情况，影响了历史资料的查阅，也难以在审计审查、纪检审查等重要检查过程中对重要资金使用、重大人事任免、重点工作开展提供有效的依据和支撑。

2.档案管理模式相对单一，与企业现代化发展不适应

企业档案管理过程中一般按照历史时间为线索，对档案进行编排存档。这样的管理模式有利于档案的查阅，但是却存在一个弊端，即难以保证企业所有档案之间的关联。因为如此做法以纵向的时间为节点，以单一时间的文件或者台账为档案信息，纵然能够串联企业历史发展脉络，但是却难以在横线上展示企业发展全面。档案现代化管理建立在信息技术之上，应在管理过程中体现“点、线、链、面”的档案管理理念，即由一事件出发，可查询前后关联事件、历年相关事件、历史同类事件，提高档案管理和查阅的效率。

3.档案管理存在风险，对企业信息安全造成影响

主要表现在思想意识风险、制度机制风险、履职职责风险三个方面。思想意识风险方面，一些企业管理层或者有关监督职能部门对档案管理工作认识不到位。不主动作为、不主动过问、不主动监督落实，导致未能及时发现存在的问题。制度机制风险方面，存在档案管理制度不完善或不落实，内部管理不够规范，使得档案日常管理工作的各环节均有可能存在导致档案不安全的各类风险。如档案、资料交接手续不全，导致档案资料数量有误或丢失;档案、资料整理归档时账、物不符，影响档案查找;档案资料借阅制度不健全，执行不力，造成档案丢失。履行职责风险方面，存在档案管理人员身兼数职，疲于应付，难以全力开展档案管理等问题。此外，档案管理现代化要求日益精细，档案管理员专业培训跟不上，导致可能在接收档案中没有按标准接收，可能在档案室管理中玩忽职守，以致档案遗失、损坏等。

三、新时期下档案管理现代化的重要性

1.档案管理现代化对企业发展的重要性

随着社会的发展，各行各业逐步推进“数字治企”。在这条企业管理现代化的前进道路中，档案管理现代化也是应有之意，顺应了时代的要求，也顺应了企业发展的需求。推进档案管理现代化，有助实现企业便捷信息共享，从而打破部门之间信息孤岛状态，加强企业部门、岗位之间的联动，广泛获取信息和资源，转化成数字化保存形式加以存储，助力營造“用数据说话、靠数据决策”的数据文化。同时，档案管理现代化是积极响应节约发展的举措，有助于企业落实降本增效的要求，在提高经济效益上较传统档案管理有不可替代的先进性。其中数字化的管理保存形式使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节省占地空间、节省库存成本，查询利用便捷，而且避免了反复复印资料造成的纸张和人力浪费。

2.档案管理现代化对档案工作提升的重要性

在国家的高度重视之下，档案事业蓬勃发展，各类档案不管是种类还是数量都大幅度增加，从而加大了档案保存、管理和查阅的难度。在传统的档案管理模式下，不管是管理还是查阅都需要花费较大的人力和时间精力，已经不适应当前社会的需求，对档案事业发展造成阻碍，而解决这一问题的手段正是实施现代化的档案管理。因此，推进档案管理现代化是将信息技术发展红利与档案管理需求相结合，将为档案事业进一步发展提供强大助力。

3.档案管理现代化对社会主义市场经济的重要性

新时期社会主义市场经济建设不仅要求提高人们工作生活总质量，也要求在方方面面加快现代化建设水平。档案管理现代化正是经济建设不可忽视的策略之一。改变传统的档案管理方式，转变为依靠信息技术、依托现代管理理念的档案现代化管理模式，提高了档案存储、管理、调阅的效率，从而提升了企业现代化治理的水平，因此也推动了社会主义市场经济的发展。

四、档案管理现代化视角下全面加强档案管理的有效措施

1.建立健全档案管理现代化体系

第一，健全档案管理机构。重新树立企业档案管理相关领导和人员的职责，通过明确分工、明晰人物，提高推进档案管理现代化的组织性。明确组织结构工作制度，以此保证职责落实及切实解决推进档案管理现代化过程中存在的问题。完善档案工作环境，加强硬件配备，实现议事有机构、机构有分工、职责有保证、工作有氛围。

第二，建设档案管理平台。建议建设数字档案室，这是实现档案信息化的必然要求，其不仅仅是纸质档案的数字化加工、简单的建立一套档案管理系统，而是运用数字设备和技术，收集、管理和利用档案信息的数字化，以档案目录数据库和全文数据库为核心，将数字化的档案信息以网络为媒体提供利用服务的虚拟档案室。数字档案室需要多个部门的协同配合，从档案管理体制、标准规范、信息化基础设施、档案信息采集、档案数据录入和管理等全环节、全链条、全方位改变工作模式，形成管理现代、服务便捷、流程一体的全新档案管理模式。此外，还需配备档案数字化工作的必要设备，如计算机、打印机、扫描仪、服务器、存储设備等，为档案管理现代化工作提供强有力的后台保障。

