新时代高校档案管理质量保障体系建设研究

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一、高校档案管理发展概述

我国的高等教育体系分为普通高等教育和成人高等教育，以及非学历高等教育。从新中国成立到1976年之前，我国高等教育处在从旧中国向社会主义新中国转变的阶段，国家开始对旧式资本主义高等教育进行接管和改造，形成了适应社会主义现代化发展的招生方式、学科布局和人才培养规划，档案管理工作在学生现实表现、教师招聘、职工流动以及毕业生就业分配等方面开始发挥重要作用。特殊期间，高等教育事业遭到严重破坏，知识分子遭到冲击，而高校作为知识分子比较集中的单位，受到更加严重的影响，教学秩序混乱，教师教学和流动基本停止，招生和就业不再遵循唯才是举的方针，档案管理工作无法正常进行，大量档案被毁坏。十一届三中全会之后，随着改革开放的逐渐推进，科学技术成为第一生产力，我国高等教育进入崭新发展阶段，在世界上逐渐占有一席之地，取得了辉煌的成绩，对档案管理工作提出了更加全面的要求，落实档案管理质量保障工作成为推进高等学校在新时期实现创新发展的重要力量。

二、新时代高等教育发展特点

(一)由扩大规模向满足需要转变

我国长期以来在高等教育方面模仿西方精英教育理念，西方高等教育起步较早，已经进入资本主义的充分发展，人口数量和人口密度都比我国小很多，因此他们可以保持小而精的高等教育规模，但这种理念已经不再适应我国日益增长的人口和随着改革开放而带来的巨大人才缺口。党中央要求改变我国科学技术落后、现代人才缺乏的面貌，在1999年作出了高等教育扩招的英明决策，党的十六大在2002年提出要全面贯彻落实科教兴国战略，高等教育发展既要保持速度，又要注意优化结构、提高质量、注重综合效益。2007年，党的十七大提出构建和谐社会，坚持科学发展观，实现人才培养上的可持续发展，高等教育继续坚持以人为本的理念，以学生为主体，培养学生的综合素质。党的十八大以来，以习近平总书记为核心的党中央对当前高等教育发展作出了科学判断，要求大力提升高等教育质量，满足人民日益增长的文化需要。

(二)追求内在价值与外在价值的统一

教育在发展过程中必然会带有时代的烙印，我国高等教育在新中国成立初期是坚持培养社会主义革命者，从教育体系和教材设计方面都带有很强的阶级倾向，当时国内外局势相对严峻，为了保护新生的无产阶级政权，在国家的主导下，高等教育以政治能力提升作为人才培养的根本目的。档案管理工作基于当时的环境体现出政治性强、手段落后、变化较少等特点，当时识字率普遍不高，而档案管理工作又不得不与文字打交道，因此对档案管理工作人员的文化水平有相对较高的要求，且尤其注重政治素质考察。改革开放以来，国家开始以经济建设为中心，和平与发展成为世界的主流，我国的社会主义政权已经具备了坚实的基础，以阶级斗争为纲的时代已经过去，高等教育培养人才的主要方向转变为面相市场、面相社会培养现代化科技人才上来。逐渐坚持以人为本，不再是“国家需要什么学什么”而是“对什么感兴趣学什么”，追求内在价值与外在价值的统一。

(三)相关部门主导与社会推动相结合

高等教育的发展是国家经济社会发展的重要体现和重要组成部分，高等学校的学科建设、招生就业、教师发展等都与国家的政策导向息息相关。近年来我国经济社会环境发生了巨大变化，尽管当前高等教育发展方向仍然遵从于国家意志，但主要方向是服务于国家建设与社会发展，国家对高等教育的引导开始更多地关注市场发展和社会运行，不再单纯地实行计划式发展。一批公办高校整合提升，社会资本投入的民办高校抓住了新的发展机遇，不符合时代发展、招生严重不足的一批成人高等学校关闭清算，市场在资源配置中的主导性作用逐渐显现。高校档案管理的内涵也随着社会的进步逐渐扩展，原有单纯的纸质档案已经无法满足当前高校发展要求，电子信息技术的发展使电子载体逐渐普及，除了人事档案等重要模块，会计档案、教学档案、学生档案等多个方向都随着社会的进步有了深层次发展。

