人力资源档案管理信息化建设的必要性和保障条件分析

李军晓 禚秋彤

摘要：如何运用现代化的管理技术建设信息化的人力资源档案系统是目前档案管理工作中亟需解决的问题，本文从多个角度分析了人力资源档案管理信息化建设的必要性，结合医院人事部门的现实工作情况，探寻了在人力资源档案信息化管理中不可或缺的保障条件。

关键词：人力资源档案管理;信息化建设;必要性;保障条件

1 人力资源档案信息化管理建设的必要性

1.1 档案管理工作的本质客观需求

档案资料的管理会受到各种因素的影响，主要是受档案信息的使用环境和保存方式的限制，由于现代信息传播速度快，传播广度宽，这就导致传统档案管理模式无法适应信息的新存储方式，这是档案信息管理工作自身性质所决定的;人力资源档案信息涉及包括校方、企业、个人等多个单位多方的利益和使用相关，其间的信息传递也比较繁杂灵活，这为人力资源的档案信息保管使用和存档带来不小的压力，为更加贴合档案使用者自身的服务体验，切实提高人力资源档案的管理水平，建成更加信息化的档案管理系统是人力资源档案管理工作自身的迫切需求，也是目前档案管理行业的客观需要。

1.2 人才档案管理工作的必由之路

社会的发展离不开各行各业、各种各样的人才，社会的管理也离不开人才的管理，现代社会是一个竞争空前激烈的社会，人才战略已经是社会继续向前发展的必须战略，不管是科技、经济、医疗等各个方面都面临着极为严峻的人才紧缺问题，所以，保障人力资源的正常有序运行是稳定社会发展的必须途径，而人力资源的发展与人才档案的管理密切相关，人才的变动问题直接涉及到档案的变动，正确有效地管理人力资源档案成为人力市场主要关注的问题;档案信息的信息化建設减免了手工的人力消耗和繁琐的保存程序，是人才资源档案管理在现阶段良好发展必须要经历的途径，只有实现人才档案的信息化处理存档和调档，才能确保人才在社会中的良性运转，保障人才不会流失。

1.3 提高人才档案管理水平的必要手段

人才资源的档案管理是社会档案管理中最重要的一项，人工的查阅、存储已经完全不能满足现代社会的人才输出，运用信息化的档案管理方式，可以更好、更充分地利用人才资源档案信息，展现人力资源信息的使用价值，同时提高人才档案的使用效率;人才资源档案信息化管理主要是通过搭建信息数据库的方式，建立一个完整的档案阅读、提取、更改、改派的系统，这样一个完善的档案管理系统可以最大限度保护人才档案，并最大程度提升档案的使用便捷化，从根本上提高了人才资源档案管理的整体水平。

2 人才资源档案信息化管理的现状分析

我国人才资源管理在近二十年来飞速发展，取得了从零到有的突破，但与发达国家的管理系统相比仍存在差距，我国人才资源档案信息化管理现存的弊端主要有以下几点：首先，在信息化建设的认识上还不到位，随着经济发展，许多单位引进了国外的先进管理理念，但许多国外的成熟技术并不能很好地适用于我国的工作体制和国情，存在很多局限性，这也使单位信息化管理建设丧失主动性，在信息化改革上的认识浅薄;其次，缺少统一的信息化平台与系统，现阶段我国已具备档案信息化管理的技术条件，但在业务引进和应用上还比较冷清，尤其是像医院这种人力资源集中的单位档案信息化应用还十分欠缺，这主要是由于我国人力资源管理应用软件开发厂商间主要靠相互效仿以应对竞争，而在信息化建设上相关部门又偷工减料，使整体的信息系统水平处于重复开发的情况，大多数单位在技术实施上也常常受阻;最后，档案信息化管理系统的后期运行维护等技术支持欠缺，国内的人力资源档案信息化管理软件应用结构不稳定、系统革新缓慢、软件种类单一，与此同时信息系统的需求量又较大，这对信息系统的维护应用来说十分棘手。从上世纪八十年代开始，计算机应用开发促使大量档案数据业务软件出现，例如一开始使用Excel、Access等信息管理软件，现今对人力资源档案信息的管理更加注重系统性的管理模式融合，旨在解决更加全面的档案信息业务。

3 人才资源档案信息化管理的保障条件

3.1 提升档案管理者的重视程度

人力资源档案信息化建设需要较高能力的管理者，人才资源的档案信息可以涉及单位的所有在职或是潜在在职人员，管理者必须要了解整个单位的情况，在人员架构的了解基础上管理所有的人才资源档案信息，这样才能向档案使用者和存放者表明档案信息的重要性，才能协调好整个单位的人才档案信息;在档案管理系统的信息化建设中，只有管理者重视信息化的建设过程，才能达到所期目标，在人才资源档案管理者重视信息化建设的同时，档案信息管理者还要向单位领导介绍信息化管理人才资源档案的重要性，将人才资源档案的信息化管理同单位的切实发展联系在一起，保障档案信息化建设的资金可以到位，这是档案信息化建设的重要先决条件[2]。

3.2 切实打造人力资源档案信息化管理平台

人才资源档案管理不能仅要求档案信息存储的信息化，还要注重业务上的信息化整合，对于医疗单位来说，一个有效实用的信息化管理平台可以为单位省下大部分的人力资源，还可以为医院创造更多的业务实效;人力资源档案信息化建设中十分重要的一项就是搭建信息化管理平台，一切档案业务的操作都基于一个信息化充分的平台，企业单位可以以人才资源档案管理作为信息化平台中的基础功能，在此基础上，发展更多信息化功能性平台，也可以发挥信息医疗系统的优势，将患者信息管理系统沿用于人事档案的管理工作上，这对于人才和单位而言都是十分有益的选择，只有打造完善的信息化管理平台才能使人才资源档案管理形成一个闭环，让整个档案管理的操作链条完整衔接。

3.3 提高管理人员的技能水平

信息化管理档案不是简单的看管工作，在信息化的档案管理机制下，相关管理人员需要具备一定的信息化处理业务能力，而且人力资源档案信息是十分重要的人身和单位信息，在管理当中不容有失，人才资源档案信息管理要求管理人员具备更强的责任心和使命感，所以，必须加强管理人员的技能掌握程度和素质水平筛选，保证信息化的人才资源档案信息系统可以被熟练地应用，创造档案信息最大化的价值。

3.4 保证档案信息管理数据的安全

信息安全是任何档案管理中的首要条件，人力资源档案的安全十分重要，而且档案的管理还会受到各个方面的安全威胁，信息化管理系统中的网络、应用、管理等方面都可能产生安全问题，要保证人才资源档案数据库的安全就要从以上各方面着手，在保证网络硬件和软件系统安全的同时，规范档案的管理工作要求，制定更加完善的档案管理规章制度，确保信息管理中的各个环节的信息安全。

参考文献：

[1]高文峰. 浅谈人力资源档案管理信息化建设的必要性和保障条件[J]. 黑龙江档案，2014（03）：40.

[2]陈静. 浅谈人力资源档案管理的信息化建设[J]. 劳动保障世界（4Z期）：11-12.

[3]李晓倩. 人力资源档案管理信息化建设的必要性分析[J]. 中文信息，2020，000（001）：93.