社保档案管理信息化建设及实现路径研究

刘建宾

摘要：社保档案管理是民生保障事业的基石。我国法律规定企业必须为员工购买社保，我国是人口大国，我国参保社保的人越来越多，社保档案过多过杂过繁，导致社保管理体系存在漏洞。目前社会发展提醒我们完善社保管理体系迫在眉睫。社保档案管理应与时俱进，利用计算机大数据技术建设及实现信息化社保档案管理。本文首先介绍了建设社保档案管理信息化的研究背景，接着就其必要性和如何实现社保档案管理中信息化进行阐述。

关键词：社保;档案管理;信息化

参保社保是民生发展的必然结果，因为这与居民养老、医疗息息相关。信息化档案管理主要便于社保信息查找、存储信息和社保数据整合，最大限度的管控社保体系。社保档案信息化对促进社保体系的完善有重要意义，国家的发展离不开社保档案信息化的建设。

一、研究背景

如今互联网技术快速发展，信息化社会意味着各行各业的信息都逐渐数据化、信息化。计算机信息技术是档案信息化建设的技术支撑和基础，在国家社保体系和档案管理体系中档案信息化具有举足轻重的地位，是时代发展的必然结果。社保档案和民生保障息息相关，对社保工作开展有重大作用，是重要基石。目前社保档案在管理方面还存在漏洞，传统模式的档案管理很大程度上限制社保档案管理工作的进行，导致档案管理工作低效失衡。因此，本文对建设并实现社保档案管理信息化进行研究探讨。

二、实现社保档案管理信息化的必要性

（一）节约管控成本，提高管理效率

以往的档案管理一般采用人力管控的方式进行参保人社保管理工作，这种管理方式导致需要在管控上花费大量人力物力才能达到实时管控的目的，这种模式的结果是过度浪费纸张，另一方面存储档案信息所使用的占地面积较大，档案存储经过长时间的洗礼会使纸张老化、磨损严重。如今使用信息化技术进行社保档案管理的优势是显而易见的，它不仅有效节省了档案纸张及原材料的使用，人工成本降低的同时，信息化社保档案管理使参保人能够随时随地搜寻跟踪到自己的社保相关信息，还可以节省很多的档案存储空间。综上而言，使用信息化的档案管理模式大大降低人为操作带来的损耗，减少社保人工管理成本，节约大量档案存储面积，实现档案管理的管控成本的最小化。

（二）促进档案管理人员信息素养提高

传统的管理人员在社保档案管理工作中只要求掌握档案管理知识即可，如今信息化技术的应用使社保档案管理范围更广，因此相应地也提高了对社保档案管理人员的知识要求，他们还需学习掌握档案管理相关的计算机技术和操作，所以进行相关的技术培训十分必要。培训内容主要包括技术操作、信息化技术故障的解决方式。这样才能更好的顺利开展信息化档案管理工作。

三、如何实现社保档案信息化

（一）重视管理人员的信息素养

1.开展信息技术培训活动

人才方面的支撑必不可少，比如邀请行业人才进行讲座，讲述怎样可以更好的使用信息化技术管理，还可以招聘一些高校信息化专业的优秀毕业生进入该岗位，在社保档案信息化中采取更专业科学的信息化管理措施。为信息化档案管理岗位培养信息化专业人才，提升该岗位的技术力量。因此加大力度对社保档案管理人员进行相关技术和业务培训是十分有必要的。

2.提升信息化管理意识

在传统模式的社保档案部门中，部分领导认为此岗位的工作只是一项具有文员性质的简单工作。只是对档案信息进行录入、更新、检查。所以对档案管理工作不甚上心。但就实际情况而言，这项工作具有很强的社会性和民生性，倘若在业务上出现失误和工作漏洞，后果是极其严重的，严重影响社会的和谐稳定。如果只是依靠传统的人工方式管理，那么工作精准度和效率都很难提升。除了采取技术培训方式外，社保档案部门还可以通过组织信息化竞赛，提升档案管理人员的信息化工作意识和信息化服务能力。

（二）加强社保档案信息化管理的基础建设

人工与机器结合。使用数据信息化方式管理档案是为了减少人工管理档案导致的弊端，提高社保社保档案业务管理成效，用机器扫描社保信息进行录入数据几乎不会出错，此外人工与机器结合，人为审核录入一些难以机器用录入的碎片、模糊信息，确保社保数据具有高度真实性和有效性。同时对于社保管理相关要求要严格遵守，针对个人社保信息要更加重视。具体来说，可以从以下两点进行相关基础建设。

1.更新信息设备。传统的社保档案部门中，用到的只是一些简单的信息设备和基础的信息技术。很多设备都过于老化，严重影响档案管理，甚至影响档案信息的安全性，可能带来信息丢失的风险。因此，投入相应的资金购入先进的信息化设备和确定专业人员定期维护巡查软硬件十分必要，确保档案管理工作的高效性和安全性。此外档案管理人员可以充分利用网络共享性高效及时更新社保信息。为了保障社保电子档案的安全性，确保不会让不法分子非法修改和获取参保人信息有机可乘，可以建立健全数据网络安全防护系统，加大对信息系统权限的管理，保护社保业务档案的安全。

2.和参保人之间建立联系机制。在每月规定日期向参保人发送社保业务变动信息、社保政策，便于参保人对自己的社保信息全面及时掌握，由参保人对社保工作进行监督。

（三）规范档案信息化工作制度

从制度方面看，推动信息化档案管理工作的开展，必须先整理该管理工作的整体逻辑，完成各项工作的整体统一部署。

1.规范社保档案信息化的具体内容。制定统一的管理标准，使用信息化方式处理社保档案的数据和信息。规范信息标准，比如对档案管理中的业务、技术、社保档案中所使用的标志进行统一标准的规范。确保各部门之间进行社保档案信息交换时的通用性，且不会产生信息差。

2.健全社保电子档案的使用制度，构建社保档案防护系统。在系统信息模块中对档案信息的收集、整理、归档及更新工作进行处理。对档案业务数据进行集中管理，通过档案信息防护系统维护档案信息安全。

结语：

总体而言，和其他管理工作相比，社保档案工作体系组成复杂、内容结构丰富。如果仅仅凭借人工管理模式管理，不仅仅会很大程度上限制管理工作的有效推进，甚至会影响档案信息的安全性。因此，建设信息化社保档案管理时合理利用信息技术去完善档案管理、规范档案体系、提高管理效率，最大程度的确保社保档案信息真实安全，为居民提供稳定的社会保障，促进国家和社会的稳定和谐。

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