供电企业电力客户档案的电子化管理

罗仁杰

摘要：以往供电企业电力客户档案的管理一般都是以纸质形式为主，并且以纸质进行相关的归档和保存工作，但是在时代的不断发展过程中，传统纸质档案的电力客户档案管理方式已经无法满足客户和供电企业的发展需求，同时这种传统的管理模式具有较大的局限性，有很多问题和弊端无法克服。在互联网时代当中，电子化管理模式已经应用到了各行各业，并取得了比较理想的应用效果，因此，供电企业要及时转变思想观念，认识到客户档案电子化管理对企业发展的重要意义，同时认识到档案管理模式改革对企业市场竞争力的意义，以此来实现客户档案的电子化管理，使电子化管理具有纸质档案管理无法比拟的优势。

关键词：供电企业;电力客户档案;电子化管理

引言

近年来，随着我国经济的不断发展以及经济体制改革的不断变化，供电企业的内部、外部环境均发生了变化，为了进一步提升供电企业的客户服务质量，保证企业在市场中的竞争力以及可持续发展，那么供电企业需要为全社会用电客户提供相关的凭证和依据，也就是文章即将展开讨论的电力客户档案，供电企业需要完善标准化、规范化的管理机制，实现电力客户档案的电子化管理，不断提升员工的工作水平，对供电企业有着极为重要的意义。

1供电企业电力客户档案的主要内容

供电企业客户档案是企业与客户在业务合作中形成的，是一些具有保存价值的图表、数据、文字等包括变更用电、用电检查、客户服务信息等资料。由于多种因素的原因，供电企业电力客户档案一直没有被归纳到企业档案管理的范畴中去，很多供电企业对客户档案资料管理缺少相关的制度和标准，档案编号、保存方法、保管期限都不够统一，检索手段也较为落后，保管环境不能符合当前档案管理的要求。另外，供电企业的电力客户分为两种，分别是高压客户和低压客户，高压客户的供电电压一般都是10KV以上，低电压客户的额定电压为220/380KV的客户。然而，无论是高压客户还是低压客户，相关的客户档案内容都会包括业务扩充环节，例如抄写、核对、验收环节、电能计量管理环节;用电检查环节还会涉及很多相关的信息数据和文件资料，例如客户的用电申请表，客户的土地使用证明、产权人、法人身份复印件、供电合同、银行缴费委托书、担保协议、验收送电资料、安全用电检查记录、违章用电记录、出发记录、客户确认信息变更单等等的内容。

2供电企业传统纸质档案管理中存在的问题

供电企业传统的档案管理模式主要以就地、属地化管理为主，把电力客户的资料以纸质的形式存放在企业的档案室中，虽然这种档案管理模式也能完成一些工作，但是在时代的不断发展中，逐渐暴露出了很多缺点。第一：纸质档案对保存环境的要求是非常高的，在纸张方面不能选择易变黄、粘连的纸张，同时对温度湿度也有较高的要求，还需要注意防火、防水、防虫、防发霉等，所以在供电企业当中经常会出现上述问题，导致档案失效，给工作带来很多不便。第二：纸质档案容易受到人为的破坏，因为纸质档案材料的脆弱性，所以容易受到磨损，丢失，甚至还可能受到人为的故意破坏，给企业的档案安全性造成了极大程度的威胁，很多保密档案无法保证安全性和完整性。第三：纸质档案无法实现信息共享，因为纸质档案数量繁多，在供电企业日常经营过程中涉及到调取档案的工作是非常多的，经常需要多人同时查询档案、翻阅数据资料，然而纸质档案一般都是分号类别存放在档案室中的，只能供少数人翻阅。第四：档案查阅的速度较慢，纸质档案的查詢是非常繁琐的，首先需要向上级部门报告，然后还要进行身份验证、档案检索、档案翻阅等流程，需要花费大量的人力和时间。另外，纸质档案还会占据企业大量的空间，因为供电企业的客户档案是非常多的，纸质档案只能放在橱柜中存放，而且不同的橱柜需要留出大量的空间，随着客户纸质档案的不断增多，占据企业的空间也就越来越大。第五：纸质档案缺乏安全的备份，由于传统档案是以纸质的原件为主，然而纸质档案原件会面临很多影响和威胁，导致档案备份的安全性和有效性极低。

3供电企业电力客户档案的电子化管理对策

3.1健全电子化客户档案管理制度

供电企业的电力客户档案要想实现电子化管理，那么相关的制度必须要建立健全，并坚决执行，按照当前供电企业客户档案管理的现状，不断构建相应的电子化管理办法，约束档案管理供作人员，使供作人员明确自身的工作职责以及电子化档案管理方式。对已经收集到的文字信息、图文信息、视频信息等资料，应该根据电力客户档案形成规律，在科学保管到电子档案的前提下，进行合理的分类整理，设置归档项目，例如相关电力客户的基本资料，客户配电的相关信息、投运资料、历次用电安全检查信息数据，以及已经由客户签字后的用电收据等资料。另外，供电企业需要按照自身企业的实际情况以及电子化档案管理的要求，制定相关的客户档案管理方法和制度，办法和制度中需要明确电子化客户档案的管理范围，归档内容和要求，以及相关的共享、查询要求。这样不仅能在分类客户档案过程中给供作人员提供参考标准，还能提升电子化客户档案资料的可操作性和有效性。在电子化客户档案管理制度的制定过程中，要始终遵守着资料齐全、内容完整的原则，要想达到这一要求，那么就应该重视电子化的信息资料收集工作，始终把客户资料的电子建档工作按照相关的档案管理制度或办法的要求，在业务工作中收集客户的真实、有效资料，对内部形成相应的资料进行整理，同时加强对档案的审查工作。

3.2完善电子化客户档案管理

随着时代的进步以及科学技术的发展，意味着传统的档案管理工作已经和时代脱轨，无法适应企业的可持续发展，因此档案管理工作必须得到创新和改革，呈现出电子化、信息化、时代化的发展趋势。所谓的电子化档案管理工作就是运用新型的信息技术实行对档案的数据、信息采集，以及整合、提取的全过程。传统的供电企业档案管理工作主要以纸质管理为主，上文阐述了纸质管理的一些弊端，所以在科技的发展下，电子档案的管理形式逐渐普及在了企业的管理工作当中。电力客户电子档案就是以计算机为依据，利用计算机磁盘、磁带等设备，进行对档案的统计和存储工作，电子化档案管理不仅能进一步保证档案的安全性，还能实现企业的资源共享。对于供电企业来说，要想全面构建独立的、系统的客户档案信息管理电子平台，就必须实现对所有档案信息的有效管理，实现档案的信息化和现代化。另外，对以往已经生成的纸质档案，也要进行电子化的管理，企业需要派专人对以往的纸质档案进行收集整理，将纸质档案按类型、年限分好类别，然后存入到计算机系统当中，这样在日后的使用中能更方便、快捷。总的来说，供电企业对电力客户的档案管理不能仅仅采用一种手段，需要加入电子化档案管理模式双管齐下。

结语

总之，供电企业的客户档案电子化管理是时代的产物，为了适应未来的档案管理发展趋势和工作需求，企业必须要对档案的电子化管理问题进行深入研究，认识到传统纸质档案管理的弊端，尽快完成电子化档案管理的制度体系，使企业在档案管理的转型、创新中，谋求更多的发展。

参考文献：

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