告知承诺制践行于档案工作实务的思考

张萍 杨杰

摘要：在习近平新时代中国特色社会主义思想指导下，创新档案工作，把告知承诺制灵活运用于档案工作的相关工作实践环节，分别与档案形成单位或者人员签订归档范围告知承诺书，归档移交告知承诺书;与档案安全保管人员签订档案安全保管告知承诺书;与档案利用人员签订档案安全利用告知承诺书等。通过签订告知承诺书，进一步宣传档案工作，提升档案意识，加深档案了解，提升档案工作效率，变主动为被动，降低档案人员的职业风险，预防和化解档案危机，确保档案事业实现科学发展，为伟大中国梦的早日实现服务。

关键词：告知承诺制 档案工作 应用 思考

在入世之初，告知承诺制率先实践于上海浦东新区，作为对传统行政审批方式的一项创新，从企业登记，逐渐扩展至卫生、工商、环保等行业，取得了良好的社会效果。通过多年的实践证明，告知承诺制降低了行政管理成本，提高了行政效率，便利了申请人办事，从源头上预防了腐败，实现了政府从传统管制型审批到现代契约化管理的转变，符合市场经济规律和建设法治政府的要求，获得各级政府和行政部门大力倡导。2019年5月，为贯彻落实党中央、国务院关于深化“放管服”改革决策部署，进一步优化公共服务和营商环境，人力资源社会保障部发布了“人力资源社会保障部办公厅关于印发《人力资源社会保障系统开展证明事项告知承诺制试点工作实施方案》的通知”（司发通〔2019〕54号）文件，要求六个相关行业试行告知承诺制。虽然该文件未明确在档案工作中进行试用，但笔者作为多年从事档案工作的档案人，立足档案事业在新时代党和国家领导人对档案事业发展的新期望、新要求，觉得非常有必要在档案工作中充分运用告知承诺制来创新传统档案工作方式，提升档案工作效率，预防和化解档案工作及涉档工作中的各项风险与危机，实现档案事业提质增效的科学发展。

1告知承诺制的认识

从本义上讲，“告知承诺”是由三个动词联合组成的一个词组，并且具有先后逻辑顺序和动作结果，“告”即“告诉，告知”①，亦可以指一种表达，把自己所了解的相关依据，标准与事实形成一种表达;“知”即“晓得，知道，使人知道”①，是一种获取、了解与明晓。“告知”就是通过一方的表达或者表述让对方明晓相关依据，标准与事实的一种行为。“承”是对相关要求内容的认可，“诺”是一种保证，对承认或者认可的要求与标准的一种信守保证。“承诺”即“允诺”①。告知承诺制就是把事实、标准和要求表达给承诺方，让其明晓，获得相关承诺方的认可，并主动遵守相关标准和要求从事相关事项，主动承担责任与风险，达成共同目标的行为总和的一项创新工作制度。由于不同行业的法律、法规、标准与责任主体的不同，告知承诺制的内容依据与标准不同。笔者立足于创新档案工作，提升档案工作效率，预防和化解档案事业风险角度认为践行档案告知承诺制就是把国家、地方和单位对档案进行规范化管理的法律、法规、标准和制度告知承诺方，然后保证按照相关、法规、标准和要求从事相关档案事项，确保档案管理的规范与科学，从而提高档案工作效率，预防和化解因档案而产生的各项风险与危机的一项科学化举措。

2告知承诺制理解

告知承诺制是习近平新时代中国特色社会主义思想指导下变被动报批为主动承诺的一种创新工作模式，是提高工作效率，预防、化解各项风险与危机，实现新时代国家各项事业科学与规范发展的一项重要举措，同时也是一种策略与保障。

2.1熟悉相关法律、法规与标准

告知承诺制要求告知方必须根据行业相关的法律，法规、标准并结合事项的具体实践经历提出事项的相关要求，该要求必须体现公平、公正与客观，符合法规、标准与实际、具有可操作性与实践性。因此，要求事项告知方必须全面撑握行业相关的法律、法规、标准与动态依据，并且具备一定的实践操作经历，然后根据事项实际提出相关的要求。

2.2达成共识

告知方与承诺方对任务内容的相关标准与要求必须达成一致，共同熟悉了解相关法律、法规与标准，共同遵守相关法律、法规与标准，达成共同的目标，完成共同的任务。

2.3遵守、执行是关键

告知承诺制的目的是要求承诺方根据自己承诺的相关事項主动遵守与执行相互认可的相关法律、法规与标准，完成相关任务或者提供相关资料与信息，全面履行承诺方的承诺事项，不得中途私自改变或者停止，以期达成事项预定目标。

2.4预防和化解风险与危机的创新举措

风险无时无刻不存在于我们的周围，任何事项都存在风险，关键是做好风险的预防与化解。告知承诺制是一项诚信保证条件下预防和化解事项告知方对事项建设过程及结果管理责任风险的一项有效举措。

