强化发电厂档案管理信息化建设的方法研究

张乃庆

摘要：随着社会经济的飞速发展，发电厂的建设越来越完善。当前发电厂档案管理工作正面临信息化的改革，为了保障档案管理信息化建设顺利开展，需要相关部门进行创新。本文针对发电厂档案管理目前存在的问题以及档案管理信息化建设的具体策略进行分析探讨。

关键词：发电厂;档案管理;信息化建设

引言

发电厂档案管理工作对发电厂的发展有着举足轻重的影响，应时刻朝着信息化建设的方向前进，使其能够健康发展。在平时的工作中总结经验，提高相关工作人员的综合素质，在工作的时候认真负责，对档案管理工作做到细致入微。对现阶段的发电厂档案管理信息化建设工作的现状进行分析，找出相应的解决方案，不断提高发电厂的经济效益和社会效益。

1信息化背景下发电厂档案管理工作的特征

基于新时代背景下，可以明显地看到发电厂档案管理工作也正在朝着信息化的方向发展，这一举措使得档案管理工作具备以下两方面的特征：第一，管理对象发生了转变，以数字档案为主。新时代视域下，以往传统的纸质档案逐渐被电子档案所取代。据相关调查显示，当前大多数单位的档案管理都以电子档案为主。与传统纸質档案有所不同，电子档案具有一定的虚拟性且具备多种功能，如复制功能、拷贝功能以及压缩传输功能等。第二，档案管理核心方向有所转变，现已从保管储藏向收集利用方向转变。在以往的档案管理工作中，纸质档案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量时间以及人力的消耗下完成的，且工作效率还非常的低下。而信息化时代的到来，传统纸质档案已转变为电子档案，档案管理工作人员只需要充分利用网络信息技术就能够实现档案信息的收集、整理与储存等工作，大大促进了发电厂档案管理工作质量以及工作效率的提升。

2发电厂档案信息化管理工作中存在的问题

2.1档案管理机制不健全

通常情况下，在发电厂档案管理工作中常常会出现以下2种情况：第一，档案运输;第二，档案换机构进行管理。这2种情况的出现在一定程度上加大了档案管理工作难度，具体表现为职责划分不明确以及缺乏良好且有效的档案管理措施。首先是职责划分不明确，据相关调查显示，当前我国大多数档案管理单位都没有完善的档案管理制度，因此，常常出现档案在运输或换机构管理的过程中出现信息重复收录的情况，这种情况不仅会造成人力资源的浪费，还会在一定程度上造成档案信息资源的浪费。其次是有效档案管理措施的缺乏。因档案管理制度的缺乏，导致部分单位或机构在日常档案管理工作中只是简单地将档案进行堆放与存储，等到需要使用档案时再进行转递或移交，而有关于档案的整理都是在临时有需求时才会进行。

2.2档案管理硬件设备落后

档案管理要想实现现代化的管理，离不开必要的软件设备和硬件设备的支持，但是由于一部分发电厂的经济实力有限，他们投入在档案管理这块的工作重心比较少，大多资金用于开拓市场以及新产品的研发。因为档案信息管理现在还是最新兴起的，目前在广大发电厂中其重视程度与认可度不是很高，再有就是领导层和基层工作人员对于这项工作没有足够的热情，没有在这个领域投入大量的资金，又因为硬件设施的缺失，才会导致档案信息化管理难以顺利进行。

2.3专业化管理人才较为匮乏

为了保证发电厂档案管理工作的信息化建设水平，促进其向着现代化的方向迈进，相关单位要培育优秀专业管理人才，这样才可以将信息化管理的优势体现出来。然而，受多个方面的因素所影响，机关单位缺少专门的优秀管理人员。在具体工作的时候，档案管理人员没有充分掌握管理工作实际程序，缺少对信息化技术的广泛运用，难以运用信息化设备保障档案管理工作的顺利进行。机关单位工作人员也非常容易被传统理念所影响，出现不作为的现象，难以全面落实发电厂档案信息管理工作，这样会对机关单位的可持续发展产生不利影响。

3强化发电厂档案管理信息化建设的策略

3.1建立档案管理信息化制度，提升档案信息安全管理水平

在实现档案管理信息化建设的同时，相关档案管理人员需要明确一点，即档案信息安全。如果不能够保障所有档案信息的安全，那么发电厂所为档案管理工作付出的努力则会归之于零。如果想要切实保障档案信息化安全，相关档案管理人员可以结合国家相关法律文件来进行档案管理信息化建设制度，例如，可以结合国家新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》来进行档案管理信息化建设制度的制定与完善，以此来保障档案资源信息安全。对那些尚未取得授权、通过非法途径获取相关档案信息资源的用户进行严格惩罚，必要时追究其法律责任。

3.2对使用的设备进行实时更新

对档案进行信息化管理，需要有非常重要的硬件设备来支撑，这一点与纸质档案有着很大的不同。对当前的发电厂进行调查可知，自身的信息化管理设备的情况与档案管理有着密切的联系，所以，相关设备应该跟上时代进步的速度。第一步要做的是为发电厂的档案管理科提供打印机、计算机等硬件设备;第二步，严格依照“高效、节约、可靠、通用”八字原则，对发电厂的软件设备进行优化升级，提高其安全性，做好共享工作;第三步，对档案管理信息化建设的工作做好总结，收集各项数据，扩大覆盖范围，做好适用于发电厂档案管理的相关软件的引入工作。

3.3提高档案管理人员综合素质

在档案信息化管理过程中，档案管理工作人员的综合素质会对其起到重要作用，所以机关单位要加强对有关人员的定期培训，指引他们掌握更多的知识技能。一方面，机关单位应设置完善合理的部门，实现工作人员配置的全面合理优化。对于机关单位而言，在档案信息管理过程中，某些工作缺少专门人员，是其他部门人员兼职。与此同时，有些工作人员的年龄比较大，信息素养与总体素质有待提高，导致档案信息化管理工作难以顺利进行。因此，发电厂应重视管理人员的实际配置，掌握更多的机关单位发展历程，也要确定发电厂的实际发展前景，意识到档案管理工作的实际作用。另一方面，档案管理工作人员应该更新理念，不断提高服务认知。发电厂要求工作人员持证上岗，重视对他们综合素质的培育，也要提升他们的职业素养与道德认知。另外，机关单位应该实现对现有人员架构的全面优化，确定工作人员的实际工作职能与内容。

结语

综上所述，现阶段的档案信息化建设工作得到社会的广泛重视。这是日后的主要发展方向。传统的管理方式比较简单，已经不适应现在的发电厂发展。因此，必须跟上时代进步的步伐，对档案部门工作人员的工作方式进行改革，提高工作效率。要在实际的发展过程中，对遇到的难题进行解决，促进我国发电厂蓬勃发展。

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