第三，健全档案管理机制。要按照国家档案管理规定及档案工作实际，在虚拟数字档案室基础上，以档案利用为依据，分类制定并完善制度和规程。根据档案公开程度，可以划分为公开或者不公开的数字档案，并兼顾保密原则和利用原则就两者制定不同的管理制度。再如，根据部门和岗位性质，对不同人员设置不同的权限、操作规范等，推动档案合理化利用，保证企业档案管理的流畅性和档案内容的安全性。因电力企业涉及基建工作较为复杂，需要重点加强档案管理有关职责的明确。电力企业涉及诸多基建工作，其档案涉及面广、内容繁多，因此要尤为重视建设基建档案管理制度，通过制度来保障技术人员以及档案管理人员的工作职能，明确各方收集信息的标准，避免出现遗漏和缺失。

2.加强档案现代化管理质量建设和安全管理

第一，加强数字档案室使用。基于上文所述数字档案室的优势，要加强对其全面应用，发挥其档案数据集成和智脑的作用，及时为企业提供相关的档案信息。要加强对数字档案室中档案数据的及时检查和监督，按照规定和标准进行数据维护调整，保持档案内容及时更新并确保数据真实性、全面性和有效性。另外，对于重要的但一时难以转化成数字化载体的传统纸质档案，要进一步完善基础管理工作，将其档案案卷归入数字化档案室，但仍采取实物管理的方式。

第二，筑牢安全防线。保障档案实体安全和信息安全关系到企业信息的安全性问题。对此，在推进档案管理现代化体现落地的过程中，需要尤其重视在实现档案数字化存储、档案信息共享的同时，要筑牢档案管理安全防线。要严格外包服务的管理。签订保密协议从制度上堵塞外包安全漏洞;严控异地数字化，要求档案数字化在本单位进行，不允许档案失控。要强化数字档案室的监控，设备封闭USB等信息输出接口，磁盘等存储设备维修均在单位专人监督下进行，设备和场地严禁连接互联网。要加强电子档案管理。在档案数字化时确保真实性、完整性和可用性，相关网络以及存储介质需符合安全管理要求，对重要电子档案进行备份保管。

3.加大企业资金投入和档案管理人员培养力度

第一，加大档案管理信息化资金投入力度。信息化已经成为企业发展的重要支撑，企业在统筹信息化软硬件配备时需要充分考虑档案管理现代化发展的需求，做足预算，保障资金投入，以此为档案管理工作的现代化转型升级提供信息化的保障。企业可以借鉴成立专项资金的做法，保证有限的预算不被其他事项占用，也提高档案管理信息化设备和系统采购效率及可控性。

第二，加大档案管理人员培养的力度。档案管理现代化在过去档案管理的要求上，对工作人员提出了信息化、数字化等新要求，对此，档案管理人员应该先转变工作理念，明确岗位定位，积极主动适应新形势，学习把握新要求，通过自我学习，提高自我能力，实现人岗匹配。在职业专业素养上，档案管理人员应该熟悉档案工作的方针政策、法律法规和标准规范，系统掌握档案专业知识，拥有丰富的实践经验和科学决策能力，还要补充学习统计分析学科知识，使用Python、Stata等软件进行数据获取和管理，对大数据进行分析和预测，提升自身数据分析能力。企业方面，需要以提高档案管理人员专业性和综合素质为出发点，多样化的组织相关培训、讲座和研讨活动，帮助档案管理人员提高素质能力，以更好适应新时期工作的需要。企业要为档案管理人员考取资格证书提供机会和平台，并引导档案管理人员通过参与考试夯实基础，吸收新知识。同时，需在各类培训中渗透涉密教育内容，增强管理人员安全意识，为档案信息安全加固思想阀门。在日常工作中加强与地方档案管理领域、先进档案管理单位的合作与交流，学习各地方好的经验做法，打造成专业能力强的档案复合型人才队伍。在全体员工中开展档案知识普及，提高企业职工对档案管理工作重要性的认识，调动员工参与到推进档案管理现代化的工作中来，形成全员合力，加强部门联动，为档案管理人员开展相关工作提供助力。

五、结束语

加快档案管理现代化的步伐是对企业现代化管理的有力支撑，也是新时期档案事业发展的必然趋势，更是对社会主义市场经济发展的大力支持。当前传统的档案管理模式暴露出不少问题，与新时代档案管理工作的要求不相匹配，如存在档案管理质量不高、模式单一、风险较大等隐患，因此企业需要对档案管理原理进行科学合理的分析，通过运用现代化的理论知识来推动档案管理工作朝着现代化的方向发展。应该结合实际进一步完善建立档案管理现代化体系，从机构、平台和机制三个方面对推进档案管理现代化加以保证;应加强档案管理现代化体系应用落地，过程中重视对档案内容的管理和监督，对档案管理风险进行有效防范;应加大档案管理信息化建设投入的力度和对档案管理人员教育培养的力度，提供基础保障，切实发挥档案管理现代化的价值和作用，推进档案事业稳步转型提升。

参考文献：

[1]王红玉.浅谈新形势下档案管理现代化的有效途径[J].办公室业务，2020

[2]王素娟.新形势下档案管理现代化问题及改革对策[J].兰台内外，2020

（作者单位：国网河南省电力公司济源供电公司）

作者简介：李悠悠（1987-），女，汉族，河南济源人，本科，电力工程技术工程师，研究方向：档案管理。