三、高校档案管理的重要作用

(一)为战略决策提供科学依据

新时期高校之间竞争也逐渐激烈，各高校都希望主管部门能够将有限的资源多分一些给本单位，必须从自身实际出发制定发展战略，进而获更大的提升空间。高校的档案管理工作能够为党委、行政领导班子的战略决策提供科学依据，为实现创新发展保价护航。档案能够起到记录、反馈、回顾的多重作用，如果因为管理工作出现失误，使现有档案无法准确反映高校运行情况，领导层便无法准确掌握学校发展，无法做出科学决策。通过科学的档案管理工作，能够从直观上展示高校的师资力量与学科建设水平，同时可以记录教学工作、招生工作和就业工作的全过程，使高校制定和执行相关决策时有据可依、有章可循，避免领导班子盲目决策，减小运行风险。

(二)为教学工作提供有力支撑

在当前一切为了学生、为了学生一切的教育理念下，教学工作成为高校一切工作的核心，高校在党的领导下坚持为社会主义现代化建设培养合格人才，为我国的社会主义事业贡献力量。现代社会对人才培养的要求更加复杂化和多元化，教学活动需要更加灵活地适应经济社会发展要求。档案管理工作能够整理总结各项教学资料，使各科目教学拥有进一步提升的空间，有助于提升教务管理水平，推进教学评估、科学研究以及学生管理等工作的开展。以教师人事档案、教学活动档案和学生学籍档案为依据，能够对教学工作进行监督和评估，对学生学习活动进行记录和评价，从侧面督促教师提升教学水平，推动学生提高自主学习能力，从而进一步提高高校竞争力。

(三)为信息收集提供原始凭证

不管是会计档案、人事档案、学生档案还是教学档案，从本质上来看都是一种原始凭证，记录着会计、人力资源、学生活动以及教学工作等进行情况，是一定时期内各方面所发生变化的真实反映。了解高校财务情况需要从会计档案中获得信息，了解学科建设情况需要从教学档案中获得信息，对教师进行水平评价则需要从职工人事档案中查找资料。当管理人员和教学人员发生变动，可以通过查阅相应档案的方式来尽快了解岗位工作内容，使工作走上正轨。档案管理工作能够为高校信息收集提供原始凭证，以进一步提高行政管理效率，从而实现高校的高质量发展。

四、高校档案管理质量保障优化对策

(一)树立现代档案管理意识

在习近平新时代中国特色社会主义理论体系指导下，高校加强档案管理质量，进一步保障高校档案管理工作顺利进行，需要与时俱进，树立现代档案管理意识，摆脱传统落后思想，实现管理理念与经济社会发展的有机融合。现代档案管理对管理能力和管理效率有了更高的要求，信息检索、数据处理以及资料分析等在现代科技的支撑下有了巨大提升，高校必须尽快适应这些变化，避免档案管理工作与经济社会发展脱节。

(二)提升信息化管理水平

随着现代科学技术的飞速发展，电子计算机和互联网在高校得到广泛应用，这既减少了信息化管理的成本，也从技术层面为档案管理信息化应用提供了更多可能。由原有纸质档案向电子信息化档案转变需要一定的过程，同时将纸质档案电子化需要防止档案的二次污损和遗失，避免错误和疏漏。通过信息化手段能够大大加快档案检索速度，同时能够最大限度地保证档案安全，高校应当提升信息化管理水平，以档案管理信息化保障高校的现代化发展。

(三)制定科学的规章制度

管理工作归根结底要靠人来落实，档案管理工作顺利进行需要依靠规章制度的约束，以法治代替人治来实现科学管理。高校应当制定科学的规章制度，建立健全内部控制体系，以不相容岗位相分离等方法来保证档案管理的严肃性、安全性和有序性。在档案管理部门增设档案质量管理监督岗位，同时建立全校师生共同监督的机制，使全校形成重视档案管理的思想观念，通过内部监督和外部监督相结合的方式来推动档案管理人员自觉提升管理水平。

(四)加强档案管理人才培养

尽管档案管理并非是大众学科，但档案管理人才在经济社会发展中却不可或缺，高校必须加强档案管理人才培养，建立档案管理人才提升通道，一方面积极从社会招聘有档案管理经验、形成现代化档案管理理念的现代化人才，另一方面为在职职工创造进修学习机会，培养自有人才，使在职档案管理人员的工作理念与工作方法保持与现代社会接轨。在进行人才队伍建设与人才培养时，不但要注重管理水平的提升，更要注重管理理念的创新，提升档案管理效率。