税收业务档案电子化管理研究与实践

摘要：在构建互联网+税务的今天，为实现档案管理科学化、严谨化、规范化，有效支撑同城通办和网上涉税业务，税收业务档案电子化管理显得尤为迫切，本文从本单位税收业务档案电子化管理建设入手，积极进行了应用实践，并且结合当前税务部门信息化发展形势，对税收业务档案电子化管理进行了下一步实践展望。

关键词：税收；档案；电子化管理

中图分类号：F810.42 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）010-0000-01

一、建设背景

税收征管档案是税务部门在税收征收管理活动中形成与税收征管业务有密切联系的有保存价值的原始记录 [1]。但是，多年来传统的档案管理模式一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，致使征管资料的管理中存在着标准不统一、内容不齐全、查阅不方便、保管条件差等问题，增值利用不高，不适应时代发展的要求[2]。另外，纳税人报送的备案类资料和证明性材料未实现在征管各系统中电子化存储，查询不便利，对后续税收监控管理带来影响。之前我局从健全档案管理制度、强化征管档案观摩等方面入手采取了一些措施，收到了一些效果，但是对于当前的档案管理模式治标不治本。税收业务档案管理急需走上由“传统档案管理”向“电子档案管理”转变的道路，实现了税收征管资料的档案电子化管理。

本单位征管业务档案管理的现状：

1.纳税人、业务量激增，人工集中归档难以为继

随着纳税人数量和业务量的急剧增加，手工归档、查询和纸质资料传递效率低、差错率高的弊端日益凸显，实际上难以达到有序保管的要求。并且，受基层局档案室场地的局限，同一纳税人的不同档案往往分散在不同部门和工作人员的档案柜、储藏室中，相互之间未建立联系。

2.纸质流转成为同城通办、网上办税的瓶颈

由于缺乏信息化支持，全系统行政审批仍然主要依靠纸质资料传递，跨区市行政审批、备案等事项的同城通办无法实现，网上审批的瓶颈也难以突破，制约了全市服务资源的统筹运用和服务水平的提高。

3.互联网+税务的推动，急需实现税收业务档案网上采集，传递

随着互联网税务的建设，纳税人足不出户就可以办理涉税事宜，这就要求改变原有的档案存贮、传递模式，依托互谅网，实现涉税资料的网上采集，统一存贮。

二、税收业务电子档案实践探讨

该系统应用后将改进传统“按户归集、装订归档”的方式，实现电子信息随业务流转，纸质资料就地封存。系统建设如下：

（一）总体流程

总体流程为：电子化采集-人工审核-纸质档案交接-纸质档案封装-纸质档案入库-档案检索-档案借阅-档案迁移-档案销毁。借鉴纸质档案管理办法，实现了电子档案的全生命周期管理，从产生到销毁进行了全程管理。实现了档案管理的信息化。

（二）系统主要功能

系统主要功能包括电子档案采集管理、影像管理、报表统计、影像查阅、借阅管理、纸质档案管理以及系统管理等，每个模块中根据业务需要划分为数量不等的子功能模块。

（三）纸质档案流转

在电子档案系统中，实现了纸质档案痕迹化流转，纸质档案整个生命周期中涉及的主要环节如下：影像资料分类-影像资料采集-纸质资料装包-影像人工审核-纸质资料入库-档案检索-待借阅管理-纸质档案借阅-纸质档案拆封-纸质档案借出-纸质档案归还-纸质档案装包-纸质档案入库-纸质档案销毁。

（四）多渠道涉税资料受理

为满足跨部门跨系统的信息共享，受理多渠道涉税资料，实现在进行业务受理时，在安全机制下，税务机关可采纳纳税人提供的纸制涉税资料、电子涉税资料、系统中已有电子档案资料以及其他系统、其他部门的电子资料。

（五）电子档案信息复用

在优化纳税服务，减轻纳税人负担，真正做到一次报送，多处使用中，电子档案信息服用显得尤为重要。本系统从基础数据分类入手，通过资料实体与复用资料关系对照，实现了资料的复用。

1.基础维护

为实现电子档案的资料复用，建立资料实体复用对照关系：

资料实体：电子档案系统中，将所有实体资料进行抽象，唯一、不重复的，不具有任何业务大小类的含义，如“工商执照原件”在资料实体管理中，将对应一个实体。

资料类别：与原系统中业务小类下维护的资料类别相同，每一个业务小类下的资料类别将会是唯一、不重复的，而每个业务小类下的每个资料类别分别对应一个资料实体，如上图，不同的业务小类下的资料类别，可能存在相同的资料实体，如“工商执照原件”可能会在多个不同的业务小类中使用。

2.资料分类使用

在资料分类模块中，系统根据选择的资料类别，自动检索该纳税人该资料类别对应的资料实体，这样，可以复用该纳税人已有资料，通过资料实体，可实现对不同业务小类下的资料复用。

三、应用效果

实施税收业务电子档案以来，收到了良好的效果，主要体现在以下几个方面：

一是数据集中，解决了税务业务档案存储较为分散和查找不到的问题；

二是归档简单，不再按本装订，通过设定归档条件，系统自动归档，封包保存省时省力；

三是简化资料，方便纳税人办理涉税事宜。对涉税资料简化报送份数，已经采集可以在多个环节复用避免重复报送，为纳税人减轻负担；

四是便于查阅，推行电子档案管理系统后足不出户即可调阅所需资料，可以更好地为税收征管服务。

四、下一步应用展望

结合目前的应用和税收业务特点，税收业务电子档案在以下几个方面可做进一步应用探讨：

（一）目前税收业务电子档案仅限于图片类影像，在媒体类方面可做进一步探讨，支持媒体数据存贮。

（二）税收资料“一户式”存贮，实现档案资料和电子数据同步存储调阅，在凭证化管理方面可做进一步应用探讨。

（三）信息化应用是系统工程，税收业务电子档案系统需与目前税收业务系统实现集成。

（四）随着国地税合作的深入，探讨利用税收业务电子档案系统实现国地税档案共享使用，做到纳税人在国地税任何一家报送资料，都可共享使用，真正减轻纳税人负担。

参考文献：

[1]冯冬青，周倩.浅谈税收征管档案在税收征管工作中的作用[J].山东档案，2007（06）：33+36.

[2]李硕.论档案化管理电子文件是保障电子档案质量的前提[J].城建档案，2013（1）.

作者简介：张晓丽（1978-），女，山东即墨人，学历：研究生，职称：中级，青岛市国家税务局，研究方向：税收经济和信息化应用。