国家开放大学考场安排表制作与考试通知单优化——以濮阳广播电视大学为例

李玲选

（濮阳职业技术学院 电大工作部，河南 濮阳 457000）

国家开放大学是教育部直属，以促进终身学习为使命，以现代信息技术为支撑，以“互联网+”为特征的面向全国开展开放教育的新型高等学校。目前学历教育在籍生400多万人，而每学期期末全国性的统一笔试考试高达千万考次以上[1]（60）。濮阳广播电视大学（以下简称濮阳电大）作为一所市级电大，现有在籍生8000多人，2020年秋季学期期末笔试考试校本部考点有11598考次之多，如此多考次的纸质考试要在两天内完成，给考务管理人员在考场编排及考试组织等工作带来了巨大的挑战。

2009年春季开始投入使用的中央广播电视大学教务管理系统1.0（以下简称教务系统，目前仍在使用）在很大程度上缓解了各考点编排考场，制作及打印考试通知单、门签、签到表等的工作强度，但在使用过程中其弊端也逐渐显露了出来。

教务系统导出的考场情况表是按照试卷号及是否留考来安排逻辑考场号的，并不能直接拿来安排考场。为了能合理利用教室资源及监考教师，实际操作中需对导出的逻辑考场进行合并，生成考场安排表，并标上具体考试教室号。

教务系统导出的考场签到单、门签、考试通知单上面也是只有逻辑考场号，需考务工作人员根据考场安排表对教室号进行填充。

笔者总结多年考务工作经验及实践，给出以下考场安排表制作及考试通知单优化的具体做法。希望能和国家开放大学各考点考务工作人员互相交流，相互借鉴，共同促进国家开放大学学历教育考试工作的完善与发展。

一、考场安排表的制作

（一）教务系统考场情况表介绍

目前教务管理系统并不能直接导出考场安排表，各考点都是依据导出的考场情况表自己制作考场安排表。表1是濮阳电大校本部考点导出的2021年1月9日14：00开考的考场情况表的一部分。安排有11个逻辑考场号，有相当一部分考场人数不足30人。国家开放大学期末笔试开考课程多、时间集中（最近几年都是安排两天），还有许多留考（同一学生同一开考时间考试两门或以上）的科次。每个逻辑考场如果只安排一个考试教室的话会造成很大的浪费[2]（91）。所以考试之前要根据考场情况表重新安排考试教室，也就是需要制作考场安排表，尽量使每个考试教室都坐满考生。

（二）考场安排表的制作流程

教务系统导出的考场情况表是考点所有科目、所有逻辑考场、所有时间段及所有留考都在一张Excel工作表中。制作考场安排表的目的就是把人数较少的逻辑考场按时间段合并到相对集中的物理考场中。

1.格式化。把教务系统导出的考场情况表（表1所示）按时间段分开分别放到不同的Excel工作表中。为方便排序，把表中考试日期行、合计及共计两行删除，考试科目列占用EXCEL工作表的C和D两列，为方便排序删除掉D列。考场情况表即转换成了一个没有合并单元格的标准化的工作表。

表1 考场情况表（部分）

2.排序。依次按关键字“留考”升序、“人数”降序、“考场号”升序进行排列。经过标准化并排序后的考场情况表如表2所示。

表2 格式化后的考场情况表

3.制作。（1）合并逻辑考场：首先根据考试文件查看是否有需要单独设立考场的科目。表中有试卷号2149，考试科目英语听力（1）需单独设立考场；然后将非留考的逻辑考场根据人数合并成标准物理考场；最后将留考的逻辑考场进行合并。合并后的考场情况如表3所示，表3中，物理考场号相同的是把多个逻辑考场合并到一个物理考场的。（2）制作考场安排表：根据合并后的物理考场序号安排具体考试教室，制作考场安排表如表4。通过合并，原来11个逻辑考场合并成了5个物理考场（4个正考考场和1个留考考场），大大减少了考试教室与监考教师的数量，节约了考试成本，提高了效益。

表3合并后的考场情况表

表4考场安排表

二、考试通知单的优化

（一）教务系统考试通知单介绍

由教务系统导出的通知单（表5）不难看出，通知单中只有考场号，并没有考试的具体教室号。考试前还需学生提前查询考场外张贴的考场安排表来查询具体的考试教室，或由班主任代为查询写到考试通知单上，或班主任把电子的考场安排表放到相关的QQ群、微信群由学生自行查询。不管采用哪种方试查询，都需要手工一个一个来查，查的过程中很容易出错，如果考生较多由班主任查教室号也需要花费很大的功夫。

表5考试通知单

（二）考试通知单的优化步骤介绍

1．合并考场安排表。把多个时段的考场安排表放到一张Excel工作表sheet1中，只留下考场号（A列）和教室号（B列）。把合并的教室号单元格进行拆分，如上表中把教室号是104的三个单元格进行拆分，拆分后都填充上104，由于合并的逻辑考场号较多，可以采用快速的拆分单元格的方法，其步骤是：在sheet1选中B列—“开始”选项卡—“合并后居中”—CTRL+G—“定位条件”—“空值”—输入第一个空值对应的上一个单元格“＝B5”—CTRL+回车。操作完成后，就对工作表sheet1中B列所有合并的单元格进行了拆分，拆分后的每个单元格内容保留了拆分前的值。

2．填充教室号。由于考试通知单是每个学生一张，由于学生较多所以考试通知单也非常多，人工填充教室号将是一项繁琐且费功夫、易出错的工作。这里通过Excel中if和vlookup函数轻松完成考试通知单上填充教室号，提高了效率和正确率，具体步骤是：将需要填充教室号的考试通知单全部放到sheet2工作表中，在sheet2工作表的I3单元格（即第1个考试通知单“留考”二字右侧一个单元格）内输入以下内容：

“=IF(D3="考场号","教室号",IF(D3="","",IF(D3="考点地址：","",VLOOKUP(D3,Sheet1!$A$2:$B$639,2,FALSE))))”[3]（20）[4]（276）

其中$A$2:$B$639是sheet1中所有有数据的单元格地址的绝对引用，回车后将在每1个考试通知单的“留考”二字右侧生成“教室号”二字，选中此单元格双击其右下角填充柄则所有通知单都会加上“教室号”字样及具体教室号。既节约了查询教室号的时间也提高了查询的正确率。如表6所示。

表6 填充教室号后的考试通知单

三、总结与展望

本文以教务系统导出的2020年秋季学期濮阳电大校本部考点的部分考场情况表和考试通知单为例，深入浅出地介绍了考场安排表的制作过程和考试通知单的优化步骤，对国家开放大学系统内的考务人员的考场编排和考试通知单的优化工作具有普遍的借鉴意义。

国家开放大学学历教育课程考试形式比较多，教务系统生成的学生考试通知单上只显示期末笔试科目的考试日期和时间，对一些上机考试课、国开学习网的网上考核课、省校安排的其他课程及市校组织课程，只显示课程名称、试卷号，并不显示考试日期、时间和考试形式，如何能让学生拿到通知单就能一目了然地了解本学期报考的所有课的具体考核细节是以后需要研究的课题。