国有企业人事档案管理策略研究

王长勇

摘要：人事档案管理是国有企业管理的有机构成部分，两者之间存在着辩证的依存关系。档案管理工作的有序开展，可为企业单位的客观用人、全面识人等方面提供切实可靠的参考依据与详细真实的人才画像。而企业管理的科学程度又在某种程度上决定了本单位档案管理工作的实际现状。随着科技的进步与国家综合国力的提升，人事档案的记录载体也逐渐由最初的纸质形式过渡至纸质与电子信息形式并举。那么，如何才能实现对国有企业人事档案的高效管理？笔者尝试从以下几个方面入手进行详细阐述。

关键词：国有企业;人事档案管理;策略

引言

无论在何种年代，信息均是一个企业赖以生存并谋求壮大与发展的关键性因素。相对一个企业的整体人力资源管理而言，对现有人事档案进行科学系统的管理，则是是否对企业人才的全面开发与有针对性培养的重要信息来源与参考依据。近年来，随着我国市场经济的复苏与发展，国有企业也随之展开了一系列推动自身发展且顺应时势的高效变革，而在这一系列变革过程当中，国有企业人力资源管理工作也实现了由传统到現代的华丽转变。而对现有人力资源管理工作是否具有科学性与系统性的主要衡量标准则是人事档案管理的实际现状，分析至此，人事档案管理之于国有企业未来发展的重要意义则不言而喻。相对上个世纪而言，现如今国有企业的人事档案管理工作更具科学性与系统性，尽管如此，但处于时代更迭阶段的企业人事档案管理过程中，仍有不少不可回避的现实问题有待进一步解决。

1、国有企业人事档案管理思路阐述

在本次研究正式开始之前，笔者以“人力资源管理”、“国有企业”、“人事档案管理”等几个关键词在权威学术网站进行了检索，并对检索而来的相关文献进行了翻阅与研究，从而发现了当前我国大部分国有企业人事档案管理工作中的常见问题，如：在某些国有企业，存在较为严重的人事档案管理工作缺位现象;部分国有企业的人事档案管理工作不具科学性与系统性，不仅现代化程度偏低，且管理方式也十分落后;绝大部分国有企业进行人事档案管理时，并未对相关人员信息的真实性与全面程度进行考核，从而导致人事档案管理工作之于整个企业管理的辅助意义未得以完全利用。

立足于对国有企业人事档案管理工作现状的前期研究，笔者对人事档案管理工作有了更为全面且客观的认识，并就之后的工作形式与方法有了一定的科学规划。

2、通过人事档案管理制度的逐步完善，强化系统控制

2.1国有企业人事档案管理工作展望

通过前期调查所发现的国有企业在人事档案管理方面的不足之处，笔者在档案管理工作的现有流程的基础之上，进行了更为详细且更具针对性的流程细化、对该岗位工作人员的责任与义务进行了重新界定，并通过科学奖惩机制的出台，实现对国有企业档案管理工作的科学把控，同时使相关单位现有人才资源得以最大限度的科学配置，并保证相关企业的整体运转效率。首先，人事档案管理制度的完善可使相关人员的工作流程更为规范，且在档案管理标准明确之后，也可大大简化档案管理员的相关工作流程，使其工作更为高效，且在极大程度上缩减了原本应该进行档案整理与归档的时长;此外，对现有档案管理制度进行明确界定也可实现对相关管理人员的责任的明确划分，从而使问题与责任推诿的情况得以尽可能的规避。

另外，有别有传统档案管理，在现代化档案内容管理方面，对企业员工基础信息的记录与管理更为完善，且多以电子档案形式对相关内容进行整理与归档，此举不仅可以为企业日常的人事任命与变动提供更多切实可查的参考依据，也大大的降低了对相关内容的查阅繁琐程度。

2.2国有企业人事档案内容管理制度与内容变革

当前我国国有企业的人事档案一般被细化为入职、培训、职位、薪酬考核以及其他五个大类别，以发展的眼光来看，此种分类现状在客观性与全面性方面尚有不足，无法在企业用人与人事调动时发挥其本该发挥的参考价值。基于此，为帮助用人单位更加全面的了解在职人员，笔者将人才的个人信息归档内容进行了一定程度上的拓展，具体内容见表1。

以上对国有企业在岗员工更为细化的信息归档，可在一定程度上帮助单位对现有人才的全面了解与整体把控，使用人情况更具科学性。此外，以上信息的归档多以电子形式完成，可在很大程度上规避原始档案管理方式中的易错之处，同时降低档案调用的时间成本。

3、通过信息系统的应用，对人事档案进行统筹管理

通过过去几十年的改革，当前我国大部分国有企业已经实现了人事档案的电子化管理，各单位也都有着一套属于自己的档案管理系统。并通过员工相应信息的录入实现对所有员工档案信息的统筹管理。

3.1国有企业人事档案管理系统的构建必要性

当前国有企业档案管理工作已突破传统管理形式桎梏，相关工作人员应以更为系统化、科学化、便捷化的管理方式开展工作，但现代且高效的档案管理需仰赖于趋于完善的制度流程及相应的软硬件支持。据笔者前期调查了解，当前基本所有国有企业均拥有较为完善的软硬件设施，但部分企业的人事管理系统构建工作却相对滞后，且相关资料的整理与归档并未实现标准化操作，更谈不上为企业的人事任命情况提供现实的参考价值了。基于此，笔者认为，国有企业及单位应尽快进行档案管理系统的建立，并通过建立与完善下属子系统，实现企业内部重要数据的共享与交换，从而提高档案管理工作效率。

在传统档案管理模式下，管理人员的工作量非常大，且档案管理效率不高，此种管理形式不仅不利于人才档案内容的保密，且易因火灾、地震等外力因素导致相关档案不可逆转的损坏与丢失。而对相关档案进行信息化管理则可有效解决以上问题。因此，进行国有企业档案系统的构建与应用刻不容缓。

3.2国有企业人事档案管理系统的功能设定与分析

通过前期研究，笔者将国有企业人事档案管理系统的主要功能归纳如下：①信息化档案管理系统通常均可进行人才档案信息的收集、更新、与调用。②信息收集功能可用于对企业员工原有纸质档案的扫描归档，以及对企业当前的绩效考核信息、薪资福利信息、工作岗位与职能信息变动、个人履历信息更新、职称变动信息等诸多方面内容的采集。③国有企业档案管理人员在信息管理系统当中，收到来自不同部门的信息推送之后，应根据具体情况对原有人才档案进行更新与重新归档。④在管理员对相关档案进行收集、整理、更新与归档之后，各部门可通过档案管理系统中的共享功能，在面临人事调动时，可对本部门相关人员的部分信息进行查阅与调用，从而大大提高了本部门的工作效率。

结语

国有企业人事档案管理是一项重要且严谨的工作，此项工作的顺利完成不仅仰赖于管理员认真严谨的工作态度，还需要单位提供必要的软硬件及制度支持。如此，方能使档案管理工作效率及单位其他部门的工作效率得以共同提升。

参考文献：

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