2.5诚信为制度运行的核心元素

诚信是告知承诺制有效运行的核心要素之一，主要体现在：事项前期考察诚信，要求承诺方有诚信;事项过程要求承诺方讲承信;事项结果检验诚信，整个事项纳入单位或者个人的诚信考核内容。

3 档案工作践行告知承诺制的思路

高举习近平新时代中国特色社会主义伟大旗帜，不忘“为党管档，为国守史，为民服务”的初心，牢记档案事业“三个体系”的建设使命，着力于档案工作治理体系、治理能力完善与提升，立足于档案馆（室）的收集、保管与利用等基础业务环节中的风险预防与化解，以单位或者个人的诚信为内核，变被动为主动，全面提升档案工作效率。

3.1坚持诚信优先原则。全面重视诚信，把诚信置于事项合作开始的首位，针对诚信较好的单位和个人优先选择办理，针对诚信不好或者具有诚信不良记录的单位和个人进行限制性或者选择性慎重办理。

3.2坚持事先了解，事中监督，结束验收考核相结合的原则。事项合作之前对相关单位或者个人的诚信记录进行相关的了解，作为事项合作与否或者选择如何进行的参考与依据。在事项进行过程中加强监督，严格按照事先承诺的相关标准与要求不折不扣地开展，不得私自改变。事项结束时依据事先告知和承诺的标准与要求进行结果性验收和考核，不得私自降低相关标准与要求，并且把验收与考核的结果纳入相关单位或者人员的诚信记录。

3.3坚持效率提升为主的原则。告知承诡制应用能够预防和化解档案风险，减少工作环节，丰富、完善档案资源，档案更加安全，档案价值与功效发挥更加充分与全面，实现档案事业的持续发展与长久发展。

4 践行档案告知承诺制的意义

践行告知承诺制是档案工作在习近平新时代中国特色社会思想指导下主动作为，创新开展工作的有力举措，是档案工作创新践行“为党管档、为国守史、为民服务”的主动作为与担当的体现。

4.1 宣传档案工作

通过践行告知承诺制，把档案工作相关环节的档案法律、法规、文件与标准进行了相关的宣传，让更多的人了解档案工作，重视档案工作，从而提升全民档案意识，让档案意识通过入脑转化为思想指导档案实践，实现档案实践提水平、上台阶。

4.2 提高档案工作效率

通过践行告知承诺制，让从事相关工作内容的责任主体做到心中有数，有计划、有步骤地推进相关工作，减少工作过程中的资金、人力、物力与技术的浪费，有效地开展工作，实现效果明显，效率提升。

4.3 档案风险规避

风险无时无处不在。档案风险存在于档案管理工作的各个环节，稍不留意，风险就会降临，为了规避相关风险，只有做到提前预判，过程依规及矩，事后总结。践行告知承诺制就是把相关风险的预判和过程的依据进行提前告知，让承诺方心中有数，从而进行相关决策，尽量避免相关工作开展过程中的风险产生或者产生后的有效化解，规避、减少、降低风险产生带来的相关后果与危害，实现档案事业健康、持续发展。

5 档案工作践行告知承诺制方略

新时期档案工作高举习近平新时代中国特色社会主义事业伟大旗帜，承担着“为党管档”“为国守史”“为民服务”的重任，任务艰巨，责任重大，稍有不慎，不但会辜负党和国家对档案事业发展的厚爱与期望，同时也会把档案人自身置于事业风险之中。为了确保新时期全面提高档案工作效率，提升档案事业形象，促进档案事业新任务的有效完成，对档案工作创新引入与应用告知承诺制作如下思考。

5.1建立、执行归档告知承诺制，构建丰富档案资源体系。

建立丰富的档案资源既是党、国家和人民对我们档案事业的要求和期望，也是我们档案人执着一生的追求与夙愿。但该项工作涉及的面广和人多，需要各方面的大力支持与齐心协力，否则将事与愿违，档案人也将承担着档案资源建设不力和不能全面满足党、国家和人民的各项用档需求的追责风险。为了完成好资源建设任务，预防和化解资源建设不力和不能满足民众美好生活对档案需求的相关责任风险，只有创新档案归档工作方式与方法，全面践行归档告知承诺制。

5.1.1签定歸档范围“告知承诺”书

根据档案归档的相关规定，归档范围的拟定应以职能部门为主，档案部门为辅的工作模式完成，但在实际工作过程中，该范围拟定变为了档案部门为主，档案产生职能部门为辅，造成了归档范围与职能部门产生的档案不符，归档档案少于实际产生的档案，然而责任风险却可能落在档案部门：一是归档范围不切实际，二是将来档案利用找不到相关档案。为了预防和化解该类风险，充分运用告知承诺制并且形成书面内容。在各单位报送档案资料范围和最终形成归档范围时，请各单位分别在两个时间点分别签订相关的“告知承诺书”，保证自己提供的档案资料范围清单具备完整性、全面性，并且无遗漏，一切因为档案资料的不齐、不全和未归责任自行承担。

5.1.2归档移交签订“告知承诺”书

归档移交环节最大的风险就是移交职能部门或者单位为了省事，可能出现该移交而没有移交或者未全部移交，但依然会信誓旦旦地口头保证已经移交完成。一旦后续利用出现问题，风险就会转嫁到档案部门或者单位。为了预防和化解该风险，可以在办理移交前由移交单位先签订归档移交“告知承诺”书，保证本单位移交的档案就是本单位本年度形成的所有档案，一旦日后出现该归未归，该有未有的责任自行承担。

5.2建立执行档案安全告知承诺制，构建、优化档案安全管理体系 。

档案安全是档案事业最基本要求，也是档案事业最容易发生的常见风险，因此，为了档案事业的待续与长久发展，必须创新档案安全管理举措，提升档案管理效率。

5.2.1签订档案安全保管告知承诺书

档案安全保管包括库藏档案与外借档案的安全保管，为了确保档案的安全，预防档案丢失和损毁，分别与相关人员签订告知承诺书，一方面让相关人员明确档案安全风险，另一方面让相关人员以个人的人格诚信和职业操守肩负“护档有责、护档履责，护档尽责”的任务与使命，实现档案的安全保管。

5.2.2签订档案安全利用告知承诺书

档案利用过程中会对档案安全造成很多的自然风险与人为风险，如档案载体脆化，档案更改，档案丢失，档案信息泄密等。为了预防、降低或者化解档案利用过程中的安全风险，践行档案利用告知承诺制，与档案利用人员签订档案安全利用告知承诺书，让档案利用人员全面了解档案利用过程中的一些不安全因素，然后自我保证在档案利用过程中加强档案安全保护，并且自行担责档案利用过程中出现的一切风险。这样既加强了档案宣传，提升档案意识，又可以人为地预防或者降低档案安全风险。

5.3 签订档案鉴定告知承诺书

档案鉴定是档案生命开始、存在保管状态以及生命终结的决定性和关键性研判，他共存于档案生命周期。档案鉴定是一种纯主观性的逻辑思维活动，其活动结果因人而异，甚至会出现很大的偏差，为了确保鉴定结果的相对公正性，综小人为性的偏差，减少失误，提高工作效率，非常有必要做好告知承诺书的相关工作。

5.3.1 转化为档案的鉴定告知承诺。告知国家、行业和单位关于档案归档范围与标准对办理完毕的相关文件进行鉴定，杜绝私自扩大或者缩小归档范围，确保归档文件必须具有一定保存价值，并且实体档案具备档案系统性、完整性、齐全性，电子档案具备真实性、可用性、完整性、安全性，实现与单位或者个人履职工作内容的全面支撑。

5.3.2 保管期限鉴定的告知承诺。保管期限是对档案投入多少与大小依据，不同保管期限要求具备不同保管环境与保管技术。为确保保管期限鉴定结果的标准性，必须做好告知承诺工作，提前告知关于国家法律、法规、文件、标准与规范关于档案保管期限鉴定的相关要求，做到决定有依据，保管期限与价值相符，从而减少相关人力、物力与技术的浪费，提高有限资源的利用效率。

5.3.3 档案销毁鉴定告知承诺。档案销毁鉴定是档案生命终结的关键环节，也是档案历史资源去存的决定性工作，一旦出现错判与误判，轻则出现国家或者社会资源流失，重则造成历史记忆空白，给国家、社会和人民造成不可估量的损失。因此，必须把告知承诺工作践行于档案销毁鉴定工作之中，告知档案销毁鉴定工作的重要性;告知相关工作的法律、法规、文件与标准;告知相关工作的经验注意事项;告知该项工作承担的相关责任与风险等，确保相关人员从事档案销毁鉴定工作有依据，有标准，方能做到从事相关工作的责任与担当，避免相关事件的发生。

总之，践行档案告知承诺制是新时期档案工作的一项创新举措，它能在一定程度上改善档案工作环境，降低档案人员和档案的相关风险，提升档案工作效率，但该制度自身和在践行过程中也存在一些问题，如该制度不能作为法律官司的有效证据;该承诺书的签订只体现了承诺书制订方的主动自愿，而承诺方却是一种被动接受，无法真实体现承诺方的自愿行为，显得有失公平。因此，我们档案人在践行告知承诺制时应充分考虑到该制度会带来的不利因素，以便在实践过程中扬长避短，“去粗取精”，充分挖掘和发挥对档案事业发展有利的因素，从而为档案事业在新的历史时期的创新发展创造优越的环境与条件，实现事业的又快又好地长足发展。

参考文献

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[2]吕健，行政审批告知承诺制度合法性质疑，理论观察[J]，2019（5），120-122。

[3]荣成市委编办，荣成市推进证明事项告知承诺制，机构与行政[J]，2019（12），18。

该论文系攀枝花学院2019SYB17《基于安全风险防范与化解视角下基建档案规范管理研究--以攀枝花学院为例》课题项目阶段性成果之一。